淺談解決檔案管理中存在問(wèn)題的策略

吳靜+郭虹

（內(nèi)蒙古錫林郭勒熱電有限責(zé)任公司 內(nèi)蒙古 錫林浩特 026000）

【摘要】隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展，以及網(wǎng)絡(luò)化、信息化技術(shù)的普及，檔案管理工作為了適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需要，普遍采用了計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行科學(xué)的管理，為檔案管理提供方便的同時(shí)，也會(huì)伴有一些問(wèn)題出現(xiàn)，本文針對(duì)如何解決檔案管理中問(wèn)題，提出了合理化建議。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 問(wèn)題 思考 信息化管

一、檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題

（1）對(duì)檔案管理工作不夠重視。企業(yè)設(shè)立檔案部門(mén)，主要是為了收集、整理及健全檔案資料，能夠?yàn)樯a(chǎn)經(jīng)營(yíng)及領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策而服務(wù)的。對(duì)于大型的企業(yè)在這方面做的是較成功的，但是一些小的企業(yè)做的還是不夠，在企業(yè)檔案管理中出現(xiàn)了問(wèn)題。企業(yè)內(nèi)部對(duì)檔案管理仍不夠規(guī)范，有的企業(yè)只是為了迎合領(lǐng)導(dǎo)而采取的形式化的措施，檔案管理的利用率和利用效果被忽視，企業(yè)開(kāi)展的評(píng)優(yōu)等活動(dòng)與檔案管理人員幾乎不靠邊，使檔案管理人員無(wú)法發(fā)揮自身的優(yōu)越性。

（2）檔案管理人員素質(zhì)不高。由于檔案管理的設(shè)施比較陳舊，管理人員的技術(shù)素質(zhì)并不是很高，管理的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度都較低，這些問(wèn)題都是目前檔案管理工作中普遍遇到的困難?；A(chǔ)設(shè)施的不完善給檔案管理工作帶來(lái)困難，直接影響其質(zhì)量、管理及使用。當(dāng)今時(shí)代是高科技時(shí)代，要想使檔案管理工作更具標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，對(duì)于基礎(chǔ)設(shè)施的投入是必要的。傳統(tǒng)的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施較為陳舊，不僅僅表現(xiàn)在房屋簡(jiǎn)陋上，還表現(xiàn)在技術(shù)的傳輸、檢索、保管等相關(guān)的環(huán)節(jié)上，這些陳舊的基礎(chǔ)設(shè)施，使檔案管理的效率較低、效果也不是很理想。

（3）檔案管理服務(wù)水平較差。檔案管理服務(wù)水平的高低直接影響著企業(yè)的生產(chǎn)及經(jīng)濟(jì)工作能否順利進(jìn)行。在檔案管理的實(shí)際運(yùn)行中，檔案管理部門(mén)常會(huì)出現(xiàn)缺乏與其他部門(mén)的溝通、協(xié)調(diào)能力差、缺乏主動(dòng)性等問(wèn)題，致使檔案缺乏真實(shí)性、連續(xù)性，影響著企業(yè)工作的正常運(yùn)行。缺乏科學(xué)的檔案管理運(yùn)行機(jī)制，再加上人員配置的不合理，檔案人員的素質(zhì)具有一定的局限性，并沒(méi)有收集足夠的資料為企業(yè)的決策提供依據(jù)。

二、解決檔案管理問(wèn)題的合理化措施

（1）要重視檔案管理工作。在現(xiàn)代化的信息管理中，企業(yè)要研究制定一個(gè)總體的規(guī)劃，就需要運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，并且把其當(dāng)作一項(xiàng)重要的事情去管理。這需要管理人員對(duì)檔案管理工作有現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)，還要掌握先進(jìn)的技術(shù)，盡可能的利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)解決傳統(tǒng)檔案管理工作中不合理的管理方法，要盡量爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作中基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入，改變計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中分布不均及使用不合理的現(xiàn)象出現(xiàn)。必須重視現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)檔案管理技術(shù)，改革主要以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理為前提，還要采取行之有效的現(xiàn)代化管理體制及方法。利用現(xiàn)代化的管理手段可以改變不適合檔案管理的體制及方法，并充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

