事業單位財務檔案管理的有關問題

蘇紅

摘要：經濟快速發展的現代社會，對事業單位財務檔案的管理提出了更為嚴格的要求。為更好地保證老百姓和社會發展對公益服務越來越高的要求，事業單位財務檔案的管理必需緊密聯系人民群眾日益增長的物質和文化生活的需求，提高會計電算化水平，完善財務檔案管理制度，規范財務檔案人員素質，提高財務檔案的利用率。

關鍵詞：會計檔案；會計電算化；完善制度；專業人員；提高利用率

所謂的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告、財務軟件和會計數據存儲介質及其他會計核算專業資料（指合同、養老金繳納清冊、工資冊、會計檔案保管清冊、原始始票據存檔等）所形成的資料，是一個單位收入、支出的重要憑證。

事業單位是指國家以社會公益為目的，由國家機關舉辦或者其他組織利用國有資產舉辦的社會服務組織。事業單位成立目的不是為了生產經營獲取利潤，而是提供公共服務，是社會主義市場經濟發展中不可或缺的一部分。事業單位的財務檔案要想滿足人民群眾日益增長的物質和文化生活和公益服務的需求，就必需有一套完整的制度、強硬的賬務隊伍和可行的實施辦法。

一、目前，事業單位財務管理存在幾個問題

（一）制度的不健全勢必造成管理無章可循，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時，造成會計檔案積累過多，無處存放。無用的檔案、無序的堆放、無章法的整理給單位會計檔案的管理和利用帶來許多麻煩，甚至出現找不到檔案的情況，造成不必要的損失。

（二）正規的、專業的檔案管理人員和檔案整理人員配備太少，甚至沒有，現任的會計檔案人員大多由負責財務的人員兼管，缺乏相應的檔案管理知識；其次，沒有專門的會計檔案庫房，所謂的會計檔案只是一摞摞裝入箱子的會計憑證，從而導致會計檔案資料的利用率低，甚至出現檔案不移交、缺失等問題。

（三）會計電算化下形成的電子數據資料，缺少必要的網絡安全措施，電算化會計運用在會計檔案中有著方便、快捷、直觀、存儲量大等優勢，但是，由于網絡安全措施防衛不當，通過計算機技術手段的違法行為具有更強的隱蔽性和更大的破壞性。

（四）單位從上到下對財務檔案管理工作認識不足，重視不夠，在實際的經濟活動中，財務檔案是其進行經濟活動的最原始的記錄和最真實的反映。但是，就目前的情況看來，部分行政事業單位的管理人員和領導對財務檔案管理工作并沒有給予足夠的重視。

二、針對財務檔案中存在的幾個問題，提出如下建議

（一）建立健全完善的事業單位會計檔案制度。《檔案法》和《會計檔案管理辦法》是財務管理制度的重要法律依據，首先單位應該從領導和管理人員的思想意識入手，充分認識財務檔案管理工作的重要性和必要性，認識到財務檔案管理工作對本單位發展所起到的重要作用，從而建立一套完整的會計檔案管理制度，進而達到會計檔案管理步入正規化管理。

（二）指定專業的高素質的會計檔案管理人員。邀請檔案專業人員，依據《檔案法》、《會計檔案管理辦法》對財務檔案人員進行技能培訓和職業道德教育，提高業務水平和綜合素質。會計檔案管理人員應該是集多種技能于一身的復合型人才，既要掌握檔案管理知識，又要精通財務知識，更要有過硬的法律意識，還要能熟練的應用計算機。

（三）對于會計電算化下形成的數據信息，要及時備份進行保存，防止會計數據信息的丟失；以紙介質形式連同其它會計檔案、電腦磁盤一同保管；同時要做好網絡的安全管理、計算機系統的安全管理，并指定專業的、固定的網絡安全人員對財務系統定期進行安全維護，防止惡意破壞網絡、篡改數據信息。

（四）提高會計檔案的利用率，由于歷史的原因，人為的對會計檔案蒙上了一層神秘有面紗，認為會計賬務有不可公開的保密性，以至于在檔案使用中遇到阻礙，從而導致會計檔案成為一堆死資料，不能發揮應有的作用。這就要求單位領導指定專門財務檔案管理人員，明確崗位責任制，實行責任追究。這樣才不至于讓檔案于檔案僅僅作為檔案保存，更能在單位的發展中發揮應有的作用。

事業單位的財務檔案要想健康、有序的發展，首先必須領導重視，更新觀念。嚴格按照會計檔案的合法性、完整性、客觀性、長期性的要求，常抓不懈，引導財務檔案一步步走上正軌；其次要建立一套適合本單位的財務管理制度。結合《會計檔案管理辦法》，依據本單位實際情況，制定適合本單位業務需求的財務制度，包括移交、整理、裝訂制度、移交清冊簽章制度、查閱和借用制度、保管期限制度以及保密制度、銷毀制度。最后，所有制度的實施、檔案的整理、保管利用最終歸結到財務檔案人員身上，所以財務檔案管理人員和整理人員，不僅需要有專業的檔案知識、財務知識，還要有較高的政治覺悟、愛崗敬業和保密意識，不斷提高思想意識和管理水平，跟上時代發展的步伐。

總之，會計檔案是一個單位的重要資源，在單位發展的進程當中扮演著重要角色。我們應當根據會計檔案管理形成的規律和特點，運用各種不同類型的手段和方式利用單位會計檔案信息資源，充分發揮網絡時代的電子會計檔案信息優勢，提高單位會計檔案利用效率。使財務管理走上一個新的臺階，真正發揮會計檔案在領導決策、科研、行政管理和后勤服務工作中應有的作用。