檔案收集工作帶來的那些小確幸

劉淑妮+++蔣聞婕

時光流轉，轉眼來到檔案館已六年，這六年，在點滴工作中觸摸檔案、感知檔案、體會檔案、認識檔案。六年的積累，我們已從檔案門外漢逐漸成長為撥開迷霧的檔案工作者，并深深被它所釋放出來的魅力所打動而愛不釋手，它已成為我們生命中不可或缺的部分。

江澤民總書記曾說：“檔案工作有它的特點，就是平時不起眼，也不引人注目，但是，一旦當你需要時，如果平時工作沒做好，臨渴掘井，就悔之晚矣！”檔案工作的重要性不言而喻，這幾年我們也是感觸頗深。我們所在的工作科室是收集指導室，顧名思義就是對學校各類檔案進行收集業務指導。收集工作是檔案工作的基礎，所謂基礎就是一項事業發展的根本或起點，對事業發展具有支撐作用，俗話說，基礎不牢，地動山搖。收集工作看似簡單，實則想做好難度可不小。

雖然“國家檔案法實施辦法”中明確規定，檔案歸檔實行部門立卷制度。但因沒有強有力的抓手，收集工作的圓滿完成主要依賴于龐大的檔案工作網絡機構中兼職檔案員的自覺意識。然而在實際工作過程中，總有不甚配合或者不理解的單位或人，它們理所當然地認為檔案立卷整理應該是檔案館人員的事情，你們是管檔案的，你們不做，誰來做，對此很是無奈。如何讓各歸檔單位重視認可檔案工作，并心甘情愿積極主動地將部門檔案歸過來，是檔案收集人員一直需要攻克的難題所在。除了常規的從檔案館層面加大宣傳之外，每天在與兼職檔案員的溝通中，抓住時機適時地進行宣傳、加強彼此之間的溝通與理解，增進彼此之間的信任，不失為一種促進檔案工作的簡單而有效的好辦法，當然檔案意識的建立不是一朝一夕、一蹴而就的事情，需要我們一直堅持不懈的努力。說到溝通，自己感觸頗深。記得俞敏洪曾說過，這個世界上95%的事情，只要拿出勇氣和膽量，加上臉皮厚就可以成功。話雖不好聽，但言之有理。我深深覺得收集工作需要這種勇氣和膽量。任何時候坐等上門的收集方式是一定要摒棄的，主動不厭其煩的反復溝通催促才是我們應該秉持的，要有不達目的不罷休的勇氣、膽量和堅持。當然在此過程中，溝通的藝術尤為重要，因為不同的語言會產生不同的效應。縝密的思維、嚴密的邏輯，溫和的語調，耐心的傾聽、保有同理心等等這些溝通的藝術是收集人員必備的一項硬素質。面對林林總總、性格迥異的各歸檔人，有些是急性子，說話慌里慌張；有些是有條不紊的，說話不溫不火。我們要善于觀察，不同的人采取不同的應對策略，因人而異。自覺性高的人可以稍微放松一些，對于那些總是推三阻四的人要多上心，多跟蹤，多了解歸檔部門的工作動態，在溝通中掌握主動，從而有的放矢，用我們的堅持、認真和真誠打動對方，直至檔案順利“回家”。在與兼職檔案員的合作中，有理解、有共鳴、也有質疑和委屈，各種或開心或不開心的事情，在心中所留下的痕跡，無疑成為生命中的一筆財富。因為我們的溝通能力在悄然提升，內心在慢慢強大，為人處世的能力也在增強，甚至與一些兼職檔案員還成為了很好的朋友。我想，這也許是收集工作帶給我們的一種別樣的提升和歷練。

收集工作者每天穿梭于堆積如山的檔案中，在故紙堆里“淘金”，與“歷史”對話，并視其為寶貝，我們善待每一份檔案材料，將那些雜亂無序的散片按照一定的規則有序化整理，在外人看來一成不變的整理程序，收集指導室的老師卻工作在其中，樂在其中，享受在其中。我們將舊紙堆里的分揀好比淘寶，枯燥無味的抄寫如同練筆，呆板無趣的裝訂猶如練兵，簡單重復的編碼就當游戲，對頻繁變化的兼職檔案員的業務指導視為鍛煉口才、膽量的絕佳機會……工作過程中，時常有人感嘆：你們的工作好繁瑣，枯燥，我們的回答通常是千篇一律的：任何工作只要你喜歡，有興趣在，沉下心來，它就會在你心中閃閃發光。我們平凡的一舉一動的意義都浸潤在每一份檔案中，檔案價值的體現就是我們工作保持熱情的動力。檔案信息包羅萬象，形式多樣，有圖有文、有動有靜，有聲有色，每天閱檔無數，它讓我們從一個好高騖遠、心浮氣躁的人成長為耐得住寂寞，不驕不躁的人，給予我們人格上的熏陶和凈化，給予我們生活的信心和力量。它讓我們告別了銅臭，與書香為伴。檔案中應有盡有，只要你愿意學習，可以提供你學習的無限資源，任你遨游，這是檔案給予檔案收集工作者最大的恩賜。雖然檔案收集工作者不是國家歷史、社會文化的第一形成者，然而它的建設和架構與我們的辛勤勞動是密不可分的，我們收集內容的寬度、廣度以及質量直接關乎到后期利用的效果，這是我們檔案收集工作者的責任和使命，同時也使我們倍感無比榮光和驕傲。

