對企業(yè)辦公室工作效率的幾點思考

王雪冰

中圖分類號：F272.9 文獻標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2017）01-000-01

摘要辦公室是企業(yè)的中樞系統(tǒng)，其工作效率對整個企業(yè)的運轉(zhuǎn)效率有重要影響。企業(yè)辦公室承載著督導(dǎo)企業(yè)運營目標(biāo)、把握企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營狀態(tài)、聯(lián)系企業(yè)其他組織部門等多項任務(wù)，本文將分析企業(yè)辦公室的作用和特點，對提高企業(yè)辦公室的工作效率提出幾點建議。

關(guān)鍵詞企業(yè)辦公室作用工作效率思考

隨著我國市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，企業(yè)面臨的市場競爭越來越激烈，處理好企業(yè)內(nèi)部關(guān)系、發(fā)揮辦公室的中樞效應(yīng)，是幫助企業(yè)在激烈的市場競爭中占據(jù)有利地位的有效途徑。企業(yè)辦公室的工作具有較高的復(fù)雜性，建立穩(wěn)定的工作秩序，采用合理的辦公方法，是提高企業(yè)辦公室工作效率的關(guān)鍵。

一、企業(yè)辦公室的作用及特點

（一）企業(yè)辦公室的作用

企業(yè)辦公室的主要職能包括信息收集、統(tǒng)計分析、公文處理、制度督辦、對外交流、內(nèi)部聯(lián)系等，既參與企業(yè)的決策謀劃，又負責(zé)后勤服務(wù)，是企業(yè)中綜合性較強的部門。從企業(yè)辦公室的職能來看，企業(yè)辦公是是企業(yè)的指揮中心、運轉(zhuǎn)中心和服務(wù)中心，在企業(yè)運行過程中發(fā)揮著重要作用，是企業(yè)的中樞系統(tǒng)。

（二）企業(yè)辦公室的工作特點

企業(yè)辦公室的工作具有復(fù)雜性、隨時性以及較強的服務(wù)性質(zhì)。首先，企業(yè)辦公室的職能決定了企業(yè)辦公室工作的復(fù)雜性，既要做好文秘工作、幫助領(lǐng)導(dǎo)謀劃企業(yè)發(fā)展方向，又要組織會議、負責(zé)具體工作部署；既要擬定企業(yè)管理制度，又要負責(zé)制度的監(jiān)督落實、聽取企業(yè)員工的反饋意見；既要對外交流，樹立良好的企業(yè)形象，又要聯(lián)系內(nèi)部其它部門，協(xié)調(diào)企業(yè)各項工作。另外，辦公室作為中樞系統(tǒng)，要隨時處理企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營中遇到的各種情況，工作突發(fā)性強，需要辦公室人員具有良好的心理素質(zhì)和靈活的應(yīng)變能力。辦公室雖然不直接參與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動，但辦公室的工作是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作能夠順利進行的前提保障，為各個部門的工作提供服務(wù)和后勤保障。

二、提高企業(yè)辦公室工作效率的思考

（一）樹立全局觀，提高綜合協(xié)調(diào)能力

樹立全局觀念，協(xié)調(diào)企業(yè)上下，做好內(nèi)外聯(lián)系工作，是發(fā)揮企業(yè)辦公室中樞作用的關(guān)鍵。企業(yè)辦公室人員開展工作要從企業(yè)全局出發(fā)，協(xié)調(diào)各個部門的工作，傳達上級指示，反應(yīng)下級情況，使企業(yè)上下形成良好的溝通配合。在工作中分清主次，明確輕重緩急，擬定合理的工作順序并根據(jù)各種突發(fā)情況作出調(diào)整，保證工作的合理性和有效性。

（二）端正態(tài)度，加強服務(wù)意識

企業(yè)辦公室的工作具有較強的服務(wù)性質(zhì)，其服務(wù)態(tài)度決定著服務(wù)質(zhì)量。辦公室人員要以飽滿的熱情和認真的態(tài)度投入到日常工作中，無論是面對領(lǐng)導(dǎo)、部門還是基層員工，都盡最大努力提供熱情周到的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。做到服務(wù)無小事，將工作做到細處，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動提供保障。另外，企業(yè)辦公室的人員還要負責(zé)對外聯(lián)系、接待客戶，此時辦公室人員代表著公司的形象，要注意使用得體的交際語言，注意交際禮儀，為企業(yè)樹立良好的形象。

