人事檔案在醫(yī)院人力資源管理中的價值

許 迪

（青島市第五人民醫(yī)院，山東 青島 266000）

人事檔案管理是人力資源的基礎(chǔ)性工作，人事檔案不僅可以為醫(yī)療人力資源的信息應(yīng)用提供重要的決策依據(jù)，而且也能促進(jìn)醫(yī)院的全方位協(xié)調(diào)發(fā)展，隨著我國醫(yī)療事業(yè)的快速發(fā)展，各地醫(yī)院人事檔案管理也受到了行業(yè)內(nèi)的廣泛重視。作為相關(guān)管理人員，要注重針對新形勢背景下的人事檔案特點(diǎn)以及理念分析，探討中醫(yī)醫(yī)院的人事檔案管理優(yōu)化路徑，提升人力資源管理綜合效能[1]。

1 人事檔案與人力資源管理的關(guān)系分析

醫(yī)院是我國基礎(chǔ)醫(yī)療公共體系中的重要環(huán)節(jié)，隨著現(xiàn)代科技的快速發(fā)展，醫(yī)院應(yīng)注重人才寶貴資源的合理化應(yīng)用、促進(jìn)醫(yī)院的核心競爭力，同時也為優(yōu)秀的人才提供公平的上升渠道。醫(yī)院的檔案管理關(guān)系到個人的發(fā)展及未來的人事調(diào)動，因此要高效地記錄個人經(jīng)歷、品質(zhì)道德等多個方面內(nèi)容，隨著互聯(lián)網(wǎng)以及相關(guān)信息化產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理注重科學(xué)化、信息化以及制度化的檔案體系建設(shè)。當(dāng)前各大醫(yī)院都面臨著巨大的工作壓力，會產(chǎn)生大量的人力資源檔案信息，這個檔案管理工作帶來了一定難度，因此建議醫(yī)院通過人事檔案管理提升人力資源管理水平，通過人力資源數(shù)據(jù)整合、數(shù)據(jù)優(yōu)化等方式，減少傳統(tǒng)檔案的存放量，同時也能提高醫(yī)院的人事檔案管理效率。醫(yī)院的檔案管理人員要與相關(guān)的管理人員進(jìn)行密切聯(lián)系，建議通過長時間的工作觀察和互相學(xué)習(xí)，共同討論人力資源建設(shè)的具體內(nèi)容，平臺的建設(shè)要考慮醫(yī)院內(nèi)部所有部門的工作融合，強(qiáng)調(diào)人力資源檔案的信息細(xì)致化。我國人口基數(shù)大，近些年來對于醫(yī)療服務(wù)以及醫(yī)療質(zhì)量的需求也在逐步提升很多中醫(yī)院都沒能及時培養(yǎng)專業(yè)化的人事檔案管理人才，因此常有其他科室工作人員進(jìn)行兼職，由于工作任務(wù)量大、工作時間緊，因此人事檔案資料常常不能及時進(jìn)行整理或更新，由此也導(dǎo)致了人事檔案歸檔速度慢歸、人事檔案資料內(nèi)容有所欠缺的問題出現(xiàn)。同時很多一線的醫(yī)護(hù)人員日常工作較為繁忙，因此沒能養(yǎng)成及時將工作或?qū)W習(xí)資料進(jìn)行及時整理的習(xí)慣，加上移交人事資料的時間拖沓過長，因此被動的檔案整理工作往往無法展現(xiàn)出檔案資料的完整性，對于缺失內(nèi)容隨著時間的推移也很難再進(jìn)行復(fù)制[2]。

2 人事檔案在醫(yī)院人力資源管理中重要價值

人事檔案在醫(yī)院人力資源管理中具有重要意義，對于提升人力資源管理效能具有積極的推動作用。從實(shí)踐來看，醫(yī)院人事檔案涉及的內(nèi)容較多，同時具有一定的私密性，因此需要相關(guān)部門改變傳統(tǒng)的工作模式，注重新技術(shù)新系統(tǒng)的應(yīng)用。隨著近些年來互聯(lián)網(wǎng)以及信息化產(chǎn)業(yè)行業(yè)的快速發(fā)展，很多醫(yī)院已經(jīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案資料管理轉(zhuǎn)換為電子化的檔案管理模式，但是卻缺乏相應(yīng)的硬件和軟件升級，僅僅用計算機(jī)進(jìn)行數(shù)字化的文字記錄，缺乏科學(xué)化、系統(tǒng)化的檔案管理模式，因此造成了很多中醫(yī)院檔案管理不規(guī)范、工作效率低等問題，并沒有充分結(jié)合目前的互聯(lián)網(wǎng)及計算機(jī)行業(yè)發(fā)展趨勢進(jìn)行人事檔案管理的模式優(yōu)化及調(diào)整，甚至由于缺乏相應(yīng)的安全防范措施，造成檔案遺失或暴露在隱患較多的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境當(dāng)中。很多醫(yī)院人事檔案管理常常由于人手不夠進(jìn)行崗位調(diào)配，但是流動性過強(qiáng)也造成缺乏檔案管理的整體性和統(tǒng)一性，往往在細(xì)節(jié)處不能規(guī)范行為，造成后期檔案的安全性、嚴(yán)謹(jǐn)性受到較大影響?；诖?，通過優(yōu)化人事檔案管理，解決管理中存在的現(xiàn)實(shí)問題，有助于進(jìn)一步提升人力資源管理的綜合 效能[3]。

