淺談檔案庫(kù)房搬遷的問(wèn)題及對(duì)策

摘 要：隨著檔案信息量的增加，對(duì)當(dāng)前眾多單位的檔案庫(kù)房容量提出了更高的要求，由此引申出系列檔案庫(kù)房擴(kuò)建及搬遷的問(wèn)題。但檔案庫(kù)房搬遷并非簡(jiǎn)單的庫(kù)房方位、空間轉(zhuǎn)換變化，而是聯(lián)系到檔案分管收集、保存、登記統(tǒng)籌最終將所有檔案歸位的復(fù)雜、系統(tǒng)連續(xù)性的工程。本文將淺談檔案庫(kù)房搬遷面臨的問(wèn)題及相應(yīng)的方法對(duì)策設(shè)想。

關(guān)鍵詞：檔案庫(kù)房搬遷；檔案資源；檔案收集；安全轉(zhuǎn)移

檔案作為一種歷史記錄，它記錄了國(guó)家基本結(jié)構(gòu)、社會(huì)各層面甚至個(gè)人經(jīng)歷中最具價(jià)值的時(shí)刻。對(duì)檔案進(jìn)行收集，科學(xué)分類整理是檔案保管工作中的重要環(huán)節(jié)，隨著檔案信息容量的增加，舊檔案庫(kù)房已無(wú)法滿足需求，急待新庫(kù)房環(huán)節(jié)壓力。而檔案庫(kù)房搬遷的過(guò)程中最需要考慮的是檔案文本與信息安全的保障問(wèn)題，庫(kù)房是檔案文件信息的儲(chǔ)存地，是保管信息最基本的實(shí)體基礎(chǔ)，因此庫(kù)房位置的安全也直接關(guān)系到檔案文本和信息的安全。搬遷地點(diǎn)的正確選擇有利于消除安全隱患，從根本的角度實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房搬遷的順利完成。除去安全問(wèn)題，在搬遷的過(guò)程中仍存在很多有待解決的難題。

1 現(xiàn)階段檔案庫(kù)房搬遷面臨的問(wèn)題

1.1 檔案實(shí)體搬遷的具體順序和時(shí)間安排

1.搬遷的具體順序的考慮

舊檔案庫(kù)不同檔案實(shí)體的分類廣泛，大小、保存時(shí)長(zhǎng)不同，因此搬運(yùn)的難度不同，需要根據(jù)事實(shí)具體情況慎重考慮搬遷的順序。

2.搬遷的時(shí)間安排

要考慮在所有檔案實(shí)體包裝完畢，并驗(yàn)收合格后進(jìn)行運(yùn)輸，把握正確時(shí)機(jī)，防止重要文件的遺漏或缺失。

1.2 考慮搬遷檔案實(shí)體的主要需求

即搬運(yùn)檔案實(shí)體所需要人力、物力、財(cái)力的具體規(guī)劃，如檔案搬遷工具、運(yùn)送過(guò)程中需要多少相關(guān)部門工作人員參與檔案打包工作；運(yùn)輸?shù)能囕v，運(yùn)用什么車型較為合理，同時(shí)配置相應(yīng)數(shù)量溫濕度計(jì)、滅火器等，能夠?qū)n案實(shí)體完整不受破壞地運(yùn)送到新的檔案庫(kù)房中去。

1.3 各類檔案的具體分類排列

需要搬遷的檔案種類眾多，新庫(kù)房需提前考慮規(guī)劃各不同庫(kù)房擺放的檔案實(shí)體種類，有明確的目的性，根據(jù)查考保存價(jià)值、文件具體表現(xiàn)形式，如收發(fā)文件、會(huì)議文件、圖表、照片、錄像等，在正式搬遷完畢后需要立即整理保存，擺放在所屬位置，便于保管和日后尋找利用。