任何工作都是在創新與改革中與時俱進，收集工作也不例外。雖然檔案收集工作者面對的是過去形成的檔案，工作的節奏較慢，要求工作人員細致、縝密、安靜，似乎很容易產生慵懶、倦怠的情緒，甚至被認為會積聚越來越多的暮氣，平時工作似乎與新事物不太搭界的，其實不然，她們在淡然與平靜中生長智慧、煥發光彩。面對大數據、互聯網+信息爆棚的時代，檔案人豈能落伍？數字檔案館建設正在檔案業界如火如荼進行中，電子文件的收集、檔案形成部門的系統和檔案管理系統的對接、OA系統與檔案管理系統的無縫對接、檔案文獻資料庫的建設等是收集人員正在努力建設的。結合時代和學校事業的發展，在實踐工作中不斷探索行之有效的收集方式、方法和收集機制是收集人永無止境的奮斗目標，保證全校檔案“應存盡存，應歸盡歸”的良好局面，以更好地為學校師生、社會提供優質的服務。這六年，關于如何做好收集工作我們也有點思考和認識，總結如下：

1.將定向常規收集和專題實時收集相結合。日常收集的是常態化的內容，而對于學校在某一特定重要時期、重大活動中產生的材料：如校慶時期或學校主頁新聞上經常會有一些開創性的重要活動，這時候是我們挖寶的好時期，檔案收集工作者更需要思想的靈動和工作中的靈氣，主動出擊實行實時收集，保證有價值材料的不流失。各收集人員要經常跟蹤學校及與自己歸檔工作相關的職能部門及院系的重要新聞、科研動態、圖片新聞、視頻新聞等，然后記錄其中重要的新聞標題、時間、負責部門等，形成目錄，及時反饋部門兼職檔案員作為歸檔依據，從而拓展檔案收集的范圍。

2.將主動遞送與上門索要結合起來。歸檔部門主動遞送應是常態，上門索要可作為輔助的方式，對于一些不甚配合或者很特殊的情況，我們要靈活處理，不能坐等，比如有些材料在領導手里放著，領導因為忙無暇將材料拿過來，這時我們只能自己去上門，雖然上門服務自己辛苦了點，但是此時正是跟領導匯報以往檔案工作中存在問題、爭取領導重視和支持，加深彼此之間的信任感，拉進彼此之間的距離的好時機。

3.加大宣傳，增強歸檔部門意識，讓部門立卷制度貫徹的更加徹底是保障收集工作的唯一抓手。除了檔案館從宏觀層面上召開兼職檔案員會議（宣傳檔案法律、法規、檔案業務知識、檔案管理軟件的使用方法及檔案收集、歸檔中的常見問題等）、舉辦一些展覽等傳統方式之外，最直接而有效的方式就是通過日常工作你來我往歸檔的溝通，潛移默化地讓兼職檔案員對檔案工作產生敬畏感，提升兼職檔案員的歸檔意識和業務素質，除此之外，收集人員應善于總結，將平時歸檔工作中遇到的問題進行系統總結，以函件的形式發至部門領導郵箱，與歸檔部門進行主動磋商，以促進檔案工作新發展；另外，根據實際工作的需要，收集人員可爭取在學校或歸檔部門開展一些或大或小的專題性講座，一方面宣傳檔案工作，同時也可以達到對檔案工作進行針對性的有效指導。比如我校收集指導室主任多次被一些部門（保衛處、人事處、能動學院、管理學院、國際教育學院等）邀請開展一些講座，還曾利用學校“教工課堂”的平臺在校內開展檔案講座，這些都是很好的讓檔案走進大眾的機會。檔案意識增強了，部門立卷制度貫徹的更好一些，我們收集工作的壓力將大大減少，從繁重的整理工作中解放出來，這樣可以有更多的時間提升業務，然后形成檔案工作收集指導的良性循環。因為很多時候收集工作的困惑和難點在于收集不來，或者不及時，導致積壓而不堪重負。通過開展各種講座這種方式來達到業務指導的作用，提示各部門檔案管理的能力，這也是我們檔案館的一項職能，而這個職能是通過我們這個科室來實現的。

