檔案服務助推新天綠色能源公司成功在港上市

袁曉燕

科學開發(fā)與利用檔案，既是保證河北省天然氣有限公司各項業(yè)務正常進行的經常性工作，也是服務公司大局，實現公司發(fā)展 重大突破不可或缺的重要工作。 現就筆者曾就職的省天然氣公司檔案室科學利用檔案助力新天綠色能源公司成功上市實例做一介紹。

一、檔案在公司上市中起到的作用

2010年10月13日，新天綠色能源公司在香港聯合交易有限公司（港交所）主板成功上市，成為河北省首家在港上市的國有企業(yè)，省建投集團第二家控股上市公司，這是公司發(fā)展史上具有里程碑意義的一件大事。時任省委常委、常務副省長的趙勇同志專程赴港參加掛牌儀式，新天綠色能源公司副總裁兼執(zhí)行董事、省天然氣公司總經理高慶余出席了儀式。兩年多來，為了實現企業(yè)這一重大發(fā)展目標，省天然氣公司領導高屋建瓴、運籌帷幄，全體員工戮力同心、竭誠奉獻，公司上下為此付出了不少辛勞和汗水。這之中，檔案的科學開發(fā)利用雖然只是公司上市總體工作中一個并不耀眼的基礎性環(huán)節(jié)，但卻在上市工作全局中發(fā)揮了不可替代的重要作用。

新天公司在港交所上市，是一項極其龐大復雜的系統工程。從2009年2 月省天然氣公司著手準備上市工作起，檔案室即保持了隨時跟進，全方位、全時段搞好檔案服務的狀態(tài)。截至公司成功上市之日，一年多時間里，省天然氣公司各有關部門共有36人次在檔案室借閱和查閱文書檔案、工程檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案等3068件；辦理各種證件140本，其中土地證28本、房產證29本、出讓合同證29本、建設用地許可證12本、工程許可證20本、項目備案證6本、體系認證16本。檔案室還順利保障了工商、稅務等部門的上市審計、稽查和資產評估，以及省國資委、省建投集團、港華集團進行公司績效考核等對檔案工作的需求。準備上市期間，為了保證各部門能夠及時借閱或查閱到相關檔案，復印有關資料，檔案管理人員經常加班加點，做到隨叫隨到，從不講任何條件和價錢。按照自己的崗位職責，以應有的服務態(tài)度和服務質量，較好服務和保障了公司上市工作，贏得了大家的肯定和好評。

二、檔案管理標準化、規(guī)范化、制度化

檔案室之所以能夠在新天公司在港上市這一重大工作中，較好保證了對檔案工作的各種需求，主要有以下幾個方面的原因。

1.檔案室建設標準化是基礎。近年來，按照省檔案局有關規(guī)定和要求，省天然氣公司在檔案室基礎建設方面下了很大力量。在硬件設施方面，先后投資近10萬元用于改善檔案室基礎設施條件，安裝了檔案密集架、防光窗簾，購置了重要證件保密柜，增配了專用電腦，使檔案室的基礎設施條件有了較大提升。在軟件設施方面，利用科怡軟件檔案管理系統，建立了數據庫。將公司14754件文書檔案、1466卷（14329件）工程檔案、3172冊會計檔案、276盒音像檔案、487張照片檔案、95件實物檔案全部錄入科怡軟件系統，有效提高了檔案查找的速度和準確性。

2.檔案收集及時完整，分類歸檔合理規(guī)范化是前提。制定和完善了各門類、各部門檔案保管范圍及保管期限表；編制了檔案分類大綱、管理網絡圖、檔案全宗介紹、大事記、組織沿革、各門類檔案檢索目錄等。使各門類檔案立卷、歸檔、鑒定、保管、利用等工作有章可循。堅持每年對各部門、各分、子公司兼職檔案管理人員進行一次集中有針對性的培訓，內容包括文書、會計、工程、聲像等檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管等檔案業(yè)務知識。通過培訓，提高了兼職檔案人員檔案管理業(yè)務水平。