（三）調(diào)整節(jié)奏，提高辦事效率

企業(yè)辦公室的工作內(nèi)容雖然很少直接參與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動，但對生產(chǎn)經(jīng)營活動有重要的間接影響，辦公室人員應(yīng)提高對自身工作的重視程度，改變辦事拖拉、時間拖延的作風(fēng)，養(yǎng)成今日事今日畢、急事急辦、特事特辦的良好工作習(xí)慣。辦公室形象是企業(yè)形象的代表，首先要樹立自身雷厲風(fēng)行、踏實做事的形象，才能協(xié)調(diào)好企業(yè)各項工作，讓部門之間有良好的配合，提高企業(yè)形象。

（四）注重學(xué)習(xí)，更新專業(yè)技能

在當(dāng)下的知識經(jīng)濟時代，企業(yè)的管理理念、工作模式不斷更新，新的知識技能不斷涌現(xiàn)，辦公室人員要樹立終身學(xué)習(xí)意識，積極更新落后的知識結(jié)構(gòu)，讓新理念代替舊知識，為提高辦公室工作效率提高源源動力。辦公室人員應(yīng)注重自身素質(zhì)提高，不斷豐富專業(yè)知識和專業(yè)技能，學(xué)習(xí)先進的科學(xué)管理理念，在工作實踐中探索科學(xué)的工作方法。除了提高專業(yè)技術(shù)，辦公室人員還承擔(dān)為企業(yè)發(fā)展出謀劃策、擬定方案的職責(zé)，應(yīng)積極涉獵先進的企業(yè)管理辦法，為企業(yè)管理制度的改革提出有用見解。

（五）積極創(chuàng)新，培養(yǎng)應(yīng)變能力

辦公室的工作具有較高的隨時性，要處理企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的許多突發(fā)情況，要對信息進行及時收集，擬定處理辦法，與領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門及時溝通，控制事態(tài)發(fā)展，解決生產(chǎn)經(jīng)營問題。這要求辦公室人員要具備較強的創(chuàng)新意識，能夠?qū)ν话l(fā)情況甚至是未遇到的事件作出靈活反應(yīng)。所以辦公室人員在平時的工作中要積極探索，善于總結(jié)工作規(guī)律和工作經(jīng)驗，不能墨守成規(guī)、按部就班的機械化工作，要盡量把工作做到前面，為其它部門預(yù)留出寶貴的應(yīng)變時間，使企業(yè)能夠有條不紊的正常運轉(zhuǎn)。

（六）緊隨時代腳步，適應(yīng)新的辦公環(huán)境

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，辦公自動化是現(xiàn)代辦公室的發(fā)展方向和發(fā)展要求。企業(yè)辦公室應(yīng)積極進行辦公自動化建設(shè)，利用信息化手段提高辦公效率、促進企業(yè)上下的信息交流。辦公室人員應(yīng)掌握基本的信息技術(shù)，熟練使用先進的辦公設(shè)備，適應(yīng)新的辦公模式。構(gòu)建企業(yè)信息網(wǎng)，提高信息收集、存儲和調(diào)用的效率，建立健全信息工作制度，全面實現(xiàn)自動化辦公，提高執(zhí)行效力。

企業(yè)辦公室在企業(yè)的整體運行過程中發(fā)揮著重要作用，有人將辦公室比作企業(yè)的心臟或企業(yè)的大腦，辦公室應(yīng)切實發(fā)揮出居中協(xié)調(diào)的作用，保證企業(yè)整體運轉(zhuǎn)的順暢。提高企業(yè)辦公室的工作效率需要辦公室人員樹立全局意識、擁有良好的應(yīng)變能力、重視對自身職業(yè)技能知識的學(xué)習(xí)和更新、積極利用先進的工作理念和工作手段，在工作中投入飽滿的熱情，為企業(yè)的良好發(fā)展提供服務(wù)保障。

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