辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案管理探討

◎劉文立

辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案管理探討

◎劉文立

隨著經(jīng)濟(jì)與科技的快速發(fā)展，信息化在企事業(yè)單位和政府部門中的普及程度越來越高。信息自動(dòng)化的辦公條件，可以有效提高企事業(yè)單位和政府部門的工作效率。

辦公自動(dòng)化 文書檔案管理 研究探討

企事業(yè)單位和政府部門的文書檔案管理是一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)，對(duì)于單位有效運(yùn)營(yíng)起到至關(guān)重要的作用。在辦公自動(dòng)化的趨勢(shì)影響下，企事業(yè)單位和政府部門的檔案管理也逐漸朝自動(dòng)化、信息化的方向發(fā)展。其基本的運(yùn)行機(jī)制是以計(jì)算機(jī)為載體，采用科學(xué)的管理思想與管理模式，代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理操作，高效地保證了檔案管理的完整與準(zhǔn)確，提高檔案的使用壽命。

一、辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案管理特點(diǎn)

辦公自動(dòng)化以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為運(yùn)行基礎(chǔ)，極大豐富與完善了辦公系統(tǒng)，使文書檔案能實(shí)現(xiàn)高效的整理、分析、收集以及管理工作，規(guī)范了相關(guān)單位檔案管理流程。自動(dòng)化辦公環(huán)境下，文書檔案管理工作主要有以下幾個(gè)特點(diǎn)。

（一）存儲(chǔ)安全

紙質(zhì)檔案在存儲(chǔ)過程中容易受到溫度與空氣濕度的影響，長(zhǎng)時(shí)間的安置與存儲(chǔ)，內(nèi)部資料很容易受到侵蝕，紙質(zhì)資料上的文字可能會(huì)發(fā)生模糊與褪色現(xiàn)象，影像資料也難以反映真實(shí)的情況，降低了資料存儲(chǔ)的價(jià)值與質(zhì)量。

（二）效率高

企事業(yè)單位和政府部門文書檔案管理工作涵蓋文書、辦公設(shè)備、人力資源等多方面的信息。傳統(tǒng)的檔案管理工作需要管理人員進(jìn)行一一的分類整理，時(shí)間長(zhǎng)，效率低，并且容易出現(xiàn)失誤操作。辦公室自動(dòng)化的辦公背景下，為文書檔案管理提供了高校的自動(dòng)化辦公軟件，可以高效地完成一系列整理、分類與歸檔工作，便于存儲(chǔ)與信息檢索。

（三）資源共享

自動(dòng)化檔案存儲(chǔ)模式中最顯著的優(yōu)勢(shì)即是資源共享特征。可以利用QQ、微博、微信等人們常用的媒介進(jìn)行檔案?jìng)鬏敚嵘藱n案調(diào)用與檢索效率。管理人員只需要輸入關(guān)鍵字，即可在短時(shí)間內(nèi)搜索到相關(guān)文獻(xiàn)，不受時(shí)間與地域限制，顛覆了傳統(tǒng)的檔案管理模式，極大地節(jié)省了大量的人力、物力資源。

二、應(yīng)用辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案管理存在的問題

（一）信息化管理程度低

在當(dāng)前辦公環(huán)境中，由于各大企事業(yè)單位和政府部門受到技術(shù)、資金等方面的制約，導(dǎo)致文書檔案管理難以推行信息化管理模式。即使相關(guān)建設(shè)有相關(guān)的硬件與軟件，但是由于重視程度較低，并且缺乏完善的管理制度，不能有效發(fā)揮自動(dòng)化辦公的優(yōu)勢(shì)，呈現(xiàn)出檔案管理效率落后的現(xiàn)象，制約了文書檔案管理的高速發(fā)展。

（二）檔案管理人員綜合素質(zhì)低

自動(dòng)化管理是基于計(jì)算機(jī)操作基礎(chǔ)上的一種檔案管理工作，檔案存儲(chǔ)具有多樣化的技術(shù)操作過程，并且對(duì)操作有較嚴(yán)格的要求。我國(guó)企事業(yè)單位和政府部門的文書檔案剛從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案過渡到電子檔案上來，缺乏具有專業(yè)操作技術(shù)的管理人員。招聘了一些不具備專業(yè)檔案管理知識(shí)的人員，導(dǎo)致文書檔案管理環(huán)節(jié)中出現(xiàn)疏漏。

三、辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案管理措施

（一）健全專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍

隨著辦公自動(dòng)化技術(shù)不斷發(fā)展與更新，涌現(xiàn)出大量新型的技術(shù)與內(nèi)容，文書檔案管理任務(wù)也不斷增加，信息種類逐漸繁多，需要更加科學(xué)高效的方式進(jìn)行檔案管理。因此，各企事業(yè)單位和政府部門應(yīng)定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，保證管理人員能隨著技術(shù)的進(jìn)步更新檔案管理知識(shí)。在提高檔案人員管理素質(zhì)的基礎(chǔ)上，應(yīng)切實(shí)制訂規(guī)范的檔案管理制度，配合適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲制度，激發(fā)工作人員的管理效率，推動(dòng)事業(yè)健康發(fā)展。

（二）建立檔案管理子系統(tǒng)

應(yīng)加大對(duì)辦公系統(tǒng)的資金投入與研發(fā)力度，在基本的自動(dòng)辦公系統(tǒng)之上，建立文書檔案管理的子系統(tǒng)，使電子檔案的管理與傳輸能有效進(jìn)行連接，便于電子檔案的歸檔與生成，完善自動(dòng)化辦公系統(tǒng)。檔案管理由工作平臺(tái)、權(quán)限管理、人員管理組成。子系統(tǒng)能與電子軟件協(xié)同合作，降低資金投入成本，提高系統(tǒng)適應(yīng)能力。

（三）科學(xué)制定管理標(biāo)準(zhǔn)

企事業(yè)單位和政府部門的文書檔案管理環(huán)節(jié)，包括檔案的收集、編排、統(tǒng)計(jì)、整理、保管與檢索等多個(gè)工作環(huán)節(jié)。檔案管理工作應(yīng)根據(jù)具體的實(shí)施情況，建立科學(xué)完善的管理制度，并符合國(guó)家檔案部門頒布的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格監(jiān)管檔案存儲(chǔ)的各個(gè)環(huán)節(jié)，并根據(jù)管理制度的實(shí)際運(yùn)行情況，進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整與改進(jìn)，保證檔案管理能高效運(yùn)行。

隨著我國(guó)辦公自動(dòng)化技術(shù)的快速發(fā)展，文書檔案管理的任務(wù)越來越繁重。為了確保文書檔案存儲(chǔ)的科學(xué)高效，需要加大自動(dòng)化檔案存儲(chǔ)的投資力度，在此基礎(chǔ)上建立子系統(tǒng)，方便檔案的傳輸與管理工作，并對(duì)檔案人員定期進(jìn)行知識(shí)培訓(xùn)，輔以健全的檔案管理制度，推動(dòng)各單位事業(yè)快速發(fā)展。

[1]王瓊.辦公自動(dòng)化條件下文書檔案歸檔整理的問題探討[J].企業(yè)文化旬刊，2015（06）.

[2]馮靜美.自動(dòng)化辦公環(huán)境下企業(yè)文書檔案管理探討[J].科技與創(chuàng)新，2015（09）.

（責(zé)任編輯 劉冬楊）

劉文立，男，中專，吉林省通榆縣科學(xué)技術(shù)館，中級(jí)，研究方向：圖書和檔案）