機關(guān)檔案室檔案數(shù)字化建設(shè)的思考

劉金湘

隨著社會的快速發(fā)展，人們對信息的需求日益增強，檔案資料作為一種重要的社會信息，和人民的生活密切相連，息息相關(guān)。傳統(tǒng)的檔案管理方法已不能滿足當(dāng)今社會的需求，利用現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案資料進(jìn)行數(shù)字化管理、信息化建設(shè)，已成為全面提升和改進(jìn)檔案服務(wù)管理工作的必然趨勢。檔案數(shù)字化是檔案信息化的前提和基礎(chǔ)，經(jīng)過數(shù)字化處理的檔案，運用各種的管理軟件進(jìn)行整合，使檔案信息的利用更加便捷，方式更加多樣。如何利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高效管理機關(guān)檔案，提升機關(guān)檔案室服務(wù)水平，已成為信息時代機關(guān)檔案工作面臨的重要課題和發(fā)展契機。

一、檔案數(shù)字化的涵義

檔案數(shù)字化是隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)的快速發(fā)展而形成的一種新型檔案信息形態(tài)，是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)字信息庫，也就是將各種傳統(tǒng)載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式傳輸，并利用計算機系統(tǒng)進(jìn)行綜合管理，以實現(xiàn)檔案信息快捷使用和共享的目的。

檔案數(shù)字化從內(nèi)容來看包括兩方面，首先，是對原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，即通過掃描技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息；其次，是對以電子文件形式存儲的檔案進(jìn)行及時歸檔，做到電子文檔的齊全完整。從步驟來看，也可分為兩個階段，第一步是對檔案目錄進(jìn)行數(shù)字化，即建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，科學(xué)選定檔案目錄的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，規(guī)范檔案信息的著錄標(biāo)引；第二步是將檔案全文進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，即運用掃描技術(shù)將檔案全文按照原貌逐頁存儲為圖像文件，或是經(jīng)OCR（光學(xué)字符技術(shù)）識別后采用文本格式進(jìn)行存儲，輔之以全文檢索數(shù)據(jù)庫。從過程來看，具體包括數(shù)字化檔案的收集轉(zhuǎn)化、存儲管理和查閱利用等方面。我們可以通過文件和檔案一體化的方式，借助計算機和相關(guān)信息技術(shù)完成數(shù)字化檔案的收集轉(zhuǎn)化；采用云存儲等互聯(lián)網(wǎng)存儲技術(shù)實現(xiàn)數(shù)字化檔案的存儲管理；通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)數(shù)字化檔案的查閱使用。

二、機關(guān)檔案室檔案數(shù)字化建設(shè)中的問題

1.標(biāo)準(zhǔn)化

設(shè)定完善的標(biāo)準(zhǔn)體系是做好機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)， 是實現(xiàn)檔案信息互聯(lián)互通、資源共享、業(yè)務(wù)協(xié)同的前提。數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、分類編碼標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息指標(biāo)和影像采集標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)、信息安全標(biāo)準(zhǔn)和管理標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。目前，關(guān)于機關(guān)檔案數(shù)字化的工作標(biāo)準(zhǔn)和工作規(guī)范，國家只是做出了原則性規(guī)定，并沒有詳細(xì)、具體的類別標(biāo)準(zhǔn)。實踐中，各部門、各單位的情況又各不相同，根據(jù)實際制定了各自標(biāo)準(zhǔn)，不同的標(biāo)準(zhǔn)給信息的互通兼容帶來了困難。建議由國家相關(guān)部委牽頭，結(jié)合我國的檔案工作的實際和檔案密級管理規(guī)定，參考國際主流標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)不同檔案管理使用權(quán)限制定出的適應(yīng)我國檔案工作實際的標(biāo)準(zhǔn)體系和工作規(guī)范。

2.專業(yè)人才

高素質(zhì)的專業(yè)人才是推進(jìn)機關(guān)檔案數(shù)字化快速發(fā)展的關(guān)鍵。目前的各級機關(guān)檔案部門中經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)的專業(yè)人員較少，即使經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)的專業(yè)人才，無論是檔案管理人員還是技術(shù)開發(fā)人員， 不管是創(chuàng)新意識還是技術(shù)水平上都和國際先進(jìn)水平有著不小的差距， 制約了機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。要趕超世界先進(jìn)水平， 就必須要大力培養(yǎng)現(xiàn)代化專業(yè)人才。一方面，可以嘗試在高校開設(shè)檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)專業(yè)，著重培養(yǎng)檔案信息利用系統(tǒng)開發(fā)與維護、數(shù)字化加工與管理、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、數(shù)據(jù)庫運行管理等的方面專業(yè)人才。另一方面，機關(guān)檔案部門也要重視和加強對在職人員的技能培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。同時，鼓勵工作創(chuàng)新，努力破解工作中遇到的各種困難和問題，積極適應(yīng)新形勢下檔案服務(wù)管理的各種需要，培養(yǎng)一支既精通檔案管理， 又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才隊伍。