1.4 檔案實(shí)體及信息安全問(wèn)題

保證檔案庫(kù)房的規(guī)劃設(shè)計(jì)合理，加強(qiáng)運(yùn)輸過(guò)程和遷入新庫(kù)房的檔案安全維護(hù)措施，維持檔案實(shí)體的齊全種類和質(zhì)量，考慮維護(hù)本企業(yè)機(jī)密和國(guó)家機(jī)密并舉，防止在遷入新庫(kù)房的過(guò)程中信息的泄露為不法分子利用，損害個(gè)人、企業(yè)甚至國(guó)家的利益。

2 檔案庫(kù)房搬遷的問(wèn)題的基本對(duì)策

2.1 檔案實(shí)體搬遷具體時(shí)間安排

可根據(jù)原庫(kù)房檔案實(shí)體和信息的時(shí)間順序分類安排進(jìn)行批次轉(zhuǎn)移，如將近期年階段的會(huì)議資料、照片、錄像等首批轉(zhuǎn)移并預(yù)計(jì)搬遷時(shí)長(zhǎng)；其次將距今時(shí)間較長(zhǎng)的珍貴文獻(xiàn)、資料等各類目錄檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)移，由于難度較大，可考慮減慢速度、延長(zhǎng)搬遷時(shí)長(zhǎng)。

2.2 搬遷檔案實(shí)體的需求安排

1.檔案實(shí)體搬遷工具

在搬遷前提前準(zhǔn)備一定數(shù)量裝載檔案的金屬柜或塑料收納箱以及檔案實(shí)體打包所需要的裝備，在運(yùn)輸前將檔案整理好放置整齊，避免檔案受到損壞。

2.運(yùn)輸人員和運(yùn)輸車輛的配置

配置相關(guān)部門工作人員協(xié)助裝載檔案，如搬運(yùn)工人、相關(guān)安保工作人員，選擇多輛大型廂式貨車進(jìn)行運(yùn)輸，保證檔案實(shí)體處于安全密閉的空間，避免紙質(zhì)書(shū)籍、文件、照片等接觸水源，防雨、防盜，總體安全性較高。

3檔案運(yùn)輸過(guò)程中的保管

在廂式貨車運(yùn)輸過(guò)程中相應(yīng)配置檔案所需的干燥劑、溫濕度計(jì)（隨時(shí)測(cè)試檔案所處環(huán)境以便第一時(shí)間維護(hù)檔案實(shí)體）以及緊急情況所需的滅火器、吸塵器等，保證檔案的完好無(wú)損。

2.3 搬遷過(guò)程中檔案的保密

1.注意核查驗(yàn)收搬遷的檔案實(shí)體

在搬遷檔案之前完成所有計(jì)劃工作，包括清點(diǎn)檔案實(shí)體信息數(shù)量、為其編號(hào)、包裝等，在相應(yīng)的檔案裝箱外注明該檔案的序列號(hào)，在正式到達(dá)新庫(kù)房時(shí)開(kāi)箱驗(yàn)收并統(tǒng)一存放，防止出現(xiàn)裝箱錯(cuò)誤問(wèn)題。

2.嚴(yán)格把關(guān)參與檔案搬遷的工作人員

對(duì)參與檔案搬遷的工作人員嚴(yán)加把關(guān)，保證工作人員嚴(yán)格按照指示完成任務(wù)，提高警惕，以防重要文檔的丟失，同時(shí)嚴(yán)禁閑雜人等靠近需搬遷的檔案，渾水摸魚(yú)進(jìn)入檔案搬遷的隊(duì)伍中；需對(duì)搬遷的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，在運(yùn)送的過(guò)程中配置相應(yīng)數(shù)量的安保人員和主要負(fù)責(zé)人。所有搬遷任務(wù)完成后，總負(fù)責(zé)人要將搬遷的主要情況和遇到的問(wèn)題及時(shí)向上級(jí)反映，全部工作結(jié)束后由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行總結(jié)和存檔。

2.4 新庫(kù)房合理規(guī)劃及檔案安全維護(hù)

1.新庫(kù)房的規(guī)范設(shè)計(jì)

