移交資料協同管理探索

秦亮+陳書軍+劉繼武

【摘要】本文將協同管理理論應用于工程移交資料管理中，提出移交資料協同管理模型，同時設計移交資料協同管理界面。移交資料協同管理模型可以有效解決移交資料中資料缺失及不準確的問題，同時可以大大提高移交資料的效率，對于探索移交資料高效管理模式有重要意義。

【關鍵詞】移交資料；協同管理

0引言

協同管理是將系統的無序的各個單元（例如建設工程中各個參建方等）集合在一起，使之能夠相互協作，使之發揮整體效益大于各個部分效益之和的累加，最終實現最大目標的一種管理模式。工程資料是在工程施工中形成的歷史記錄，包括文字，圖片及影像等多種形式。工程資料如實反映了工程的過程及整個建設項目所實施的具體情況，對于工程的竣工驗收以及后期的項目運營，出現質量問題責任認定及維護有著非常重要的參考意義。因此移交資料是整個工程建設中重要的環節。在實際的建設工程中，移交資料主導是建設單位，施工單位需要按國家規定向建設單位移交資料；如果實現的是總分包制，負責各個專業的承包企業需要向總承包施工企業移交施工資料；對工程項目的質量進行監督的監理企業將工作中的施工情況總結向建設單位移交資料。建設單位在總結匯總資料之后，向當地的城市建設檔案館移交工程建設的所有檔案。由于目前建設項目的規模越來越龐大，參建方數量較多，在實際工作中，要提高移交資料的效率，保證資料完整，準確需要對移交資料管理模式進行探索。本文探索將協同管理的思想應用于實際移交資料中，對于解決移交資料中出現的問題進行有益的探索。

1協同管理概念及優勢

1.1協同管理概念

協同管理是在一定的管理機制下，復雜系統中各個單元在機制下能夠互相利用信息，相互配合協作完成復雜任務的一種工作模式。協同管理在最大管理者的調節下，通過對于系統中各個子單元進行時間，空間及功能結構的重組，產生一種具有“競爭合作協調”能力，其產生的效益遠遠大于各部分之和累加。

在建設工程資料移交的過程中，建設單位起著主導作用，類似于協同管理模式中的管理者。建設單位制定的管理機制能否有效的在各個被管理者（各參建方）之間有效運作，對于移交資料的協同管理有著重要作用。

1.2協同管理在工程建設項目移交資料中應用中優勢

協同管理理論應用于工程實際移交資料中，主要有以下幾點核心優勢。

（1）協同管理有助于確保移交資料完整及準確的目標實現。協同管理模式不同于單向管理模式及雙向管理模式，協同管理主要以難以具體化，明確及預測的復雜系統為主要研究對象，通過協同管理的思想使系統內各單元能夠相互協作，促進信息的傳遞，最終圓滿完成移交資料的工作。

（2）協同管理可以有效平衡各方利益。工程建設中存在風險項目，部分參與建設的單位不愿意承擔相關的風險，不積極主動配合資料的收集。在“競爭一合作一協調”運行機制下，協同管理可以對資料移交中存在的利益相關方開展針對性的協同活動，從而有效達成完整準確移交資料的目標。

（3）協同管理可以使移交資料工作更具有組織性，提高移交資料工作效率。資料的收集工作由各個分散的參建部門組成，不同參建部門對于資料的種類和要求不一樣。協同管理對于各個部門進行協調管理，加強整個移交資料工程的組織性，可以提高移交資料的工作效率，節省人力物力成本。

（4）協同管理可以對移交資料的過程進行動態控制。工程項目的規模越來越龐大，施工的環節越來越復雜，項目歷經立項決策、設計及施工安裝等環節，還會出現設計變更等設計施工變化狀況的出現，因此需要時刻對于施工資料進行收集整理，動態處理好各個參建部門之間的協調工作，可以對資料移交完整及準確性起到關鍵作用。

2移交資料協同管理概念模型

總結協同管理的相關理論，以目標協同為上層建筑，配合過程、組織協同，在信息協同的基礎上，結合工程項目的實際情況，構建了工程項目移交資料的基本模型如圖1所示。

圖1移交資料協同管理模型

2.1目標協同管理

移交資料的高效，準確、完整是進行協同管理的根本目標。運用協同管理的方法，對于移交資料中存在的問題進行分析研究，確定移交資料的類型及數量的程度，幫助建設單位做好參建單位的具體資料轉移的制定工作。資料的收集過程中，利用各參建方之間的聯系進行協同優化，將協同優化的目標任務分解到過程協同及組織協同過程的中去，制定相應的更加詳細的目標。同時，在資料收集過程中，根據工程建設出現的突發情況，不斷調整資料收集的種類與數量，動態監控與分析收集資料中的各個具體工作目標的制定，從而對于工程建設資料的收集由被動的事后整理轉移為過程中的動態管理。工程移交資料的轉移目標協同是開展協同管理的基礎，沒有目標就會失去協同管理的方向。同時目標協同也是協同管理的最終達成的目的，一切協同管理的最終所要達成的結果在于目標協同。因此協同管理在整個移交資料協同管理體系中起著至關重要的作用。

2.2過程協同管理，組織協同管理是進行移交資料協同管理的手段

協同管理中目標協同的實現離不開過程協同管理及組織協同管理的有力開展。過程協同管理和組織協同管理的順利實施是實現移交資料目標協同的有力保障。

過程協同就是要求在工程的決策，設計及施工階段要把握每一個環節的資料收集于轉交工作。特別是施工階段，建設規模大，施工程序復雜，要求對于每一個施工環節，特別是關鍵部位的施工做好資料的收集轉交工作，確保資料的準確，完整及翔實，同時資料的類型能夠反映建筑施工的實際情況，將資料轉移由事后被動轉移變成過程動態轉移，有利于把握資料的完整度及準確性。

組織協同指在建設單位的指揮下，各個參建方的主動進行配合，提供相關環節的資料進行有效的資料完整準確收集與移交。減少由于缺乏組織性造成的資料不完整及拖延內耗現象的發生。

2.3信息協同是進行協同管理的聯系者

建設工程的復雜性使得在參建各方中信息的傳遞顯得尤為關鍵。沒有信息協同，各個參建方的消息不通順，存在之后現象，就會帶來資料收集的困難與不準確。只有各個參建方共同享有信息傳遞的內容，進行信息協同，才能是使得協同管理帶來巨大的管理價值。因此在進行資料移交的信息協同過程中，要注重建設中各類信息的內容與傳輸途徑的建設，確保各個參建方可以及時了解信息，對于資料的收集，提供以及最后的移交帶來便利。

3資料移交協同管理界面設計

資料移交協同管理界面主要圍繞以下四個部分為主要的工作對象：施建協同（施工單位與建設單位的協同）；監建協同（監理單位與建設單位的協同）；專總協同（專業承包單位與總承包單位的協同）；建地協同（建設單位與地方檔案館的協同）。工作對象中各個單位之間必須加強協作，從系統的高度對于在資料轉移過程中存在的資料缺失，不完整及不準確等情況進行改進與消除，縮短資料轉移的時間，提高資料轉移的質量，逐步探索出在工程資料轉移管理的高效方法。資料轉移協同管理界面如下圖所示。

圖2資料移交協同管理界面

4結語

工程建設的規模逐漸龐大，涉及的參建方的數量也逐漸增多，如何保證工程資料在各個部門之間高效，完整及準確的轉移，是維護建設單位利益，保證工程項目后期經營和維護的保障。本文將協同管理引入資料移交管理中，提出資料移交協同管理的新理論，為后面探尋解決資料移交中出現的問題打開新的思路。

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