（2）提高檔案管理人員的素質(zhì)。隨著科學(xué)化、現(xiàn)代化的發(fā)展，計(jì)算機(jī)的廣泛使用。檔案管理人員必須掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)知識(shí)，提高自身素質(zhì)和能力，使自己能更好的為檔案管理工作出一份力，也為現(xiàn)代化的管理及檔案檢索提供扎實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)也要科學(xué)的制定崗位職責(zé)規(guī)范和目標(biāo)責(zé)任制，使管理人員的工作目標(biāo)和檔案管理的目標(biāo)相一致。同時(shí)還要對(duì)管理人員進(jìn)行職業(yè)道德教育，只有不斷加強(qiáng)管理人員的職業(yè)道德建設(shè)，才會(huì)使檔案管理工作及單位的相關(guān)需要有所保證。實(shí)行檔案管理工作，必須重視人才，人才要先于設(shè)備，需要及時(shí)對(duì)人才進(jìn)行培養(yǎng)，而不應(yīng)該等到設(shè)備齊全后在進(jìn)行培養(yǎng)。要建立起激勵(lì)機(jī)制，加快人才的成長(zhǎng)速度，并將其穩(wěn)定在檔案部門(mén)中，可建立起一支能夠掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)與知識(shí)技能，且可以熟練了解管理業(yè)務(wù)知識(shí)結(jié)構(gòu)，有專(zhuān)業(yè)熱情、又可以為檔案工作貢獻(xiàn)思想的檔案人才隊(duì)伍。

（3）建立健全的管理體制。建立健全的管理體制，提高檔案管理服務(wù)水平。檔案管理工作最重要的任務(wù)就是服務(wù)企業(yè)，檔案管理工作服務(wù)質(zhì)量的好壞直接影響著企業(yè)的發(fā)展。要想做好檔案管理服務(wù)工作就要有創(chuàng)新的服務(wù)理念，要樹(shù)立服務(wù)、發(fā)展的意識(shí)，不斷地開(kāi)闊眼界、思路，增強(qiáng)其利用功能，提高工作效率，為企業(yè)決策提供可靠的依據(jù)。還要不斷地更新服務(wù)方式，利用檔案的優(yōu)勢(shì)開(kāi)展檔案研究及技術(shù)咨詢(xún)工作，充分提高檔案信息開(kāi)發(fā)的質(zhì)量及效益，推進(jìn)檔案信息化管理進(jìn)程，使其資源利用率得到提高，盡可能的滿(mǎn)足企業(yè)的需要。要不斷的完善檔案管理服務(wù)水平，通過(guò)多渠道與不同的服務(wù)領(lǐng)域展開(kāi)合作，在做好檔案開(kāi)發(fā)工作的同時(shí)，還要時(shí)時(shí)的關(guān)注生產(chǎn)、技術(shù)及相關(guān)的科研工作內(nèi)容，積極主動(dòng)開(kāi)展信息發(fā)布及現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)活動(dòng)，使其成為企業(yè)發(fā)展的助推器。

三、大力開(kāi)發(fā)檔案的服務(wù)領(lǐng)域

（1）信息服務(wù)的社會(huì)化、多主體。由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對(duì)象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會(huì)全方位服務(wù)，已成為檔案管理者的共識(shí)。這是因?yàn)闄n案部門(mén)既要面對(duì)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會(huì)活動(dòng)中利用或可能利用檔案信息的組織和個(gè)人，又要針對(duì)性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。信息化社會(huì)中，人們對(duì)各類(lèi)信息的需求日益迫切。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動(dòng)變得越加復(fù)雜，越離不開(kāi)信息服務(wù)。對(duì)檔案信息的單一需求必然將被對(duì)檔案、文件、圖書(shū)、情報(bào)檢索資料的綜合需求所代替。

（2）興辦服務(wù)實(shí)體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。處于信息化社會(huì)的今天，從信息資源開(kāi)發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶(hù)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案館（室）的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實(shí)體。

（3）加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，人類(lèi)的知識(shí)和信息總量在急劇增長(zhǎng)，面對(duì)浩瀚繁雜的文獻(xiàn)情報(bào)，任何一個(gè)文獻(xiàn)部門(mén)都不可能將所有知識(shí)和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書(shū)、情報(bào)等部門(mén)各自為政的局面，建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。而建立聯(lián)合目錄，實(shí)行資源共享，正是建立社會(huì)信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。

總之，隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，檔案管理工作進(jìn)入了一個(gè)新的歷史時(shí)期。不僅提高了管理人員的效率，而且促進(jìn)了企業(yè)內(nèi)部的發(fā)展，為了企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理及重要的決策提供了依據(jù)?，F(xiàn)代化的檔案管理需要與科技發(fā)展相適應(yīng)，只有處理好檔案管理中的問(wèn)題，才能更好的促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]晉瑛.檔案數(shù)字化建設(shè)與企業(yè)檔案管理[J].新疆電力技術(shù)，2008，（04）.