3 人事檔案在醫(yī)院人力資源管理中的策略

1）轉(zhuǎn)換人事管理理念。醫(yī)院的人事檔案管理涉及醫(yī)院自身的長遠(yuǎn)性發(fā)展，同時也關(guān)系到每個職工的自身晉級，因此要提高全體醫(yī)院職工對于檔案管理的全面認(rèn)知，讓職工了解人事檔案的重要性。首先，醫(yī)院要將檔案管理與個人的職稱、工資福利以及退休環(huán)節(jié)事項向廣大職工進(jìn)行明確闡述，讓所有職工自覺配合人事檔案管理人員的工作，并注重其檔案管理的時效性和真實(shí)性。其次，針對目前醫(yī)院的檔案管理問題，可以開通廣大職工的進(jìn)言渠道，對于檔案管理細(xì)節(jié)鼓勵職工獻(xiàn)計獻(xiàn)策，為管理本身的優(yōu)化和完善打下堅實(shí)基礎(chǔ)。最后，醫(yī)院管理層應(yīng)注重檔案管理實(shí)施的人力與財力投入，為自身的檔案管理效能提升做好鋪墊。

2）健全人事管理制度。人事檔案管理規(guī)章制度是醫(yī)院進(jìn)行人事管理的重要基礎(chǔ)，同時也是促進(jìn)醫(yī)院全方位協(xié)調(diào)發(fā)展的前提。首先，醫(yī)院應(yīng)根據(jù)自身的特點(diǎn)進(jìn)行深入分析探討，并借鑒其他單位的成功經(jīng)驗(yàn)建立先進(jìn)的檔案管理規(guī)章制度，既要包括檔案的存儲規(guī)范制度，還要包括人事檔案的補(bǔ)充制度的。其次，醫(yī)院的人事檔案要建立完善的三級審查制度，對于檔案的整理和收集要逐層進(jìn)行核驗(yàn)，以此避免后發(fā)生，并要對歸檔的材料進(jìn)行組織查驗(yàn)，對于材料的合法性真實(shí)性進(jìn)行科學(xué)判斷，只有三級審核后才能入庫[4]。

3）加強(qiáng)信息化的管理。互聯(lián)網(wǎng)以及數(shù)字化產(chǎn)業(yè)是未來社會的發(fā)展必然趨勢，因此醫(yī)院也應(yīng)注重自身的信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，改變傳統(tǒng)的信息化管理的偏見，注重通過數(shù)據(jù)整合對自身的檔案管理進(jìn)行優(yōu)化，強(qiáng)調(diào)檔案管理與其他部門之間的有效結(jié)合，以此提高工作效率。另外，信息化的檔案管理要注重信息共享性以及信息傳遞性，很多資料內(nèi)容只需一次掃描即可錄入，在今后的工作中可反復(fù)使用，還要建設(shè)檔案資料的智能檢索功能，盡量降低人工勞動強(qiáng)度，實(shí)現(xiàn)智能化管理模式。

4）提升人員綜合素養(yǎng)。隨著當(dāng)前科技的快速發(fā)展答案管理人員，必須緊跟時代步伐，注重提高自身的業(yè)務(wù)能力及綜合素養(yǎng)。首先，醫(yī)院應(yīng)組織檔案管理人員進(jìn)行定期學(xué)習(xí)，尤其對于新理念、新技術(shù)等要重點(diǎn)進(jìn)行探討，并秉承科學(xué)謹(jǐn)慎的態(tài)度，將醫(yī)院實(shí)際情況與新技術(shù)、新理念進(jìn)行結(jié)合，探索和創(chuàng)新符合自身發(fā)展的檔案管理路徑。其次，在醫(yī)院內(nèi)部要引入競爭機(jī)制，對于檔案管理人員要定期考核，表現(xiàn)較好者要給予一定物質(zhì)和精神獎勵，而對于表現(xiàn)不如人意的則要進(jìn)行相應(yīng)的處罰。最后，要在檔案管理部門建立嚴(yán)密的資料保密體系，加強(qiáng)紙質(zhì)資料和電子資料的保管過程，檔案資料在使用過程中要有至少兩人在場，并嚴(yán)格控制醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)與外界網(wǎng)絡(luò)的連接，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的安全性能提升。

4 總結(jié)

綜上所述，醫(yī)院人事檔案管理人員不僅要具備基礎(chǔ)性的檔案管理專業(yè)知識，同時還要求性格細(xì)致、責(zé)任心強(qiáng)，隨著當(dāng)前科技的快速發(fā)展傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足目前中醫(yī)院的實(shí)際需求，相關(guān)的檔案管理人員還應(yīng)該具備一定的系統(tǒng)運(yùn)用能力和網(wǎng)絡(luò)安全知識，但是目前來看中醫(yī)院的檔案管理人員還存在素質(zhì)參差不齊的問題，僅會運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案管理方式。作為相關(guān)人員，要積極探索醫(yī)院人事檔案管理新模式，提升綜合管理水平。