3.硬件設(shè)施

由于各地的經(jīng)濟發(fā)展水平不同，對機關(guān)檔案工作的重視程度不同，導(dǎo)致了不同地區(qū)、不同部門、不同單位的檔案管理部門的硬件設(shè)備各不相同，總體水平不高，和發(fā)達(dá)國家數(shù)字化檔案館輻射全國的信息管理網(wǎng)絡(luò)相比有一定的差距。而機關(guān)檔案的數(shù)字化建設(shè)又需要配備與之相適應(yīng)的各種現(xiàn)代化設(shè)備，這是機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。解決這一問題需要多方面努力，國家要把檔案信息建設(shè)作為一項戰(zhàn)略規(guī)劃，每年劃撥專門經(jīng)費支持這一基礎(chǔ)性工作。各級機關(guān)檔案部門要加強檔案數(shù)字化建設(shè)重要性的宣傳力度，要積極爭取當(dāng)?shù)攸h委、政府支持，把機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)列入當(dāng)?shù)卣娮诱?wù)建設(shè)總體規(guī)劃，把檔案數(shù)字化經(jīng)費列入每年財政預(yù)算。各地檔案部門要立足實際，按照分階段分步實施的思想，科學(xué)制定發(fā)展規(guī)劃， 確定長遠(yuǎn)目標(biāo)和階段目標(biāo)， 比如機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟， 網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)目標(biāo)等，逐步完善數(shù)字化建設(shè)所需的各種硬件設(shè)施。

4.信息數(shù)據(jù)庫

信息是檔案的核心價值。機關(guān)檔案信息化管理工作的關(guān)鍵是建設(shè)高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫，運用網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行信息傳遞和交流。檔案館（室）計算機數(shù)據(jù)庫以檢索性數(shù)據(jù)庫和文件性數(shù)據(jù)庫兩種較為常見， 檢索性數(shù)據(jù)庫主要用于揭示館（室）藏內(nèi)容， 介紹開放檔案的范圍、目錄，提供網(wǎng)上檢索；文件性數(shù)據(jù)庫， 主要用于完整地載入檔案文件， 使人們可以通過網(wǎng)絡(luò)獲得檔案信息。機關(guān)檔案數(shù)字化后形成數(shù)據(jù)形式數(shù)據(jù)庫， 信息組織形式發(fā)生了本質(zhì)變化， 從原先紙張上順序、線形方式轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C的直接的、網(wǎng)狀的方式， 運用索引文件、超文本技術(shù)使信息按本身的邏輯關(guān)系組織成相互聯(lián)系的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)， 通過智能化信息管理技術(shù)， 方便用戶進(jìn)行搜索。一個高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫應(yīng)符合以下五方面的標(biāo)準(zhǔn)：第一、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；第二、數(shù)據(jù)項目和內(nèi)容的完整性；第三、數(shù)據(jù)的規(guī)范性；第四、數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性；第五、數(shù)據(jù)的不重復(fù)性。

5.安全保密

機關(guān)檔案資料承載著黨和國家機密，防止檔案資料的失泄密，保證檔案資料的完整和安全是機關(guān)檔案部門必須要妥善解決的問題。機關(guān)檔案部門要結(jié)合相關(guān)規(guī)定和單位實際制定具體的保密規(guī)定和管理制度， 完善信息安全保障體系，開展檔案信息系統(tǒng)分級保護工作，切實做好數(shù)據(jù)安全、網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)加工過程安全、數(shù)據(jù)庫存儲安全等工作，還應(yīng)有相應(yīng)的技術(shù)措施進(jìn)行自動控制和預(yù)警。此外，還要采取一系列的安全措施。首先，要選擇責(zé)任心、綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)高的同志參加數(shù)字化工作。其次，實行“雙套制”管理，由于受載體的自身材質(zhì)、轉(zhuǎn)換條件、存貯介質(zhì)的穩(wěn)定性和技術(shù)操作等因素的影響， 容易造成信息的丟失或刪改， 對此卻不易被察覺， 因此，我們應(yīng)該實行“雙套制”，來保證電子檔案的完整和安全。再次，加強計算機安全管理，內(nèi)網(wǎng)涉密計算機要與外網(wǎng)服務(wù)計算機進(jìn)行物理隔離，防止黑客網(wǎng)絡(luò)攻擊造成失泄密；加強病毒檢查和日志備份工作，設(shè)置自動控制和預(yù)警系統(tǒng)，保證檔案安全和系統(tǒng)高效運轉(zhuǎn)。最后，完善信息安全保障體系，開展檔案信息系統(tǒng)分級保護工作，切實做好數(shù)據(jù)安全、網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)加工過程安全、數(shù)據(jù)庫存儲安全等工作。

