淺談人事檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

彭碧珍

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展與進(jìn)步，人事檔案管理工作也逐步邁向數(shù)字化建設(shè)軌道。毋庸置疑，數(shù)字化建設(shè)將會使人事檔案管理運(yùn)作得更加高效、順暢。但是，在數(shù)字化建設(shè)過程中，也出現(xiàn)了諸如信息安全隱患、專業(yè)人才缺失、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、管理軟件與硬件不匹配等問題。在分析這些問題的基礎(chǔ)上，試圖提幾點(diǎn)關(guān)于人事檔案數(shù)字化建設(shè)的建議。

關(guān)鍵詞：人事檔案；數(shù)字化建設(shè)；信息安全隱患；人才缺失

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2017.03.076

就現(xiàn)階段而言，我國人事檔案管理仍以手工操作為主。但是，隨著人事制度改革的逐步深入，這種傳統(tǒng)方式將不再適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。因此，對人事檔案管理方式進(jìn)行改革勢在必行。而采用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理，不僅有利于提高工作效率和準(zhǔn)確度，還在一定程度上響應(yīng)了倡導(dǎo)無紙化辦公的綠色環(huán)保理念。因此人事檔案數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)時(shí)代潮流的選擇。

1 人事檔案數(shù)字化建設(shè)的必然性

目前來看，我國人事檔案管理工作尚未擺脫紙質(zhì)化歷程。這不僅耗費(fèi)了大量的人力、物力資源，還難以保證工作效率和準(zhǔn)確率。況且，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，信息化辦公已經(jīng)成為一種潮流，電子簽名、電子文件屢見不鮮，傳統(tǒng)的手工管理難以應(yīng)對這樣的變革。相比較而言，數(shù)字化人事檔案能夠?qū)崿F(xiàn)準(zhǔn)確、快捷的查詢檢索，高效傳輸，實(shí)時(shí)更新。人事檔案數(shù)字化管理的過程中，不僅不會對檔案材料造成損毀，還能夠在信息化辦公環(huán)境中實(shí)現(xiàn)電子檔案的歸檔與保存，顯然更能適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作需要。

2 人事檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

人事檔案數(shù)字化建設(shè)是歷史的必然選擇。那么，這個過程是不是一帆風(fēng)順的呢？答案顯然是否定的。在數(shù)字化建設(shè)過程中，人事檔案管理工作遇到了以下幾方面的問題。

2.1 工作人員缺乏計(jì)算機(jī)技術(shù)

相比傳統(tǒng)的手工操作，數(shù)字化建設(shè)對人事檔案工作人員提出了更高的要求。數(shù)字化建設(shè)要求檔案管理人員不僅要具備人事檔案方面的相關(guān)管理技術(shù)和專業(yè)知識，還要掌握一些專門的操作系統(tǒng)軟件。從目前情況來看，很多工作人員在計(jì)算機(jī)技術(shù)方面仍較為欠缺，進(jìn)而難以適應(yīng)人事檔案朝著數(shù)字化方向發(fā)展。這是制約人事檔案信息化建設(shè)的重要因素。

2.2 缺少系統(tǒng)、規(guī)范的法律法規(guī)

由于人事檔案數(shù)字化屬于新興事物，目前尚處于探索階段，因此國內(nèi)在這方面的法律規(guī)范仍是一片空白。這導(dǎo)致人事檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，各個地區(qū)的人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作各自為政、各行其是，數(shù)字化檔案存儲的格式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容結(jié)構(gòu)各不相同，全國各地人事信息零零散散，無法形成一張聯(lián)系網(wǎng)。這進(jìn)一步影響了我國人事檔案數(shù)字化建設(shè)的整體進(jìn)程，并且浪費(fèi)了大量的人力、物力和財(cái)力。

2.3 軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)施不匹配

現(xiàn)代計(jì)算機(jī)可謂日新月異，過快的更新?lián)Q代速度使得計(jì)算機(jī)硬件和軟件系統(tǒng)之間出現(xiàn)相互不匹配的問題，使得之前計(jì)算機(jī)能讀取的信息在新計(jì)算機(jī)上無法讀取，以及出現(xiàn)新的操作軟件與原有操作軟件無法有效兼容、轉(zhuǎn)換等問題。這些都給人事檔案數(shù)字化建設(shè)帶來嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

2.4 人事檔案信息安全易受威脅

一方面，各種類型的病毒在計(jì)算機(jī)中肆意橫行；另一方面，人事檔案管理人員自身綜合素質(zhì)不高，在思想方面，嚴(yán)重缺乏安全意識和保密意識。此外，相關(guān)操作人員對人事檔案信息管理操作不規(guī)范、備份不及時(shí)等各方面的原因綜合作用，造成人事檔案在數(shù)字化建設(shè)過程中面臨較大的信息安全隱患。

3 關(guān)于人事檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

3.1 提升人事檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)

通過上述分析可知，人事檔案數(shù)字化建設(shè)與專業(yè)人才缺失之間的沖突是推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)中亟待解決的問題。因而，要想推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程，則要致力于提升人事檔案管理人員的素質(zhì)，努力培養(yǎng)一批既具備人事檔案方面的知識，又有一定的計(jì)算機(jī)操作能力的高水平人才，以適應(yīng)人事檔案數(shù)字化建設(shè)在人才隊(duì)伍方面的需求。

3.2 統(tǒng)一人事檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)

正所謂“無規(guī)矩不成方圓”，建立相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范是人事檔案數(shù)字化建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急。只有擁有一套相對完善的規(guī)范，才能為人事檔案數(shù)字化工作提供統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，才能解決各人事部門各自為政的問題，最終實(shí)現(xiàn)人事信息資源共享。

3.3 選擇合適的軟件系統(tǒng)

再先進(jìn)的操作系統(tǒng)，倘若不能與硬件設(shè)施相匹配，那么都是子虛烏有。因此，相關(guān)人事部門在選擇操作軟件時(shí)，應(yīng)該首先立足于軟硬件相容這一基本要求，再去綜合考慮軟件系統(tǒng)的難易操作程度、安全指數(shù)、性價(jià)比等各方面因素。

3.4 提高人事檔案信息的安全性

提高人事檔案信息的安全性是人事檔案信息數(shù)字化建設(shè)所面臨的最為棘手的問題。那么，要解決安全性這一問題，就必須從其原因入手。一方面，針對工作人員保密意識不強(qiáng)這一原因，人事檔案數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)部門要切實(shí)做好安全性教育，要把安全性教育作為一項(xiàng)長期工作來認(rèn)真開展，使人事檔案管理人員始終繃緊“安全、保密”這根弦；另一方面，針對計(jì)算機(jī)病毒較多這一問題，相關(guān)管理部門可以自行研發(fā)殺毒軟件或者購買正版殺毒軟件，周期性地對人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檢查，以確保人事檔案信息不被病毒所侵入。

4 結(jié)束語

總而言之，人事檔案數(shù)字化建設(shè)是一個長期的過程。我國目前尚處于過渡性的摸索階段，在發(fā)展中不可避免地會遇到一些問題。但是，筆者相信，隨著數(shù)字化改革的逐步深入，通過多方努力，多措并舉，數(shù)字化建設(shè)將很快朝著健康、平穩(wěn)的方向發(fā)展，人事檔案管理工作將更為高效、便捷。

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〔編輯：劉曉芳〕