淺談檔案信息利用效果反饋工作

任靜

摘 要：隨著改革開放的不斷深化和進(jìn)步，我國綜合國力日益增強(qiáng)，社會經(jīng)濟(jì)水平不斷提升，尤其是二十一世紀(jì)以來，我國各行各業(yè)都呈現(xiàn)出了蓬勃發(fā)展的趨勢。檔案是各行各種中都涉及到的工作，近年來也受到了社會的關(guān)注和重視。檔案利用信息反饋是做好檔案工作的重要基礎(chǔ)和前提，主要是指在檔案用戶在利用檔案信息之后，將所產(chǎn)生的效果和情況反饋給檔案利用部門的過程。文章主要基于檔案信息利用效果反饋工作的重要意義進(jìn)行了分析，同時(shí)介紹了在檔案信息資源開發(fā)和信息反饋工作中注重的事項(xiàng)，并提出了檔案信息利用效果反饋工作的措施，希望可以為檔案利用效果反饋工作的順利、有效實(shí)施提供理論幫助和基礎(chǔ)，僅供參考。

關(guān)鍵詞：檔案利用；效果反饋；措施

前言

近年來，檔案利用工作備受關(guān)注，其中檔案利用效果信息反饋為順利開展檔案利用工作提供方向。一般情況下，可以通過調(diào)查和收集實(shí)際檔案利用效益而預(yù)測出社會及市場對檔案利用的具體需求，以此減少檔案利用中存在的盲目性。另外，相關(guān)檔案利用部門還可以借助檔案信息利用效果反饋情況對檔案利用工作中的問題進(jìn)行分析和總結(jié)，找出經(jīng)驗(yàn)不足的地方，從而對檔案利用工作及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，優(yōu)化檔案服務(wù)質(zhì)量。就現(xiàn)階段我國的檔案利用工作而言，還普遍存在著重利用、輕信息效果反饋的弊端。在實(shí)際檔案利用工作過程中，只是一味地重視利用人次、卷次，以及利用內(nèi)容的記錄，盲目地認(rèn)為只要能夠?yàn)闄n案利用者提供準(zhǔn)確的檔案信息就可以了，而忽視了檔案信息利用效果的反饋，比如用戶對于檔案利用的要求、建議，以及意見等沒有進(jìn)行深入的調(diào)查。基于此，要高度重視檔案信息利用效果的反饋工作，從而促進(jìn)檔案工作的健康發(fā)展。

1 檔案信息利用效果反饋工作的重要意義

1.1 檔案信息利用效果反饋是檔案利用工作的風(fēng)向標(biāo)

對于檔案利用工作而言，檔案利用效果信息反饋在其中扮演著不可或缺的角色，發(fā)揮著風(fēng)向標(biāo)的作用。對于實(shí)際檔案利用效益的調(diào)查和收集，能夠很好地了解社會以及市場對于檔案利用的需求，可以促使檔案利用部門全面掌握和了解檔案利用的實(shí)際情況，并對效果反饋進(jìn)行匯總，找出檔案利用工作中的不足之處，減少盲目性。通過檔案信息利用效果反饋還可以了解檔案用戶的意見和建議，進(jìn)而改進(jìn)服務(wù)方式，提高服務(wù)效率，提升檔案利用工作的效率與職能，最終將檔案利用價(jià)值和作用最大化地發(fā)揮出來。

1.2 檔案信息利用效果反饋是檔案編研工作的可靠題材

檔案編研工作的主旨就是總結(jié)歷史經(jīng)驗(yàn)，找出以往工作中存在的不足，進(jìn)而為現(xiàn)實(shí)服務(wù)。檔案編研工作的可靠題材是通過檔案信息利用效果反饋提供的，可以為編研工作提供準(zhǔn)確的研究方向，選取良好的主題，避免了人力、物力，以及財(cái)力的浪費(fèi)。檔案信息利用效果反饋主要來源于社會和檔案用戶等，具有明顯的現(xiàn)實(shí)性和時(shí)效性。優(yōu)秀的檔案信息利用反饋可以及時(shí)反映出社會所需要的新的需求，進(jìn)而為檔案編研工作提供新的靈感、新的方法以及新的思路。

2 在檔案信息資源開發(fā)和信息反饋工作中注重的事項(xiàng)

在進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)和信息反饋的工作中，要注意以下幾點(diǎn)事項(xiàng)：

首先注重檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，追尋檔案的實(shí)際效益。在一定時(shí)期內(nèi)不同地區(qū)的相關(guān)檔案部門都要編制檔案報(bào)告，了解每個(gè)時(shí)期內(nèi)檔案利用的具體情況，做好檔案利用數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)工作，借此了解通過檔案信息資源的開發(fā)與利用工作多獲得的社會經(jīng)濟(jì)效益，從而改善檔案利用工作方式。

