淺談干部人事檔案管理數字化信息系統建設

李秋潔

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）01-000-01

摘 要 干部人事檔案管理是我們每個機關、企事業單位的一項重要管理工作，針對干部人事檔案管理數字化信息系統建設中需要注意的一些重點、難點問題進行探究，為干部人事檔案管理數字化信息系統建設提供參考。

關鍵詞 干部人事檔案管理 數字化 信息系統建設

一、干部人事檔案管理數字化信息系統建設的現狀

干部人事檔案管理長期以來都是依靠手工作業，近年來雖運用了計算機，但由于其內容的保密要求，通用性相對較差，造成其數字化程度相對其他領域和行業相對落后。

1.干部人事檔案管理軟件的開發滯后，通用性差。由于干部人事檔案管理側重于通用性信息的使用和管理，對干部人事檔案的查閱使用相對薄弱，加之各級、各地、各部門對檔案的需求各異。干部人事檔案管理軟件的開發處于無政府狀態，各自開發的軟件不能互通，造成規范、通用管理軟件開發落后，制約了數字化進程。

2.干部人事檔案管理的標準化、規范化程度低。干部人事檔案管理數字化信息系統建設的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，干部人事檔案業務基礎較差，案卷質量不高，干部人事檔案管理尚無統一標準，僅著眼于某一地區、部門或某系統，全面實施困難較大，制約了數字化建設。

3.干部人事檔案管理的方式相對落后。干部人事檔案管理的技術標準、工作程序標準尚未從數字化技術特點和發展進行考慮，越來越多的“文件資料”是硬盤和光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應干部人事檔案數字化的要求。

4.干部人事檔案管理人員的素質有待提高。進行數字化信息系統管理，需要有較高知識層次和先進技術水平的管理人員，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多單位和部門缺乏高素質人才，既懂檔案管理又懂信息技術的復合型人才就更加奇缺。

二、干部人事檔案管理數字化信息系統建設的必要性

1.干部人事檔案管理數字化是國家信息化和現代組織人事工作的必然要求。隨著現代信息技術、網絡技術和計算機技術的迅猛發展，成熟有效的數字化技術已經惠及到經濟社會的各行各業。加快數字化建設已成為我國現代化建設的國家戰略，新型的組織人事工作需要數字化技術的支撐，用新型的數字化手段做好新時期的組織人事工作，更好地為經濟建設服務既是新時期組織人事工作的客觀需要，也是國家信息化工作的必然要求。

2.干部人事檔案管理數字化是干部信息規范化的客觀需要。機關、企事業單位在日常的干部人事管理工作中，手工形成了大量的干部人事信息，事實上造成了各地區、各部門對干部人事信息的分散、分隔，信息形式不規范，信息形成的流程不科學，信息內容不全面，不能滿足單位、部門對人員個體微觀管理和對人員群體宏觀管理的需要。

3.干部人事檔案管理數字化是積極推廣和使用現代化辦公手段的需要。隨著科技的進步，現代的辦公設備已成為每個組織人事干部的必備用品，充分利用現有設備資源，提高應用水平和工作效率，運用先進的辦公手段，實現信息資源共享，必須建立一套現代化的數字化信息管理網絡系統。

三、干部檔案管理數字化信息系統建設應注意的問題

1.要采用規范、統一的應用軟件。最好選用中央組織部推行的、建立在《信息結構體系》基礎上的系統軟件，避免造成數據結構混亂和上下級數據無法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的采集標準，統一文件格式，減少不必要的轉換，對系統所涉及到的其他應用項目也應制定相關的標準，以確保信息共享和上下互通。

2.要用領先技術構建數字化信息系統。建立數字化信息系統會使用到數據庫技術、多媒體技術、網絡技術等現代信息技術，在建立干部信息數據庫時，最好采用先進的分布式多媒體數據庫，不要采用簡單的文件存放方式，克服圖像和視頻因數據容量大引起的調用速度慢等問題，以滿足在信息數據大量增加情況下的信息調用、管理、更新和存儲需要。要注重數據源采集和后期制作的質量控制，采用高清晰度掃描儀、數字杜比和DVD技術錄入照片、音頻和視頻，確保信息資源的質量。數字化信息系統建設還要預先考慮利用Internet與上級組織人事部門的連接，滿足各類應用軟件實時升級的技術要求。

3.要重視數字化信息系統建設的計劃與完善。要根據信息系統建設的迫切程度、資金多少、網絡規模排定工作計劃和建設目標。一是擬定數字化信息系統的基本框架，選定或開發系統應用軟件。二是進行各種資料數據的采集與錄入，建立規范化、制度化的信息報送、錄入規范，豐富信息資源庫內容。三是在試運行的基礎上進行完善、改進和提高，收集整理運行中出現的問題，召開專家研討會，集思廣益提出改進方案，提高信息系統使用水平。四是加大資金投入，在條件成熟的基礎上推廣成功經驗，擴大系統覆蓋面。

4.要突出多部門、多方位聯動，加強上下級和相關部門的協調。干部檔案信息外圍涉及到上級主管部門、眾多基層單位、橫向條線部門，內部涉及到干部管理的多個職能部門，信息內容也包括班子建設、干部管理、干部任免、干部檔案、干部教育、干部統計、干部考核、考察、黨員統計等方方面面。因此，數字化信息系統建設必須突出多部門協作、多方位聯動，制定科學合理的信息采集、維護和使用規定，明確界定各級、各部門的責任區分、權限和義務，形成科學、有序、規范、統一的運行協調機制，加強統一的強化培訓，提高信息使用者的實際操作能力，從而實現干部人事檔案管理數字化信息系統建設更好地為現代組織人事工作服務。