新形勢下大中型企業檔案信息資源開發利用的思考

黃芳

今天，社會已經進入“經濟全球化、資本自由化、產業信息化、信息網絡化”的時代，企業檔案作為一種寶貴的信息資源和潛在的生產力，無論在內容還是在形式上都發生了很多變化，在企業深化改革的當下，越來越被人們和社會高度重視和利用。國內許多大中型企業紛紛建立了自己的電子文件管理系統、數字檔案館系統等，一些企業的檔案數字化工作也正如火如荼的開展。企業檔案信息資源開發利用面臨著許多新的問題和挑戰。

一、企業檔案信息資源開發利用的現狀及問題

一方面，在信息技術快速發展、檔案信息化程度日益提高的形勢下，企業檔案信息資源開發利用呈現出許多新的特點：一是隨著知識的爆炸性增長，企業海量檔案信息會造成工作量無限地擴大，檔案信息處理是一項十分浩大、長期且復雜的系統工程。二是開發利用的技術依附性高，檔案信息資源從收集、加工處理到傳輸交換，都離不開電腦、網絡，需要有一定的技術儲備。三是利用者需求多樣且要求較高。近年來，隨著社會環境的發展變化，人們的生活方式、所面臨的問題等都發生了變化，大家的信息需求空前活躍，呈現出不斷增長的趨勢，檔案利用需求呈現出許多新的特點：檔案利用者社會化，需求更加立體多樣，學術利用、生活休閑利用越來越多，也對檔案信息資源利用成品提出了更高的要求。

另一方面，企業檔案信息資源開發利用的工作水平還處在較低的層次上，與時代的發展和企業的要求相比，還存在著相當大的差距，主要表現在以下幾個方面：

一是開發利用率低，服務范圍小。除一些財務檔案、人事檔案、法律訴訟檔案等憑證性比較強的檔案之外，主要是史志編寫人員歷史資料查閱，工程技術人員圖紙借鑒、參考等，大家對檔案的利用還缺乏主動意識。甚至很多人根本不了解檔案部門究竟保存了哪些方面的檔案，致使相當一部分有價值的檔案一直無人問津。

二是開發利用的方式少，層次低。檔案部門仍以借閱原件，復印、摘錄等傳統的被動的服務方式為主，即便是有些舊檔案數字化了，新接收的檔案電子化了，也只是電子版和紙質版的區別。

三是從深度上來說，缺乏對信息的再加工、專題編研。很多企業的開發成果大多是“大事記”、“企業組織機構沿革”、“企業各類獲獎情況”等幾種，編研種類少，且質量不高。

二、企業檔案信息資源開發利用的問題成因

1.大家對企業檔案及檔案開發的認識仍然沒有很大改觀

雖然經過很多人很長時間的努力呼吁，但長期以來，人們對企業檔案信息資源的重要性缺乏足夠的認識，對開發和利用檔案信息資源的認識更是淡薄，尤其是在一些“重生產，輕管理”的企業里，對檔案工作的管理還停留在看攤守業簡單的被動的服務方式上，對檔案信息資源的開發利用沒有緊迫感，許多有實用價值的檔案信息被埋藏在庫房深處，無法轉化為現實的生產力。

2.檔案開發利用沒有相對統一的標準和規范

對檔案信息資源開發利用缺少思路，還沒有一個相對統一的標準，導致開發方法、開發步驟不統一，各自為政，使得人與人之間、人與機器之間以及機器與機器之間、系統與系統之間不能夠無障礙地進行溝通和交換信息，直接影響了檔案信息資源開發的進度和利用的效果。

3.基礎工作歷史欠賬太多

檔案基礎工作薄弱，積弊太深，檔案資源龐雜，基礎工作歷史欠賬太多，檔案開發利用工作注定是一個系統而長久的工程。如信息化過程中，由于信息量較大加之重視程度不夠等諸多原因，檔案資料收集不全，信息錄入比較隨意、無序，出現了一些人為簡化名稱或錄入錯誤，導致檔案管理系統信息與實際檔案信息不一致的現象頻出，檔案信息資源開發利用中仍需要做大量和反復的檔案價值再鑒定及校核等工作，影響了檔案信息資源開發利用的質量。

4.檔案開發人員隊伍不穩定且素質參差不齊

檔案信息的收集、整理、編研、提供服務等本身就是一項比較復雜且精細的工作，而隨著信息技術的廣泛應用，這一工作又大都離不開電腦、網絡，這都對開發人員的知識結構及實踐能力有較高的要求。而企業在配備檔案管理人員時，大多沒有太多的專業等綜合考慮，符合要求的高素質人才不多，而且不夠穩定，這非常不利于檔案開發利用事業的進一步發展。