其次，在檔案用戶查閱或者借閱檔案時(shí)，必須要填寫檔案利用的目的，達(dá)到更深層次的了解，以此獲得檔案利用反饋信息，掌握檔案利用的實(shí)際效果。一般情況下，檔案利用單位或者用戶在查閱或借閱檔案時(shí)，首先要填寫登記表，除了基本的要求之外，還要填寫利用目的，以便檔案利用部門以此統(tǒng)計(jì)檔案信息利用效果反饋工作。

3 檔案信息利用效果反饋工作體系

3.1 提高認(rèn)識，增強(qiáng)檔案利用效果信息收集工作的責(zé)任感

眾所周知，檔案信息利用效果反饋的調(diào)查和收集工作非常復(fù)雜瑣碎，需要消耗大量的時(shí)間和人力，收集過程極其艱難，一旦某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤，就會影響整個(gè)檔案利用的實(shí)際情況。因此，必須要提供認(rèn)識，增強(qiáng)檔案利用效果信息收集工作的責(zé)任意識，及時(shí)對檔案利用效果反饋信息進(jìn)行收集和總結(jié)，使其為檔案利用工作的順利開展提供可靠依據(jù)。反之，如果忽視檔案信息利用效果反饋收集工作，就無法全面準(zhǔn)確地映出檔案利用的實(shí)際過程，這將嚴(yán)重影響檔案利用情況。基于此，要檔案人員要從意識到檔案信息利用效果反饋工作的現(xiàn)實(shí)意義，做好反饋信息記錄，切實(shí)提高檔案利用工作水平。

3.2 建立檔案利用反饋信息處理機(jī)制

檔案用戶來自全社會的各個(gè)地方，從事的社會活動以及工作任務(wù)等都有所不同，并且各自的歷史文化背景也不盡相同，所以大大增加了檔案信息利用效果反饋的復(fù)雜性和多樣性，從而給檔案利用反饋信息源的研究和探索增加了很大的難度。因此，檔案部門首先要建立健全完善的檔案利用反饋信息機(jī)制，只有這樣，才能對檔案利用反饋信息進(jìn)行總結(jié)和分析，反映出檔案利用的實(shí)際情況，從而保證檔案利用工作為檔案用戶提供高質(zhì)量、高水平的服務(wù)。一般而言，建立科學(xué)合理的檔案利用反饋信息機(jī)制可以從以下兩方面著手：第一，建立一個(gè)相對穩(wěn)定的組織，組織成員主要包括不同的檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)、負(fù)責(zé)人、以及專家和檔案人員。第二，要具體情況具體分析，針對檔案利用的實(shí)際情況制定嚴(yán)格的規(guī)范制度，明確規(guī)范檔案利用反饋信息處理的時(shí)間、內(nèi)容、方式以及要求，并要求檔案工作者嚴(yán)格按照此規(guī)范執(zhí)行。

4 檔案信息利用效果反饋工作的措施

4.1 建立健全利用效果登記制度

建立健全的檔案利用效果登記制度是收集反饋信息的基礎(chǔ)和前提。在登記冊上填寫當(dāng)利用目的，之后由檔案人員跟蹤記錄，這樣做既具有時(shí)效性，還可以為后續(xù)檔案利用反饋信息的收集減輕工作量。還要建立明確的獎懲制度，對于表現(xiàn)優(yōu)異的當(dāng)檔案利用人員給予一定的獎勵，提高他們的積極性，從而促進(jìn)檔案利用工作的有效實(shí)施。

4.2 建立利用信息定期發(fā)布制度

在總結(jié)和分析檔案信息利用效果反饋工作時(shí)，要及時(shí)匯總每個(gè)階段檔案利用的特點(diǎn)，并指派專業(yè)人員進(jìn)行編寫，建立利用信息定期發(fā)布制度。還要總結(jié)歷史的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)與不足，針對檔案利用工作中的問題進(jìn)行改善，為檔案利用的預(yù)測與計(jì)劃工作奠定基礎(chǔ)。

5 結(jié)束語

通過文章的綜合敘述可以了解到，對于檔案利用工作而言，要想健康、長久地發(fā)展下去，就必須要重視檔案信息利用效果反饋工作的重要意義。注意工作中的一些注意事項(xiàng)，建立科學(xué)合理的工作體系，并根據(jù)檔案利用的實(shí)際情況制定相應(yīng)的檔案信息利用效果反饋工作措施。只有從真正意義上認(rèn)識到檔案信息利用效果反饋工作的現(xiàn)實(shí)性，才能做好檔案利用工作，進(jìn)而形成良性循環(huán)，為檔案利用的可持續(xù)發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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