淺談我市重大活動檔案的建設

張志遠+李劍波

通過幾年的努力，乳山市檔案局在開展重大活動檔案管理工作方面取得了一些成績，但是存在的問題也不少，主要體現在征集體制、長效機制及開發利用等方面，許多工作亟須加強。

1 重大活動重要活動檔案概述

（一）重大活動檔案的含義。重大活動指的是本行政區內發生的具有重要意義、重大影響以及典型特征的活動。而重大活動檔案，顧名思義，就是在重大活動發生過程中或發生之前產生的原始記錄，具體是指在重大活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子、標志性實物等不同形式的歷史記錄。

（二）重大活動檔案的寶貴價值。重大活動檔案具有重要價值，是研究歷史的第一手的憑證性資料，它記錄了國家和民族歷史上的重大活動發生的軌跡，記錄了國家相關的外交活動并作為重要證據保存下來，重大活動檔案的開發和利用對于構建社會和國家記憶具有不可替代的重要作用。重大活動檔案是重大活動歷史的第一手資料，具有很高的研究價值，能夠為編史修志、構建社會共同記憶提供豐富的資料，同時也是特定的社會群體共同社會經歷和社會意識形態的記憶承載者，具有重要的文化價值。

2 我市重大活動檔案管理現狀與問題分析

（一）重大活動檔案管理現狀。近年來，乳山市檔案館在重大活動重要活動檔案工作方面取得了一定的成果，例如7.25水災檔案。2011年7月25日，一場突如其來的強降雨襲擊乳山，2小時降雨285mm，因災死亡8人，受災人口35萬人，71座塘壩、水庫、平塘不同程度受損、毀壞大小橋函329座，倒塌、損壞房屋5.7萬多間，進水房屋8萬多戶，淹沒莊稼1.64萬公頃，全市受災損失嚴重，據初步統計，經濟損失高達11.62億多元。水災發生后，乳山市檔案館迅速行動，對 7.25特大洪災檔案進行了收集整理，共整理5卷、光盤2張、照片314張。還有乳山母愛文化節活動檔案。檔案收集了乳山舉辦的歷屆中國（乳山）母愛文化節資料，搭起了連接友誼、展示形象、交流合作的平臺和橋梁，為乳山擴大對外交流，廣交天下朋友，促進經貿合作，以節會活動推動旅游、文化、開放、城建、經濟全面發展，提供了助力。7.25水災和母愛文化節是乳山令人矚目的大事，對于今后類似重大活動的開展具有重要的參考意義，同時也為今后重大活動檔案工作的開展提供了借鑒，為乳山的編史修志提供了重要素材。

（二）問題分析

1.征集力度不夠。乳山市重大活動檔案接收范圍有限，征集對象以政府機關為主，缺乏有效的社會移交機制；社會民眾的檔案意識比較薄弱，很多散存在民間的重大活動檔案資源得不到很好的征集。我市檔案征集工作仍舊以檔案部門收集為主，社會群體主動捐贈重大活動檔案的情況極少，說明公眾檔案意識欠缺，宣傳教育力度不夠。

2.開放利用程度低。在檔案工作中不能充分發揮重大活動檔案的社會價值，數字化建設落后。一方面，重大活動檔案的保密機制不能適時變通，一些已經不需要保密的重大活動檔案不能開放于公眾進行利用，鮮有群眾利用重大活動檔案解決切身問題的報道；另一方面，公眾不能方便地利用互聯網找到所需的相關重大活動檔案相關資料，數字化建設方面，有著重現行、輕過往的傾向，以致很多重要的重大活動檔案暫時沒有實現數字化。

3.突發性重大活動檔案的管理機制不夠完善。我市近年來發生的一些突發性自然災害或事故的檔案資料收存不完整，不能很好地歸檔發揮參考價值。例如2013年乳山合和食品有限公司發生的液氨泄漏重大事故，造成13人中毒，其中7人經搶救無效死亡，1人危重，3人傷勢較重，2人輕傷。但是在事故處理過程中和事后，檔案部門沒有機會收集整理事故發生的檔案資料，以備今后預防類似重大事故的發生，此次突發事故體現了政府領導對重大事故檔案的重視程度不足，突發性重大活動檔案的管理仍不夠完善。

3 改善重大活動檔案管理策略分析

（一）統籌完善重大活動檔案管理工作體制。重大活動檔案管理工作遵循統一協調、加強督導、各負其責、集中管理的原則。在檔案征集過程中，要采取接收和征集相結合的辦法，克服接收檔案的被動狀況，積極主動出擊，挖掘尋找重大活動檔案資源，號召民間個人或團體積極上交留在手中的重要活動檔案；在收集過程中，要科學確定收集范圍，一是收集工作要集中，二是隨時收集，三是定期收集，四是熱點材料要及時收集。

（二）建立登記備案制度。檔案工作人員應及時參與到重大活動檔案工作中去。之前由于檔案工作人員無法參與重大活動致使許多重要檔案資料無法保存下來的情況不在少數，可以說是重大活動檔案資料和史料編纂的一大損失。落實重大活動備案制度，檔案行政管理部門接到重要活動備案后安排專人對重要活動資料整理、歸類、建檔等進行業務指導。建立登記備案制度，使檔案工作人員及時參與重大活動各項檔案工作中去，有助于重大活動檔案及時被收集入檔，提高效率。

（三）建設重大活動檔案專題數據庫。國際上對于重大檔案活動的管理開發，典型的做法的就是專題數據庫的建立。我們可以在將相同類型的重大活動檔案形成專題，建立數據庫和重大活動檔案專題目錄，加強檔案信息化，提高重大活動檔案的利用水平，這樣人們就可以通過網絡渠道方便地查考所需的重大活動檔案資料，提升重大活動檔案的社會價值。

（四）做好重大活動檔案開發利用工作。一是界定好保密與開放的界限，統一提升重大活動檔案的保管期限，對于一些已經過了保密期限的重大活動檔案要及時公開，以便公眾查考使用。二是借助現代化渠道宣傳開放，將重大活動檔案資源組織起來，在檔案信息網站上開辟“歷史上的今天”專欄，或者做成電視紀錄專題片或文字專欄在報刊雜志上連載，以喜聞樂見的形式開放于公眾。例如青島市檔案信息網開辟的“青島大事”專欄，都是通過對重要歷史活動以圖片展覽或文字介紹的方式公布展覽珍貴的重大活動檔案資料，以最直觀的方式讓瀏覽者細致了解當地歷史，增強歷史印象；另外現在部分電視頻道的檔案欄目和紀實紀錄片等都很好地做到了對重大活動檔案的宣傳與利用，也為我們開發利用重大活動檔案資源提供了新思路。

作者簡介

張志遠（1960-），男，山東省威海乳山人，大專，畢業于山東省委黨校，館員，研究方向：檔案管理。