5.檔案開發利用中的安全性問題難以保障

在信息時代，越來越多的企業將館藏的檔案數字化，利用網絡平臺對檔案進行收集、整理并提供相關的查詢利用服務，這是進行檔案信息資源開發與利用的高效途徑，然而層出不窮的電腦病毒、越演越烈的黑客攻擊等都在威脅著企業檔案信息資源的安全。同時，我們的配套技術遠遠沒有達到保障的要求，許多技術秘密等企業保密檔案面臨著泄密的危險，從而給竊密者留下了很多可乘之機。

6.檔案部門本身的業務參與度和宣傳不到位

企業檔案資源開發利用是通過對企業需求的準確把握，以企業檔案庫藏內容為基礎，對檔案資源進行一定形式加工后，形成各種形式的檔案參考資料的過程。檔案部門往往受傳統思想的影響，固守在檔案室內，很少主動參與到企業重大生產活動中去，對企業中心業務了解不多，再加上宣傳不夠，很容易出現守著“金山”卻餓死的局面。

三、企業檔案信息資源開發利用的對策

1.提高認識，正確處理幾個問題

一是企業檔案信息資源開發利用的目的主要還是服務于企業生產經營發展和改革。企業是以效益最大化為生存原則的，企業檔案工作也只有遵循這個“第一要務”， 開發的方向還應該主要從企業生產經營管理需要出發，尋找相適應的課題，為企業適應國內外市場瞬息萬變的新要求提供更有針對性的服務。在保證企業生產、管理與經營要求的前提下，面向社會拓寬檔案資源服務范圍，逐漸使企業檔案工作與社會信息市場接軌，為企業發展作出更大貢獻，不可一開始就緊盯社會市場。

二是檔案信息資源開發工作不是檔案部門的“閉門造車”。為了生產出“產銷適路”的“產品”，開發人員要深入各部門、車間、施工現場等基層，主動參與到企業生產一線，以“需求”為導向，結合行業的工作重點或本單位發展的重點，在已有檔案的基礎上，有所作為。抓住檔案信息資源開發利用這根弦，是檔案管理出效益、出成績的關鍵。只有打造出精品，并對企業發展有所幫助，效果明顯，或許我們長期呼吁的提高檔案部門的地位，增加對檔案信息資源開發利用的重視度，才自然而然的有所改變，否則只能是一廂情愿的呼喊。

三是要正確認識檔案信息資源開發工作的特殊性和“效益”問題。企業檔案資源是企業生存發展過程中形成的一種特殊的知識產品。檔案工作并不是完全的生產性工作，在創造經濟效益上往往是要落后于生產部門的，檔案信息資源開發對企業的效益和貢獻也往往比較隱性且滯后，然而，它又不可或缺，它為我們的企業文化、生產、決策、業務等提供可靠的信息來源，關系到企業經濟效益的實現和實現的大小。企業不能完全從盈利和創收的角度去看待檔案信息資源開發利用工作的開展，必須著眼長遠。

2.統籌規劃，做好檔案信息資源開發利用的頂層設計

企業檔案信息資源涉及內容廣泛，部門和業務之間，縱橫交錯，關系復雜，要想對其進行有效開發和利用，相關部門必須加強統籌規劃，必須從全局出發，自上而下地進行統一的、全面的設計規劃，做到理論上保持一致，功能上相互協調，結構上基本統一，資源上交換共享，標準上保證統一。這是實現檔案信息資源開發利用乃至共享的基礎。

3.要適應現代高科技的新要求，完善和強化檔案資源開發利用的智能化程度

一是加強檔案信息資源的安全性建設。信息時代，面對龐大的數據量，保障檔案的安全是開發利用檔案信息資源的前提和基礎，是企業信息資源保護極為重要的一環。要做的工作很多，如加強培訓，提高檔案開發人員的保密意識，尤其是對計算機病毒、黑客、網上泄密等內容提高警惕。完善保密管理制度。強化保密技術防范措施，在檔案管理系統實行必要的加密處理、權限設置等，在保證工作效率的前提下，來降低檔案信息資源開發利用中秘密信息面臨的各種主動泄密和被動泄密風險，在安全性和可用性之間尋求合理的平衡。

二是繼續做好檔案數字化工作。檔案數字化，可以有效推進檔案信息資源的整合，提高檔案信息資源的利用效率。隨著信息社會的發展，企業檔案數字化也成為了信息資源開發的一種趨勢。但是，目前許多企業在檔案數字化方面存在著盲目性，無序性。筆者認為，檔案數字化必須有所選擇，檔案鑒定是一個重要的環節。在實際工作當中，應該是本著“年代久遠的、利用率高的、價值重要的、業務急需的”檔案優先數字化。