3.檔案管理制度化是核心。健全各項管理制度，先后制定和完善了《檔案保密制度》《檔案登記、統計制度》《立卷歸檔制度》《檔案查閱、借閱制度》《檔案復印管理制度》《檔案鑒定、銷毀制度》《檔案庫房管理制度》《檔案管理人員崗位責任制》等各項制度，以上制度已匯編成公司三級文件。根據國家檔案局10號令精神，重新修訂了公司和各部門文書檔案歸檔范圍及保管期限，輯印了檔案管理制度匯編。這些制度規(guī)范符合檔案管理要求，在實際工作中得到了較好貫徹落實，并在實踐中收到明顯效果。在2008年檔案目標管理達省三級標準的基礎上，經過努力，2009年又實現了升省二級檔案目標管理先進單位。

4.檔案管理人員專業(yè)素質是關鍵。在各級領導關心重視下，檔案管理人員努力學習，自覺做到政治強、業(yè)務精、服務好。政治強，具體表現為強烈的大局意識、責任意識、服務意識；業(yè)務精，具體表現為愛崗敬業(yè)、精通本職、快速準確；服務好，具體表現為領導滿意、服務對象滿意、上級主管部門滿意。多年來，我們就是按照這樣的標準嚴格要求、不斷提高、落實行動的。

三、新天公司成功上市后對檔案管理的幾點思考

省天然氣公司卷帙浩繁的檔案，幾乎每天都在默默無聞地為公司的業(yè)務建設和創(chuàng)新發(fā)展發(fā)揮著服務保障作用。利用檔案服務公司在港成功上市，只是檔案服務于公司建設的一個典型案例。這個案例也給了我們許多有益的啟示：

1.必須高度重視檔案工作。檔案是公司經濟活動、生產經營的基本依據和主要參考，檔案工作與公司的建設與發(fā)展密不可分。完整、準確、系統的檔案資料，對于加強企業(yè)管理、提高經濟效益、開展科技創(chuàng)新、保護知識產權、維護企業(yè)權益、發(fā)展企業(yè)文化等，都具有非常重要的作用。雖然在通常情況下，檔案工作并不處于公司發(fā)展與創(chuàng)新的中心工作位置，但公司的發(fā)展與創(chuàng)新絕對離不開檔案工作的強有力支持。這次新天公司在港上市的成功實踐就生動地證明了這個道理。重視檔案工作，其實就是重視公司的歷史，就是珍惜公司的今天，就是創(chuàng)造公司的未來。

2.必須高度重視檔案的開發(fā)利用。科學開發(fā)與利用檔案，是企業(yè)須臾不可離開的一項重要工作。省天然氣公司作為新天公司上市能源企業(yè)中的一個版塊，其高度集約的規(guī)范化管理方式，決定了檔案利用具有查閱頻繁、批量大、任務急、要求高的特點。長期以來，公司十分重視提高檔案的利用價值，利用檔案網絡檢索工具，較好解決了公司運營中遇到的許多矛盾與糾紛。隨著公司的不斷發(fā)展壯大，業(yè)務的不斷拓展，檔案利用在公司中的作用將愈益凸顯，檔案利用的價值將與日俱增。

3.必須高度重視檔案管理人員素質的提高。檔案管理人員的整體素質如何，是搞好檔案管理、提高檔案服務質量的決定性因素。要按照政治強、業(yè)務精、服務好的基本要求，全面培養(yǎng)提高檔案管理人員的素質。除此之外，新時期檔案管理人員還應具備三項基本技能，即操作技能、管理技能和信息開發(fā)技能。操作技能就是將攝像、微縮、刻錄、拍攝、掃描等現代管理手段，運用于檔案管理工作之中，借以提高檔案管理與利用的強度和水平；管理技能就是熟練掌握檔案的收集、分類、歸檔、立卷、編目、標引、查閱，以及檔案的鑒定與保護等技能；信息開發(fā)技能就是努力創(chuàng)造有利條件，運用現代化手段，開展對檔案資料的綜合分析與深度研究，及時、準確、高效地開發(fā)檔案信息資源，更好地服務于企業(yè)的創(chuàng)新與發(fā)展。

（作者單位：新天綠色能源股份有限公司）