實現文件資料共享后的檔案管理模式探討

楊利軍

1 杭州市住保房管局文件資料共享系統簡介

1、產生的背景

資料共享系統是在局提出“一次收件，全局共享”的中心指導思想下，在目前杭州市住保房管局信息管理系統的現有基礎上，為進一步提高我局房產管理的效率和對外服務質量而提出的新的系統項目。資料共享系統項目的提出是社會大背景和局系統工作現實情況相互作用的結果。

隨著電腦的普及和網絡技術的迅猛發展，辦公自動化也以前所未有的廣度和深度向前發展，在辦公自動化的這一進程中，政府機關、事業單位無疑在其中扮演著主要角色。另一方面，提高行政效率，最大限度的便民利民，這是長期以來政府所追求的目標和一直努力的方向，也是長期以來廣大群眾所關注的問題。而在這種社會大背景下，房管系統卻存在這樣一種工作現狀：本來，房管系統的整個業務工作基本上是以工作流的形式在進行的，好比一條多個節點串成的線，系統內各個單位就是組成這條線的多個節點中的一個，理論上說，對于某一節點取得或產生的要素，其后一環節或其后多個環節都可繼承過來并加以利用，倘若多個節點多次獲取同一要素，那看來就是一種重復。然而，從工作流的角度看，目前房管系統內各項業務工作基本上是分割開來的，系統內各單位之間甚至單位內各部門之間對于同一資料都是進行多次收取，而對本系統內產生的審批結果也是要求業務申請者提供的。正是在這一背景下，局里面提出了構建資料共享系統，實現“一次收件，全局共享”。

2、具體模式

簡單說來，就是通過對收件資料和審批結果材料的掃描和補掃描，形成電子影像，各單位受理業務時通過查詢，調閱電子影像和比對相關信息，獲取自己所需信息，從而實現資源的共享和辦公的自動化。

從界面設計和操作方法看，資料共享系統是以杭州市住保房管局信息管理系統輔助業務系統的身份加以定位的，因而它基本上延續了《杭州市住保房管局信息管理系統》的界面設計規范和操作方法。

2 實現文件資料共享后檔案管理模式的轉變

1、減少檔案管理的被動性，走出檔案館的圍城

杭州市房產檔案館目前對檔案的接收缺乏長期規劃性、完成任務性色彩較濃。盡管在每年的館工作計劃中對檔案接收的具體內容都有表述，但基本上都是從完成工作指標的角度考慮的，缺乏對增加館藏內容、豐富館藏層次以及是否有利于檔案館長期發展的思考。 此外，由于缺乏相應的規范要求和業務指導，檔案館對檔案的接收，要么是移交單位移交多少檔案館就接收多少，而且對進館檔案整理質量不作要求，這樣勢必造成大量無序和重復資料的進館，從而給檔案的后續整理帶來諸多困難和不便；要么是檔案館派人到移交單位，幫助整理好以后再做移交，這種做法有其好處，但前提必須是檔案館有充裕的人力和時間。

檔案館是文件資料共享系統項目的主要參與者之一，做了大量的前期調研工作。在調研過程中，檔案館不僅通過本館資源對檔案本身進行研究，而且還深入檔案形成的各單位進行實地調研。通過調研，我們不但對整個房管系統的業務流程有了比較全面的了解，也對整個房管系統的檔案類型及檔案的來源（即檔案產生、發展和最終形成的全過程）有了更為全面、深入的了解。這就為我們下一步對檔案的分類、檔案的組卷等進行研究并做出相應規定打下了基礎，有利于我們對檔案的管理。同時，文件資料共享系統項目對于資料的掃描、對于資料的立卷歸檔都做出了要求，這就有可能使得檔案從其形成起就步入規范化的軌道，這不僅有利于檔案資料形成單位對其檔案資料的管理，也為檔案館今后工作的開展贏得了主動。文件資料共享系統是一個契機，它將促使我們工作的方向從目前以進館后的檔案管理為重點轉變為今后對進館前檔案和進館后檔案管理兩者并重的局面。這就意味著，檔案館必須更多地從館內走出去，將觸角延伸到館外，加強與系統各單位之間的交流與溝通。

2、檔案管理向統一、規范化的方向轉變

文件資料共享系統是將局系統內各單位聯系起來，把各個業務辦理置于統一框架之內進行考慮的，這就要求檔案管理也應走向統一化、規范化。

（1）統一化管理規范的出臺

實行檔案的規范化管理是實現檔案管理工作現代化的前提和基礎。隨著科學技術的發展，為了統一檔案工作標準，防止檔案管理上的混亂，必須用檔案管理的規范手段來解決這些問題。為此，我們可按統一標準、統一規則、統一標符、統一的檢索語言、分類方法進行操作，使檔案工作達到協調統一，以便在整個局系統范圍內推廣使用。