三是加強檔案管理系統檢索工具的開發。目前大多大中型企業檔案部門已經建立了信息化檔案檢索系統，一定程度上提高了檔案查詢的速度和檔案管理的水平。但是各企業開發程度不同，以筆者所在的設計企業為例，雖然所用的檔案信息管理系統歷經兩次技術開發，一些特殊符號仍然很難植入系統，檢索的格式必須完全精確，模糊檢索不能實現等，隨著技術更新的加快，建立針對性更強、更方便快捷的檢索工具成為一種可能和迫切需要做的工作。企業要舍得增加投入，添置先進設備，努力探索形成高效、協作和集成化的職能系統，為企業發展服務做出更大的貢獻。

四是搭建一個統一的檔案信息共享平臺，加強企業各類信息資源的“整合”，增加橫向交流。由于企業檔案本身地域性、時間性的特性，需要各個層級、各個地區、各個單位之間進行有效的信息資源共享。例如同一個項目可能涉及設計、施工等方面，僅設計就可能由很多個單位完成，所以會形成很多相對獨立的檔案資料，可能被分散地保存在不同的單位的檔案部門，阻礙了檔案信息資源的有效利用。這就要求檔案管理者通過網絡、計算機技術，突破壁壘，調動各個層級、地區、單位、部門積極參與到檔案信息資源的共享建設中。有步驟有計劃地從局部整合開始，在不同行業、類別等相應范圍內，再將收集資料的范圍擴大，比如從各個單位的內部部門開始整合，再到上一級公司的同類型公司、同系統、同一行業等，逐步從局部整合走向全部整合。

4.突出重點，積極開展編研工作

編研是開發利用檔案信息資源的有效途徑。緊密結合企業需要，從大量的檔案材料中提煉出結論性、規律性的數據和論據，編纂出結構嚴謹、文字精練、系統完整的檔案信息集合體。只有編纂出有利用價值的編研成果，才能更有效地幫助企業搏擊市場，搶占市場，最大限度地幫助企業創造更多的經濟效益，也只有這樣企業檔案工作才能顯示出強大的生命力。

5.重視復合型檔案開發利用人才的培養

企業檔案信息資源的開發利用程度，與檔案人員的知識水平和業務素質有著密切的關系?？偟膩碚f，檔案信息資源開發是一項知識性、技術性較強的工作。如今的檔案管理及開發利用人員，除要有較高的政治覺悟、責任心和事業心，掌握檔案管理基礎知識外，還應該具備電子計算機應用及自然科學基礎知識、一定的英語能力。筆者認為，當務之急應從檔案戰線抽調一批具有大學本科及以上學歷，并具備檔案管理基礎知識，且對電子檔案有一定了解的檔案人員，由檔案系統的教育部門組織，進行一至二年的集中培訓，對微電子技術、電子計算機軟硬件技術、數字通信及電子計算機網絡技術、電子計算機在檔案部門應用技術等進行系統培訓，以適應電子檔案管理的需要。制定相應的有利于吸引和穩定檔案管理及有關工程技術人員的措施，定期聘請檔案專家指導，強化擴大檔案信息資源開發利用隊伍。

6.依法治檔，依法開發利用好檔案

由于檔案信息資源具有一定的機密性，法制原則是開發利用工作必須貫徹的重要原則之一。國務院等部門先后頒發的《科學技術檔案工作條例》《檔案館工作通則》《機關檔案工作條例》等文件對檔案信息資源的開發利用都提出了具體要求，開發檔案信息資源是法律賦予檔案部門的職責。相關部門應在《檔案法》和《保密法》的基礎上，制訂檔案利用監督措施，有效制止檔案信息資源的破壞和流失，保障檔案信息資源的完整與安全，保障企業檔案在法治的軌道上有效運行與健康發展。

7.加強信息資源開發利用的推介和宣傳，提高檔案部門的認知度

檔案部門應創新方式，采取靈活多樣的形式，廣泛開展檔案信息系列宣傳活動。如開展有關檔案價值、作用及利用效果的宣傳，使人們知道什么是檔案，檔案有何用處，從而激發人們利用檔案的熱情，引導更多的人利用檔案。并開展有關檔案利用程序的宣傳，讓大家知道如何利用檔案，為檔案信息資源開發利用創造良好的外部環境。

8.加強檔案利用工作的特點、規律的研究

在企業已有檔案庫藏的基礎上，注重調研，分析企業發展的方向，跟蹤企業進步的足跡，適時提出企業檔案開發項目。研究檔案開發的特點，規律。并通過相互學習、借鑒，提高檔案信息資源開發利用的水平。

（作者單位：中國石油工程建設公司華東設計分公司）