淺析數字化檔案信息建設的發展和問題

孟慧敏

（湖南生物機電職業技術學院）

【摘要】數字化檔案信息建設是現階段主要檔案工作，也是今后檔案工作發展的潮流和需要，而數字化檔案信息建設作為檔案信息化建設中一個必經過程，是順應時代科技發展，適應信息時代發展的新常態、新技術。本文分析了數字化檔案信息建設的必要性和基本途徑，并針對我國數字化檔案信息建設的基本現狀，提出了建設中的問題，并指出了發展方向。

【關鍵詞】數字化 檔案信息

引言

在科學技術高速發展的知識化經濟時代，檔案作為一種原生的信息資源，是國家信息資源的重要組成部分，具有不可估量的社會經濟價值。隨著科學技術的日新月異，現在檔案所包含的信息量也越來越大，種類和形式也越來越多樣，傳統而單一的檔案管理機制顯然已經不能滿足信息化時代檔案工作的各種需求。在進入信息化時代的當今社會，如何利用無處不在的網絡技術有效的管理、開發和應用檔案信息資源，提高檔案信息綜合服務水平，已成為檔案工作發展所面臨的一個重要課題。近年來，數字化檔案信息建設作為開發和利用檔案信息資源的基礎和發展手段，已被提上國家信息資源管理的日程，并取得了長足的進步和發展。但是，我們也應該對檔案工作有清醒地認識，數字化檔案信息建設無疑是項宏大而艱巨的工程，不斷發展的計算機技術和多媒體技術為數字化檔案信息長時間保存、隨時更新帶來不小影響的同事，網絡技術也對數字化檔案信息安全帶來了巨大的挑戰。檔案工作人員要積極面對挑戰，充分認識到數字化檔案信息建設的重要性、深遠性和長效機制。本文針對數字化檔案信息建設的現狀，提出數字化檔案信息建設新的發展路徑，以提高檔案信息的利用率，實現檔案信息資源的社會共享。

一、對數字化檔案信息建設的理解

（一）數字化檔案信息建設的內涵

所謂數字化，就是指利用計算機信息處理技術，將聲、光、電、磁等信號轉換成數字信號，或把文字、數字、圖像等信息轉變為數字編碼，用于準確存儲與快速處理的一種綜合性技術。 數字化具有簡單、直觀、速度快等優勢[1]。數字化檔案是隨著計算機網絡技術、多媒體技術和網絡技術的發展而產生的新型檔案信息形式，“利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案數字信息庫” [2]，它將各種紙質載體的館藏檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式傳輸，并利用計算機系統進行管理，以實現檔案信息方便快捷的利用和共享。經過數字化處理后的檔案能夠整合各種資源和管理軟件，使檔案利用服務方式更加多種多樣，最大限度的實現了檔案資源的共享。

（二）數字化檔案信息建設的內容

從數字化的內容來看，數字化檔案的內容主要包括以下兩個方面：一是對原有館藏紙質檔案進行數字化，即將原有傳統載體的檔案通過掃描、加工錄入和處理，進行數字化轉換；二是對正在形成的電子文件進行及時的分類歸檔與歸檔，做到電子文檔的完整、齊全和真實有效。

從數字化的程度來看，數字化檔案信息建設的內容分為以下兩個層次：一是檔案目錄信息的數字化，即建立檔案目錄數據庫，嚴格規范檔案信息的著錄標引，科學選定檔案目錄的數據庫結構；二是檔案全文信息的數字化，即采用掃描錄入的方式將檔案全文按照原貌逐頁存儲為圖像文件并為其編制目錄索引，或是經 OCR（光學字符技術）識別后采用文本格式存儲檔案內容，輔之以全文檢索數據庫[3]。數字化檔案信息建設還應該包含數字化檔案的整理收集、保管存儲和利用查閱等方面。通過紙質文檔和電子檔案一體化的方式，借助計算機技術及多媒體信息技術完成數字化檔案的收集整理；采用硬盤、光盤等數字存儲設備實現數字化檔案的保管存儲；通過互聯網網絡技術實現數字化檔案的查閱利用。

二、數字化檔案信息安全面臨的主要威脅和存在的問題

檔案利用是檔案作用和價值的最終體現。隨著網絡信息技術的飛速發展，檔案信息化、數據化和檔案利用的網絡化已經成為檔案事業發展的必然趨勢。但是互聯網技術又是一把“雙刃劍”，由于其具有的開放性和共享性，給數字化檔案信息的使用安全造成了嚴重的威脅。隨著數字化檔案信息進程的不斷加快，在網絡環境下，數字化檔案信息安全保障是一個已經需要正面面對的問題。因此，數字檔案開放利用過程中信息安全保障問題是數字化檔案信息建設中需要重點探討的問題。數字化檔案的信息安全保障貫穿整個數字化檔案信息建設過程，在數字化檔案信息建設的處理、存儲、傳輸、維護和利用各個階段，很多學者針對各個階段中涉及的管理、技術、法規、人才、資金等方面做了大量的探討工作，以期構建合理有效的數字化檔案信息安全保障體系。數字化檔案信息安全面臨多個網絡層次威脅，數字化檔案信息安全主要包括三個方面：一是數字化檔案信息內容的原始真實性；二是數字化檔案信息內容的完整性和保密性；三是數字化檔案信息的長期有效性。由于數字話檔案信息的特點以及它對技術的依賴性，使其極容易受到來自外界的威脅。所以，自從數字化檔案信息出現以后，其安全問題一直是這一領域的焦點問題。

三、數字化檔案信息安全保障主要手段

數字化檔案信息安全保障主要包括：（1）通過各種網絡安全技術預防數字化檔案信息安全危害；（2）通過軟件安全評估審計與網絡監測預警機制應對數字化檔案信息安全威脅；（3）通過信息備份與恢復，補救已成事實的災難。網絡安全技術涉及的內容非常廣泛，主要包括：主機數據庫安全技術、防火墻技術、安全管理技術、路由安全技術、密碼技術、身份認證技術、訪問控制技術、系統漏洞檢測技術、病毒查殺技術、黑客入侵檢測技術等。通過多種網絡安全技術手段的綜合應用，開發具有自主知識產權的系統軟件和網絡關鍵設備，就可以大幅度降低網絡對數字化檔案信息安全帶來的危害。

總之，數字化檔案信息建設是長期而艱巨的戰略任務，也是復雜而龐大的系統工程。在數字化檔案信息建設在實踐中出現的問題，我們應認真總結經驗教訓，使之不斷在推廣中走向規范與完善。

參考文獻：[1]劉艷林.檔案數字化是開發檔案信息資源的基礎[J].檔案管理，2009（12）：46-48.

[2]趙春暉.淺談當今檔案數字化建設[J].黑龍江科技信息，2007（10）：227-228.

[3]李惠萍.檔案信息化發展方向——檔案數字化[J].云南檔案，2009（11）：15-16.