讓檔案更好地服務于企業

施秀敏

（中國石化宜昌分公司）

【摘要】隨著辦公自動化、社會信息化、工廠智能化的發展，傳統的企業檔案管理方式已經不能企業發展的需要。本文通過分析企業檔案信息化管理的特點、存在的問題，從檔案資源、應用系統、標準規范、人才隊伍等方面提出了五項檔案信息化建設措施。

【關鍵詞】檔案管理 信息化

企業檔案信息化是指在企業檔案管理活動中全面應用現代信息技術，以網絡作為基本平臺，對檔案信息資源進行處置、管理和開發，以實現檔案工作為企業生產、經營和管理提供優質高效服務的過程。傳統的紙質文檔在管理過程中具有不易保存、易損壞、易遺失等缺陷，這就給高效利用檔案帶來諸多不便。當今，企業對檔案資源的需求已由過去的單一需求轉變為對檔案，現行文件、圖紙、實物等檢索的綜合需求。這就給傳統的檔案管理提出了挑戰，實現由傳統的檔案管理方式向現代信息化管理方式轉變已經刻不容緩。探索檔案管理的新思路、新方法，推進檔案信息化建設，實現檔案信息資源采集自動化、存儲數字化、管理網絡化、服務人性化，是遵循檔案自身發展規律，提高服務效率和質量的必然選擇。

一、企業檔案信息化管理的優點

1.檔案管理的自動化和檔案實體管理的簡化。一方面通過檔案管理系統可以實現許多管理過程的自動化，包括歸檔、存儲、鑒定、統計分析，另一方面可以簡化檔案實體的管理，如立卷、實體分類等。

2.檔案實體得到保護。首先是代替原件提供利用防止了對實體檔案的損害。其次以電子的方式傳承歷史。因為不管保護措施如何完善，實體檔案的載體的壽命總是有限的，如果將珍貴的歷史檔案數字化，且格式選擇得當，檔案信息就會永久存在。

3.促進服務水平的提高。檔案管理系統具有很強的數據處理能力，可實現目錄數據的一次輸入、多次輸出，可以從多個角度查檢檔案，有助于滿足用戶多元化的檢索需求。信息化條件下查詢效率的提高不僅表現在檢索時間的縮短，更表現在查全率和查準率的提高上，越是跨時空、大規模、綜合性的查找，這種優越性表現越明顯。網絡環境中，檔案信息服務的主動性能夠更好地得以發揮，不但可以將開放檔案全部發布，可以將檔案信息以文字、圖像、音頻、視頻等多種形式予以展現，利用者可用的信息內容更為全面、立體，獲取服務的手段、途徑更為多樣化。

二、企業檔案信息化存在的問題

部分企業對檔案信息化建設重要性認識不足，重視不夠；檔案信息化建設的資金投入不足，存量檔案數字化水平較低，增量電子檔案管理不規范，系統建設分散，檔案信息資源孤島現象比較突出，難以適應系統集成、信息共享和業務協同的需要；檔案信息化建設人才隊伍匱乏。

三、企業檔案信息化建設的措施

（一）企業檔案信息化建設與企業信息化協調同步。企業檔案工作規定（DA/42-2009）指出 “企業檔案信息化應以促進、完善企業信息化和提升檔案管理現代化水平為總目標。企業檔案信息化應堅持技術與管理并重、與企業信息化協調和同步的原則。企業各信息系統的開發與實施應充分考慮檔案管理的要求。”由于電子文件的格式要求和元數據采集等有賴于系統的設計，而系統的設計是在文件生成前進行的。這就要求在文件生成前的系統設計中，把檔案管理的各項需求嵌入系統中，使電子文件轉換成電子檔案后滿足檔案管理的需要。因此要求企業檔案管理部門應加強與企業信息化建設主管部門的聯系，提出檔案信息化工作的基本要求，并將檔案管理系統納入企業信息化系統之中，實現檔案信息化系統與企業信息系統的無縫鏈接。

（二）加強檔案信息化標準建設。檔案信息化過程遭遇到的操作規程問題需要通過標準規范來解決，以普及優秀的檔案管理實踐經驗，統一管理方法，減少低水平重復，保證檔案信息與實體的安全，促進信息共享和交換。企業檔案部門應積極組織貫徹落實國家檔案信息化相關標準和規章，比如《電子文件歸檔與管理規范》《紙質檔案數字化技術規范》《電子文件管理系統通用功能要求》等。企業也可以結合自身檔案信息化建設的實際情況，制定相關企業電子文件、電子檔案管理的標準與規范及其實施細則，確保數字檔案資源格式統一、數據規范、便于轉換、實現共享。