4.加強業務學習，提升自身專業素養。如今是數字化檔案時代，電子文件的收集是數字檔案館的基礎。2016年新版的《歸檔文件整理規則》中對文書檔案的“卷”改“件”提出了新要求。檔案管理系統與歸檔部門的各系統如何實現無縫對接，減少兼職檔案員的工作量，如何使檔案館成為數據信息中心等等，這些都是需要我們攻克的新課題。面對這些新事物，我們唯有不斷學習，保持思想的與時俱進，才有可能迸發思想火花。我們的業務能力提升了，對兼職檔案員指導到位了，肯定有利于提高工作成效。如何來提升，自己學習是一方面，另外館里盡可能多創造一些調研或者與外校交流的機會，他山之石可以攻玉，開開眼界，互相借鑒學習，激發靈感，要不永遠是井底之蛙。

5.完善兼職檔案員的網絡工作機制，每兩年給各歸檔單位下發《檔案工作主管領導及兼職檔案員信息統計表》，一方面掌握頻繁變化的兼職檔案員的動態，另一方面爭取部門領導對檔案工作的重視，及對兼職檔案員所付出勞動的認可和支持，為歸檔工作打好最基礎的保障。

6.建立預立卷制度。每年年末，指導各部門兼職檔案員依據我校各類檔案的歸檔范圍和保管期限，結合本部門下一年工作計劃，編制預立卷目錄，從收集工作源頭保障檔案應收盡收。

7.建立年終部門歸檔質量反饋機制。每年年底放寒假前將本年度各部門歸檔情況統計以信函的形式反饋各部門主管領導，以便部門領導了解、掌握本部門的歸檔情況，促進收集歸檔工作。

8.根據實際工作合理調整歸檔范圍，不能保持一成不變。現在是數據信息爆棚的時代，加之學校的事業在蒸蒸日上，歸檔的量日益劇增，此時收集在追求完整性、系統性豐富館藏的同時，應適當考慮優化，收集鑒定變得尤為重要，在充分考慮歸檔單位意見的基礎上，也可以適當結合平時案卷利用情況。對于一些需要短期保管的檔案，可以指導歸檔單位自行保管，使他們具備很好的自我管理能力，這是歸檔范圍的減少，當然，歸檔范圍的增加更需要檔案收集人員具有敏銳的洞察力，比如歸檔部門職能的調整，新成立的一些機構等需要多多關注。所以每一個類別檔案所面對的歸檔的部門和歸檔的范圍并不是一成不變。

縱然收集工作充滿了各種荊棘，然而我們收集室的六員大將，從未放棄，大家群策群力，在逆境中高歌奮進，將各自的檔案收集工作開展的有聲有色。這是一群可愛的人，同心同德，嚴肅認真，其樂融融；勤奮上進而不攻于心計，聰明但不自以為是，淡薄但不妄自菲薄，個個如同沐浴在陽光中那般透明、單純和善良，每個人在這個倍感溫馨的大集體中被滋潤著、關懷著、感動著。還記得2011年參加機關與直屬單位舉辦的“愛崗敬業”演講賽，正式比賽前在館內預演，大家悉心聆聽，積極提取意見和建議，并給予內心的鼓勵。在比賽服裝設計上，各位老師大顯神通，集思廣益，熱心“捐助”自己的衣服，妥妥地把平時穿衣隨便的我們裝扮成職業潮人。2016年我校120周年校慶，檔案館為獻禮雙甲子校慶，組織編寫《英俊濟蹌：西安交大杰出學子影存》《交通大學西遷紀念冊》兩本書，接到任務，大家踴躍報名，雖然對于編研經歷很淺的我們壓力很大，整個團隊卻凝心聚力，一起努力找方法，尋途徑，學習大量查閱文獻的一些手段和方法，在社會各界中廣泛展開照片檔案收集，信息上大家互通有無，共同探討編寫的思路等等，一次次逾越了編寫前認定的各種不可能，最終兩本書成功出版，以圖文并茂的形式呈現讀者，將屬于交大人的精彩故事和奮斗精神娓娓道來，以勵后學。前段時間，網上流行“主要看氣質”，大家紛紛曬出自己的氣質照，足見人們普遍對氣質的重視和認可，我們覺得朝氣、靜氣、靈氣是閃耀在檔案人身上的氣質，在林林總總的行業面前，我們可以自信地擺個Pose，來一句“我們檔案人，主要看氣質！”，我們會盡情地享受檔案收集工作帶來的那份靜謐和那些小確幸。

（作者單位：西安交通大學檔案館）