<1>新庫(kù)房的選址

根據(jù)國(guó)家規(guī)定的相關(guān)建筑標(biāo)準(zhǔn)規(guī)劃新庫(kù)房，首先對(duì)于新庫(kù)房的選址，需要因地制宜，選擇安全隱患少、治安嚴(yán)格的區(qū)域，遠(yuǎn)離臨近河流、地勢(shì)低洼、排水不暢的地區(qū)，更應(yīng)遠(yuǎn)離停車場(chǎng)、加油站等易引發(fā)火災(zāi)的地區(qū)最大限度維護(hù)信息安全。

<2>完善新庫(kù)房檔案安全防護(hù)設(shè)施建設(shè)

保證檔案裝具的質(zhì)量，以防火、防水為主，保證庫(kù)房?jī)?nèi)適宜的溫度、適度，提高庫(kù)房?jī)?nèi)保溫隔熱的基本性能，根據(jù)實(shí)際情況選擇特殊材質(zhì)的裝具，防止紙質(zhì)檔案損壞；庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)合理配電，配電線路需要有金屬管槽保護(hù)，空調(diào)等線路與水管分離，防止出現(xiàn)因漏電造成更大的損失；配置相應(yīng)的防火防盜報(bào)警系統(tǒng)及滅火器，預(yù)防突發(fā)情況，對(duì)檔案進(jìn)行安全維護(hù)。

<3>健全新庫(kù)房的安全管理制度，定期檢查庫(kù)內(nèi)文檔的存放、防火防盜報(bào)警系統(tǒng)是否有損壞；嚴(yán)格進(jìn)出庫(kù)制度，工作人員加強(qiáng)檔案安全維護(hù)意識(shí)，嚴(yán)格按照規(guī)定完成工作，不允許在庫(kù)房?jī)?nèi)堆放雜物，工作人員攜帶隨意攜帶閑雜人等進(jìn)入庫(kù)房，避免檔案失竊和泄密情況的出現(xiàn)。

2.新庫(kù)房檔案的基本排列設(shè)計(jì)

為了使舊庫(kù)房檔案實(shí)體的搬遷順利完成，需要提前設(shè)計(jì)好新庫(kù)房檔案的基本排列，方便今后對(duì)檔案的保存和查找，將音像、錄像、錄音等歸類為聲像檔案，文件、稿件、會(huì)議資料等歸類為文書(shū)，排列的主要標(biāo)準(zhǔn)是年代，從古到今，由遠(yuǎn)及近，從內(nèi)部向外部一字排列，以清晰的結(jié)構(gòu)展現(xiàn)出來(lái)。

3.新庫(kù)房機(jī)密文件的保密工作

所有檔案搬遷后，有關(guān)企業(yè)機(jī)密、國(guó)家機(jī)密的重要檔案要依據(jù)國(guó)家制定的《檔案安全保密標(biāo)準(zhǔn)》中的硬性規(guī)定對(duì)信息進(jìn)行相應(yīng)的維護(hù)，對(duì)于重要的圖片檔案、音頻視頻檔案，內(nèi)含重要信息的底片按特殊處理方法進(jìn)行保存，不允許外借。對(duì)于電子檔的檔案信息應(yīng)更加慎重處理，建立整體網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)系統(tǒng)，為文檔加密，禁止閑雜人員隨意翻閱庫(kù)房?jī)?nèi)的電子信息，不給不法分子任何可乘之機(jī)。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案庫(kù)房的搬遷即是為檔案實(shí)體提供了一個(gè)全新、安全的環(huán)境，同時(shí)也明顯地改善了檔案實(shí)體的保管條件，有利于延長(zhǎng)檔案的保管時(shí)間，維護(hù)檔案的基本信息和安全，因此檔案搬遷過(guò)程非常重要，解決相關(guān)的問(wèn)題是檔案保存保護(hù)的關(guān)鍵性因素，我們應(yīng)重視和關(guān)心檔案的搬遷，減輕舊庫(kù)房的壓力，提高檔案實(shí)體資料的價(jià)值和利用率，最大限度地為人們服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房搬遷的最大作用。

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作者簡(jiǎn)介

郭婉強(qiáng)（1984-），廣東番禺，深圳市蛇口通訊有限公司。