（三）以資源建設為核心，建設豐富的檔案信息資源體系。在信息時代，信息已成為社會的核心資源和戰略資源。誰擁有信息，誰就可以在時代發展中運籌帷幄，占據主動。檔案承載著豐富的信息資源。數字檔案信息資源是企業檔案信息化的立身之本。沒有信息資源，信息化無從談起。數字檔案信息資源按信息加工程度分為目錄信息和原文信息。計算機系統中的檔案目錄可以由人工輸入形成，也可以通過捕獲電子文件形成過程中的元數據而自動生成。檔案原文信息可以通過檔案數字化加工形成，也可以由企業各信息系統中生成，比如公文管理系統，合同管理系統，設備管理系統等。構建檔案信息資源體系，可以通過建立完備的檔案目錄和存量檔案數字化、增量檔案電子化得以實現。為了確保檔案信息資源的真實性、可用性和規范性，企業要充分發揮標準規范的引領和支撐作用，不斷規范和優化工作流程。

（四）加強檔案人員培訓，提高綜合素質。企業檔案管理人員在推進企業檔案信息化進程中具有舉足輕重的作用，他們的創新精神、管理理念影響著企業檔案管理效率和水平。檔案信息化建設涉及數字化檔案信息資源建設、計算機網絡建設、辦公自動化和文檔一體化管理。因此企業對檔案人員培訓時，不僅僅局限于檔案管理業務專業，還要強化計算機應用知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識的培訓，建立以管理型人才為基礎、復合型人才為重點、高科技專門人才為骨干的檔案隊伍體系，滿足企業檔案信息化建設的需要。

（五）優化檔案管理系統，開創檔案管理新局面。檔案管理系統是用來管理檔案信息資源的計算機系統，包括部分硬件設施、操作系統、數據庫管理系統、應用軟件等。檔案管理系統設計與管理的任務包括計算機、服務器、交換機、路由器、防火墻等網絡設備的部署，軟件平臺的選型，存儲介質和存儲方案的明確，備份、災難恢復、認證等安全保護技術的確定等。其中，最重要的是檔案管理軟件的開發與維護，其功能好壞直接關系檔案資源管理的質量。企業檔案信息管理系統的設計應遵循模塊設計、分層實現、循序漸進的原則，檔案管理系統應與企業其他信息系統相銜接，確保檔案部門對本企業各類電子文件、電子檔案的收集、整合、控制和傳遞。筆者所在單位是中石化27家檔案管理信息系統推廣單位之一，所采用的檔案管理系統是中國石化推廣實施的檔案管理系統，檔案管理系統在完成流程設計、系統配置、系統測試，用戶培訓和數據預導入及系統模擬運行、數據導入工作之后正式上線運行。上線后的檔案管理系統實現了以下功能：

1. 遵照國家有關檔案信息化建設的標準、規范并結合企業檔案管理實際，在系統中創建了檔案分類、管理應用視圖，相關報表，檔案館視圖建設，并完成了規范數據的遷移工作。

2.統一了企業檔案管理的收集、整理、歸檔等工作流程，規范了企業檔案管理系統元數據及著錄標準。

3.建立了基于AD域統一身份驗證體系，規范的建立了檔案管理系統用戶并按照工作職能分類了相關權限。

4.提供了檔案資源在線利用服務。

5.完成了與合同管理系統、公文管理系統的集成工作。

中石化檔案管理系統的上線確保了歸檔電子文件真實、完整、可用和安全，進一步提升了企業檔案信息資源標準化規范化管理水平，為建立中國石化統一檔案信息資源管理系統奠定了基礎。

（六）合理安排信息化進程，穩步推進信息化建設。在檔案信息化的建設過程中，企業要立足全局與長遠，做好檔案信息化頂層設計。企業檔案管理部門要根據自身的特點和經濟條件做出準確的選擇，合理安排檔案信息化進程，從現實需要和自身條件出發，有重點、分批次進行檔案信息化工作。

檔案信息化建設是從目錄檢索、全文檢索到社會化開發、知識化管理、輔助決策支持的信息資源的開發利用的過程 ，是一個不斷發展、循序漸進的過程。所以檔案信息化的發展不是一蹴而就的，數字檔案館的發展還需要大量的資金和技術人才的支持，只有在不斷爭取資金技術支持的條件下，抓好基礎性建設，穩扎穩打，分階段分步驟地展開，才能逐漸形成具有完備數據的信息中心，更好的為企業經濟建設服務。

參考文獻：[1]《中央企業檔案職業技能競賽培訓教材工作理論與實務讀本》

[2]中央企業檔案信息化建設工作指引（國資廳發[2014]2號）

[3]呂和順.信息化發展給檔案工作帶來的挑戰與機遇[J].北京檔案，2015，1.