淺議如何做好會計檔案管理工作

靳莉娜

（河南洛陽伊布妮翻譯服務有限公司）

【摘要】會計檔案是國家全部檔案重要組成部分，會計檔案管理工作也是整個檔案管理工作中一項很重要的工作。如何認識會計檔案管理工作的重要性，發現會計檔案管理工作中存在的問題，理清加強會計檔案管理工作的頭緒，更好地為領導決策提供準確地依據，有效地服務各項工作，是擺在我們財務人員面前的重大課題。

【關鍵詞】會計檔案 重要性 管理 措施

1會計檔案工作的重要性

會計檔案是指各機關，企業、事業或其他經濟組織在經濟管理中產生的會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專業材料。它完整、系統地記錄和反映一個單位、一個部門或一個地區的經濟活動狀況，是經濟活動的歷史記錄和經濟活動的和經濟效果的綜合反映，是單位預算和財務收支計劃的重要依據，是進行會計監督、實現科學管理的重要條件，是經濟建設中寶貴的、不可缺少的重要信息資源。

1.1會計檔案的憑證作用。賬務的原始記錄即是會計憑證。會計憑證既是記錄經濟業務、明確經濟責任的憑證，又是登記賬簿的憑證，同時也是記載各單位經濟活動的最初的書面憑證。這些會計憑證在企業會計核算中最原始、最基本、使用也最多。通過會計憑證，可以作為事后查考某個會計事項的查找依據，也可以查明各項經濟業務是否符合有關的政策、制度、計劃和預算的規定，有無鋪張浪費和損害國有財產的行為，從而嚴肅財經紀律，防止違法亂紀行為的發生。

1.2會計檔案的依據作用。會計檔案是會計分析和會計檢查的主要依據。無論會計分析還是會計檢查，都要以報表、帳簿、憑證等為主要依據，進行具體的分析和檢查。各單位就是要通過會計檔案的依據作用，對于反映經濟活動和財務收支情況的各項經濟指標進行基本的數量分析和研究，找出差距和發現問題，弄清責任，吸取經驗與教訓，全面地作出結論，并提出改進工作的建議或措施。

1.3會計檔案的史料作用。了解歷史、總結工作、積累經驗、規劃未來離不開會計檔案，這就是會計檔案的史料作用。利用會計檔案可以全面了解各項財產、資金增減變動情況；可以計算成本、費用、利潤、資金的保管與合理使用情況；可以分析對比歷年來各項資金的來源和運用情況，以及財務、成本、計劃的執行情況，查明獲得成績和產生不足的原因，為編制計劃提供必要的數據；可以為單位編寫大事記、年鑒，開展歷史研究提供經濟活動方面的素材和原始資料。

2會計檔案管理存在的問題

2.1對會計檔案管理工作不重視。有的單位領導和財務人員對財務檔案工作缺乏足夠和重視。他們認為，只要財務工作按規定、按要求做好了，財務工作就算是完成了，至于會計檔案的收集、整理既費時又費力，往往是可有可無，放任自流。這樣就出現了不少單位重視會計業務，輕視會計檔案管理的現象。具體表現在沒有配備專門的檔案人員管理會計檔案；沒有專門的庫房存放會計檔案；沒有按《會計檔案管理辦法》要求科學地管理會計檔案等等。另外，會計檔案管理監管力度不夠。在單位接受的各項會計業務檢查和審計工作中，很少有將會計檔案規范化管理作為檢查重要事項的情況。在單位內部，也很少有單位將會計檔案管理真正融入到財政財務管理工作的全過程，作為單位財政財務管理的固有環節來對待，很少建立各環節相互制約、相互促進的會計檔案監管機制，影響了會計檔案的質量和管理的成效，最終影響會計檔案的有效利用。

2.2會計檔案管理制度不完善。在很多單位是誰負責那項工作，誰就負責將那項工作形成的會計檔案資料裝訂、整理，并負責保管。如果出差或請假，檔案的利用就會受到影響和限制。若是調動，離開工作崗位的人對會計檔案不說明、不移交，一走了之，更有甚者，將檔案帶走或丟棄。沒有完善的會計檔案管理制度對會計檔案的移交進行規范，結果就是責任不清，管理混亂。

2.3會計檔案人員素質有待提高。會計檔案的整理歸檔一般都由會計人員完成，會計檔案案卷質量的高低則取決于會計人員對會計檔案規范化整理的熟練程度。但是，很多單位都沒有組織相關人員進行會計檔案管理知識培訓，財政部門和檔案管理機構也很少進行相關業務指導，絕大多數的會計檔案歸檔和整理主要靠本單位老會計人員的言傳身教。這樣的后果：一是造成相關會計檔案管理人員和責任對象沒有規范的檔案法制意識；二是沒有規范的檔案管理辦法可供借鑒和參考，容易和檔案業務的標準脫節；三是對會計檔案管理的重要性缺乏認識，在工作中容易忽視管理細節，責任心不強。

3加強會計檔案管理的措施

3.1首先要提高人們對會計檔案管理的重視，加強管理，統一領導。《會計檔案管理辦法》規定：企業部門要重視檔案管理工作，必須妥善保管會計檔案，要便于查閱、嚴防資料的泄露。從上述規定可知，加強對檔案的管理是法律的要求，是嚴厲的法制行為。部門領導必須認識依法管理檔案的重要性，以法律為依據加強檔案的管理工作，使領導真正意識到檔案管理工作的重要性，加強會計檔案管理的監管力度，實現依法管理會計檔案的目標。

3.2建立和健全會計檔案管理制度。會計檔案管理制度是保證會計檔案的真實、完整、安全與使用方便，為經濟工作提供服務而制定的。要根據會計檔案法規和單位實際情況，建立一套完整的立卷、歸檔、、保管、借閱、銷毀制度，保證會計檔案的完整、準確、系統和安全。要貫徹執行檔案管理制度，還安排具有一定能力和水平，且責任心強的同志負責會計檔案管理工作。

3.3加強會計檔案管理隊伍建設。加強財務檔案管理制度的執行監督，一方面針對教育培訓的實施情況，企業應該要求財務負責人會同相關管理部門對參與培訓的相關管理人員進行嚴格的考核，考核通過的人員才能繼續參與崗位工作，考核不通過的應該給予一定的處罰，并要求繼續參與學習，學習期間待崗，待考核通過以后才能再次上崗工作。另一方面，應該在制度中明確監督處罰的措施，定期檢查財務檔案管理有關人員的檔案管理工作，包括檔案資料收集、分類、歸檔、編目等情況，要求檔案管理人員必須嚴格按照法律的規定做好財務檔案的立卷、歸檔、保管工作，所有的查閱、復制、銷毀應該嚴格遵守企業的財務檔案管理規定。另外，將財務檔案管理納入到績效考核當中，企業在績效考核當中，應該將財務檔案管理作為績效考核的重要內容，除了對相關管理人員的工作作出評價和獎懲之外，將考核的結果與管理人員的薪資待遇掛鉤，財務檔案管理工作表現突出的工資待遇按一定幅度上調，表現較差的薪資待遇按一定幅度下調，只有這樣才能讓管理人員充分重視財務檔案管理。

參考文獻：[1]侯春蘭，新形勢下會計檔案管理存在的問題及改善措施；揚州教育學院學報：2013（4）