三、機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)的對策

1.國產(chǎn)化

安全保密是檔案工作永恒的主題。使用國產(chǎn)的硬件和軟件系統(tǒng)，推動硬件和軟件的國產(chǎn)化是解決這一問題的有效途徑和根本辦法，可以預(yù)防在硬件設(shè)施中預(yù)先植入各種病毒、木馬程序帶來的信息破壞和泄露，減少聯(lián)網(wǎng)服務(wù)時由于存在后門程序帶來的安全隱患。近年來，我國也一直在大力推動硬件和系統(tǒng)軟件的國產(chǎn)化，軟硬件產(chǎn)品的質(zhì)量不斷進(jìn)步，在一些領(lǐng)域已經(jīng)達(dá)到國際先進(jìn)水平，涌現(xiàn)出了一批達(dá)到國際先進(jìn)水平，具有自主知識產(chǎn)權(quán)的國有品牌，如華為、浪潮等。如北京安證通信息科技股份有限公司根據(jù)目前的簽證產(chǎn)品主要是基于PDF版式的簽章軟件為主，不支持SM2國密算法，不完全符合國家保密要求的情況，開發(fā)了基于國產(chǎn)版式OFD文檔與電子簽名技術(shù)緊密捆綁，支持SM2國密算法，遵循國家標(biāo)準(zhǔn)的簽章技術(shù)，并于2016年1月和國家檔案局簽署了戰(zhàn)略合作協(xié)議。

2.專業(yè)化

在當(dāng)前社會分工日益細(xì)化、專業(yè)化程度日益增強、數(shù)字化技術(shù)快速發(fā)展的大背景下，機關(guān)檔案部門僅依靠自身力量完成檔案數(shù)字化是不現(xiàn)實的，也不符合時代規(guī)律。一些檔案部門積極嘗試通過業(yè)務(wù)外包來推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，即選擇具有相關(guān)資質(zhì)（如信息產(chǎn)業(yè)部頒發(fā)的系統(tǒng)集成商證書，認(rèn)定的軟件廠商證書），有一定經(jīng)驗和能力的專業(yè)公司來承包檔案的數(shù)字化建設(shè)業(yè)務(wù)。通過引進(jìn)專業(yè)公司不僅可以提高工作效率，還可以通過簽訂業(yè)務(wù)合同的方式保證工作質(zhì)量。在合同中，既要強調(diào)安全保密，明確雙方的責(zé)任與義務(wù)，也要允許外包公司在保證檔案資料安全的情況下進(jìn)行技術(shù)和操作的創(chuàng)新。外包業(yè)務(wù)主要包括檔案的數(shù)字化整理、數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與管理，信息網(wǎng)絡(luò)、網(wǎng)站的建設(shè)與維護，管理軟件的開發(fā)與升級，計算機、網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備的管理與維護等。機關(guān)檔案部門要派專人全程參與檔案數(shù)字化過程，掌握工作進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決遇到的各種困難和問題。

3.系統(tǒng)化

隨著社會的發(fā)展，檔案的數(shù)量越來越多，人們對檔案信息的使用需求也在不斷增長，對檔案工作提出了更高要求。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展催生了檔案的系統(tǒng)化管理，所謂檔案管理系統(tǒng)化是指利用現(xiàn)代計算機技術(shù)變革傳統(tǒng)的檔案管理方式， 主要包括檔案本身的系統(tǒng)化，工作的模塊化，具體操作的無紙化。機關(guān)檔案系統(tǒng)管理是將各種各樣的檔案，通過計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案管理軟件，能夠高效的將檔案存儲到計算機中，進(jìn)行綜合管理；機關(guān)檔案管理工作模塊化是指檔案管理的每一部分都能使用管理軟件來實現(xiàn)，如存歸檔、借查閱、銷毀、統(tǒng)計、審核等工作都能通過系統(tǒng)來完成，提高工作效率。在進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計時既要滿足當(dāng)前需求，又要預(yù)留出升級擴展空間。建設(shè)過程中要注重功能模塊的實用性，操作界面的友好性，確保系統(tǒng)的高可用性；要注重數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)性、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的規(guī)范性，確保系統(tǒng)的可擴展性。

（作者單位：中共河北省委政法委員會）