企業人事檔案信息化管理

尚宇

摘 要：隨著時代的進步，科技也在大力發展。信息技術已經被廣泛應用于各個行業，給工作帶來了極大的便利。我國企業的人事檔案管理工作量大且繁瑣，為了解決這一弊端，企業人事檔案普遍采取信息化管理，這使得工作效率大大提高，也取得了顯著的成效。但由于信息化管理處在起步階段，仍面臨著很多問題，只有對癥下藥解決了這些問題，才能更好的發揮作用。本文主要對人事檔案信息化管理的意義進行分析，根據它所面臨的挑戰，提出相應的解決策略，以逐步優化企業人事檔案信息化管理。

關鍵詞：企業人事檔案；信息化管理；挑戰

人事檔案管理是將企業所有職員的信息歸類、整理的過程，它是一項精確度相對較高的工作，且需要專業水平較高的人員從事相關管理工作。為了保證工作的效率和準確性，通常采用信息化管理，而傳統的管理方式由于管理水平低下、失誤率高等特點逐漸被時代淘汰。隨著科技的進步和社會的飛速發展，人們已經步入信息時代。信息時代主要以計算機為主要工具，通過互聯網進行連接。作為企業管理的組成部分，人事檔案管理也在逐漸向信息化管理過渡。在這一過程中，不免會出現各種各樣的困難和挑戰，但企業人事檔案管理者應該采取積極的應對措施，以促進企業人事檔案信息化的全面、深化管理。

1 企業人事檔案信息化管理的重要意義

企業人事檔案信息化管理對于企業人事管理行業來說至關重要。它不僅是時代發展的必然趨勢，符合時代發展的潮流，也是企業人事檔案管理的一個創造性的飛躍，對企業、社會以及自身都意義重大。它具有很多獨特的優點，既能保證工作效率，又可以化繁為簡。在企業人事檔案管理中推行信息化管理，大大提高了管理的工作質量和效率，它主要是減少了傳統人事檔案管理的工作量。由于以電子版信息代替打印版信息，工作內容也發生了相應的變化。人事檔案信息化管理的重復使用率較高，傳統的管理雖然建立檔案相對容易，但不利于了解后期的人才情況。而信息化管理合理的解決了這一問題，它雖然錄入信息的工作量大，但便于重復利用，可以對人才的綜合信息進行掌握，這有利于合理配置人才資源，以使得人盡其用。信息化的檔案管理是由互聯網進行連接的，這擴大了人才的信息資源，使其在全國范圍內進行交流和溝通，這一方面可以使得人才資源共享，另一方面，有利于增加就業率，實現企業的個性化和多元化發展。人事制度對于企業管理來說也是至關重要的部分，信息化檔案管理可以在某種程度上完善人事制度，使企業更加合理化、人性化。人事檔案的信息化管理可以長期進行保存，還可以進行備份防止丟失。相對于紙質版的檔案，在某些特殊的情況下，不容易損壞。信息化管理給企業人事檔案管理行業帶來了福音，這有利于推動人事檔案管理的發展、進步和完善。

2 企業人事檔案信息化管理面臨的挑戰

2.1 工作量大，效率低

人事檔案管理是一項特殊的工作，長期以來，企業人事檔案管理的管理模式和方法相對滯后，一般以單一的管理方式進行信息庫的建立和管理，這種落后的方式使得人力勞動增加、工作效率低下，且由于工作量較大和工作內容繁瑣，經常存在或多或少的誤差，這嚴重制約了企業人事檔案管理的發展。在實際的管理過程中，也存在很多缺陷：人事檔案一般需要進行封存，這制約了企業人事檔案的流轉和共享，且查閱起來相對困難，耗時耗力；另外，傳統的檔案管理使得人才的流失嚴重，不利于企業對于人才的配置，對于企業來說，人才得不到合理的利用，將會造成極大的損失。

2.2 管理人員的業務水平不足

管理人員的業務水平不足也限制了人事檔案信息化管理。傳統的人事檔案管理者的業務水平都是由傳統管理培訓所得，對于他們來說，人事檔案信息化管理是一個新的領域。由于信息技術水平有限，管理人員對于人事檔案信息化管理的操作不熟練，這使得人事檔案管理信息化進程面臨著較大的挑戰。管理人員是企業人事檔案管理的核心，直接決定著信息化管理是否能夠實行。