目前，以局名義發文的正式的檔案規范性文件主要有如下幾個：《文書檔案整理規則》和《關于文件材料歸檔與不歸檔范圍的規定》。從數量上說是少的，涉及的檔案類別也是十分狹窄的。此外，檔案館還擬定了部分館內使用的檔案規范性文件，如商品房預售許可證、拆遷許可證等業務檔案的立卷辦法。總體上說，檔案館對于有關檔案規范性文件的工作還亟待加強。文件資料共享系統建設過程中以及建成后，必然要求大量規范性標準的出臺，其中涉及到檔案管理方面的主要有：檔案的分類規則、各類檔案的立卷歸檔辦法和有關電子影像的質量標準、組織要求及移交辦法等。因此，在今后的工作中，必須加強檔案規范性文件的研究與擬定，以使整個局系統的檔案管理納入同一框架之內。

（2）業務指導的提升

要使檔案管理走向統一化、規范化，光出臺相應的管理規范是遠遠不夠的，還要求檔案館做相應的推廣和解釋工作，這就涉及到一個業務指導的問題。客觀上說，到目前為止，業務指導仍是檔案館工作的薄弱環節之一。文件資料共享系統建設過程中和建成后，對檔案館業務指導的要求是不斷提高的：一是要求檔案館出臺更多檔案管理規范并對其做出解釋；二是由于文件資料共享系統是電腦程序為基礎構建起來的，因此要求檔案人員有更高的素質，不僅要具備一定的檔案知識，還要具備一定的現代化思想、掌握一定的現代化設備和技術。為此，一方面，檔案館工作人員必須不斷加強業務學習，努力提高自身素質；另一方面，檔案館也要加強對工作人員的業務培訓，以使檔案管理人員向知識化方向發展，成為復合型的人才。

3、檔案實體管理進一步向信息管理的轉變

所謂檔案實體的管理，就是遵循全宗原則，對檔案原件實行集中、有序的質量和安全管理，主要包括檔案的收集、整理、鑒定、保管四個環節。在這種管理模式下，傳統的手工方式是最主要的管理方式。所謂檔案信息管理，就是以檔案信息與載體的分離為前提，物的概念弱化，直接對信息進行相對獨立的管理、加工和利用。在這種管理模式下，電腦自動化管理成為最主要的管理方式，而信息技術則轉化成為提升檔案管理效率最直接的要素。檔案信息管理的對象是電子檔案，電子檔案的來源有兩個：一個是數字化的檔案，所謂檔案的數字化，具體來說就是將檔案的目錄信息輸錄進電腦和把紙質檔案掃描成電子影像存入電腦。另一個是辦公自動化條件下產生的大量電子文件。在目前電子文件合法性還存在較大爭議的情況下，電子檔案主要還是來源于數字化的檔案。

目前，除了歷史檔案，檔案館已經將絕大部分房產發證檔案數字化或半數字化（即只實現了檔案目錄的電子化，而尚未實現紙質內容的電子化），這就為檔案從實體管理向信息管理過渡創造了較好的條件。從檔案利用的角度看，目前檔案館是手工調檔、實體調閱與電子調檔、電子影像調閱兩種方式并用，但重心逐漸向后者偏移。總體說來，目前檔案館正處于實體管理向信息管理過渡的時期。

文件資料共享系統建成后，對檔案信息管理的廣度將擴展、難度將加大。因為檔案館對檔案電子信息的管理目前基本上局限于房產發證檔案，而在文件資料共享系統建成后，檔案館對檔案電子信息管理的范圍將擴展到拆遷、預售等其它類別檔案。不僅如此，由于文件資料共享系統是基于整個房管系統業務流程有效運轉的考慮，因此對檔案電子信息的管理必須考慮房管系統各個業務環節所產生檔案之間的內在邏輯關系，所以文件資料共享系統建成后，對檔案信息管理的難度也將加大。此外，文件資料共享系統將推動房管系統辦公自動化的發展。也許就在不久的將來，在房管系統全面實現辦公自動化后，檔案館面對的將不再是成堆的紙質文件，而是大量的電子文件。那時候，檔案館考慮的可能將是如何更好地對電子文件進行組織接收，如何更好地保證電子檔案的合法性、完整性和安全性等。如果從這方面加以考慮，那么文件資料共享系統建成后檔案信息管理的廣度和難度就將更進一步了。

盡管在社會不斷發展、現代技術不斷提高的情況下，由實體管理轉向信息管理已經成為檔案管理的一種必然趨勢，不管文件資料共享系統項目存在與否，實現實體管理向信息管理的轉變都是檔案館工作的一種必然選擇，但文件資料共享系統項目的建設，毫無疑問，將迫使檔案館管理模式的這種轉變來得更為迅速。在這里有一點必須指出，我們說要實現實體管理向信息管理的轉變，并不是指要拋棄對檔案實體得管理，而是指一種工作重心得轉移，因為畢竟檔案實體是檔案數字化的基礎，即使辦公自動化實現后，我們管理的是電子文件，但同樣也要考慮實行“雙套制”。