2.3 信息化落后

人事檔案管理信息化是充分利用信息化的一種管理模式，在實際運行中，需要足夠的信息化設備作為支撐。信息化設備主要包括軟件設備和硬件設施，這是推行人事檔案信息化管理的核心要素，也是實施人事檔案信息化管理的基礎。但是，企業大多缺乏管理軟件和平臺，設施設備不足，不能滿足現代化管理的需求，也在一定程度上限制了信息化管理的實行。信息化設備是實現人事檔案信息化管理的物質基礎，缺乏了物質條件，人事檔案管理信息化的推進更加艱難。

2.4 人事管理與計算機操作不兼容

人事檔案管理改變了傳統的管理紙質版檔案的方法，它主要以網絡為載體，利用計算機將人事檔案儲存在網絡數據庫中。人事檔案以信息文件的方式進行儲存，可以提高它的重復利用率，也可以起到一定的保護作用。但它仍存在很多不足，傳統的人事管理技術和工作內容與信息化管理相差甚遠，且利用計算機進行操作以實現轉變的難度系數較大，需要相當長的時間來實現。由于技術層面的問題，使得人事檔案信息化管理的形式嚴峻。

2.5 缺乏規范

處于信息化時代，很多企業已經認識到了轉變人事檔案管理模式的重要性，也深知人事檔案信息化管理的價值和意義，并進行了初步的嘗試。在對人事檔案管理進行改革的過程中，這些企業仍存在諸多問題。企業管理者并沒有完全貫徹改革，也未制定相應的標準和規范，在推進人事檔案信息化管理的過程中，落實力度不夠，各種問題便隨之出現。檔案信息不完整、錄入錯誤、信息的及時性、精準性等都存在問題，嚴重阻礙了企業的信息化建設。

3 應對企業人事檔案信息化管理的策略

3.1 增強管理人員的技術水平

管理人員是推行人事檔案信息化管理的關鍵。對于管理人員來說，首先必須具備較高的信息技術水平和業務管理水平，另外，還應該熟悉國家規定和相關法律。只有這樣，才能達到較高的管理水平。對于只接受過傳統管理培訓的老員工來說，應該注重他們業務水平的提高，可以對他們進行信息化操作技術的培訓，以使他們熟練掌握并操作現代化設備。此外，還應提高管理人員的素質，培養他們的責任意識和大局意識，以提高工作效率。

3.2 完善設施設備

現代化設施設備是實現人事檔案管理信息化的先驅。對于一些落后的管理軟件和平臺，應視其情況進行更新、升級和淘汰，對于一些缺少的現代化設備，企業應該加大資金的投入，購入相應的硬件和軟件設備，為人事檔案信息化管理提供物質基礎，并滿足人事檔案管理信息化的相關需求。

3.3 使管理體制趨于完善

企業從傳統管理向信息化管理過渡的過程中，應該根據企業自身的發展特點制定獨特的管理體制。在進行人事檔案管理信息化的過程中，應該根據企業制定的規范嚴格執行，以確保人事檔案信息的及時性、準確性。

3.4 規范管理技術標準和管理工序

在推行人事檔案信息化管理的過程中，應該熟悉掌握其管理流程和要點，以原有技術標準為基點，進一步規范管理技術標準，完善管理工序，使人事檔案信息化管理更加高效。在實際管理過程中，管理人員應根據相關標準嚴格落實，以確保管理工作的順利實施。

4 總結

社會的現代化程度愈高，信息化的發展程度也就愈高，目前，我國各個領域的發展都離不開信息技術，信息技術一方面提高了工作效率、節省時間，另一方面也給人們帶來了便利。由于人事檔案管理是一項相對傳統的行業，因此，在向信息化、現代化過渡的過程中，會存在各種各樣的挑戰。但挑戰是一個不斷完善、進步的過程，只要抓住問題的根本，對癥下藥，便能早日實現跨越。

參考文獻

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