辦公自動化環境下企業文書檔案管理

秦國梅

摘 要：隨著當代科學技術的不斷發展，辦公自動化系統正在逐漸普及，這給當代的企業文書檔案管理帶來了一場變革。在辦公自動化的推動之下，文書檔案管理的管理水平迅速的提升，并且為檔案管理工作帶來了許多的方便。與此同時，文書檔案管理對相關的工作人員及管理措施也提出了更高的要求。本文就辦公自動化環境下的企業文書檔案管理工作展開了探討。

關鍵詞：辦公自動化；文書檔案管理；企業

企業的文書檔案種類繁多，牽涉甚廣，管理起來存在一定的難度，特別是傳統的管理檔案的程序大多十分繁瑣，在一定程度上影響了文書檔案的管理質量以及效率，并且可能會對企業的健康發展帶來影響。但是，文書檔案對于企業來說，又是一份不能割舍的財富，它記錄了企業從發展到壯大過程的一點一滴，承載了企業的歷史與文化，從客觀的角度反映了企業的發展過程、財務狀況以及企業發展過程中所發生過的重大事件。所以，如何高效的處理當代文書檔案管理的問題成為了大部分企業關注的焦點。

1 辦公自動化環境下企業文書檔案管理的優點

1.1 辦公自動化提高了文檔一體化的水平

一般來講，文件指的是廣義上的文件，即所有通過文字、圖表、聲像等形式組成的各種材料。而檔案則是由文件經過一定的條件轉化而來的。所以說，檔案的基礎是文件，但是文件的精華卻是檔案，兩者是不可分割的。從本質上面來講，檔案和文件應該是同一種東西，可他們所表現出來的形式又證明了他們的確不同，確切的來說，他們應該是同一種東西的不同形態，但是并不能用同一種定義去定義他們。就像水和冰一樣，兩者具有同源性，但是在實效、功用和離合等方面存在差異。從文件到檔案，是一個不斷篩選，去粗取精的過程。所以檔案中的文件大多數都是存在一定價值與意義的，他們從分散的狀態被集中保存了下來。總而言之，從傳統的意義上來講，檔案與文件存在一定的差異，且從文件到檔案會經歷一系列的辯證過程。然而，隨著計算機技術的不斷發展，辦公自動化的普及，大部分公司都將文件管理交給了系統。在辦公自動化系統當中，許多的軟件公司都會選擇將檔案管理系統的功能全部嵌套進這一系統當中。再這種操作之下，文件與檔案都共存于一個系統當中，以前的那種界限與區別逐漸被淡化。在自動化辦公系統當中，流轉結束的文件可以自動的被轉入電子庫，然后再根據程序本身的設置進行整理最后完成歸檔的工作。這樣一來，便大大地節省了時間，省去了歸檔的繁瑣程序，從而做到隨時歸檔，實現文檔一體化。

1.2 辦公自動化提高了文檔一體化的管理水平

文檔一體化的管理過程是從文書管理和檔案管理的全局出發，包括文件的生成，檔案的歸檔處理等所有程序的全方位管理，從而做到保證文件內容的正確性，完整性和數據結構的一致性。在傳統的文檔管理過程當中，這一聽起來簡單的過程其實十分復雜，由于工作人員大多依靠手工操作，面對堆積成山的文件與資料，工作人員難免會出現一些疏漏的情況。再者，這些文件的收集過程要求十分嚴格，一定要保證資料的完整以及規范，在對文件進行標注時也要注意書寫的規范，十分消耗工作人員的精力與集中力。然而，辦公自動化系統的誕生給廣大的檔案管理工作人員帶來了福音。運用辦公自動化的系統，文件從收集、整理、分類以及歸檔等等的環節都是系統自主根據設定完成的，整個操作過程變得簡單，方便，省時又省力。辦公自動化系統不僅僅使得文檔一體化的過程變得簡單有序，還極大地提高了檔案管理的質量，為企業的檔案文書管理工作減輕了許多的負擔。

1.3 辦公自動化使文件管理更加快捷

在傳統的檔案管理工作當中，檢索檔案當中的信息一直是一項巨大的工程，因為它意味著工作人員需要從成千上萬的文件與檔案當中尋找到目標文件，雖說檔案有著自己的編目以方便查詢，但是由于文件庫所包含的文件巨大，在里面尋找文件與大海撈針并沒有太大的區別。所以，檢索問題一直困擾著檔案管理的工作人員。但是，辦公自動化系統很好的解決了這一問題，他利用自己本身的優勢，實現了數據的一次性輸入和多次利用，文書處理人員在辦公自動化系統中完成了文件的流轉后，檔案管理員只需轉一下庫，就可以完成文件從辦公自動化系統到檔案管理系統的轉換。文書人員就可以選擇所需要的文件進行歸檔，滿足了隨時歸檔的要求。在使用檔案時，只需按指定的信息搜索，便能迅速、多方位地查詢到需要的信息，瀏覽訪問所需要的內容。辦公自動化系統還可以提供更多種查詢檢索功能，如信息按處室、項目、流轉過程分類等，使得檔案檢索利用變得更加快捷、高效。

1.4 自動化系統有利于文件的穩定保存

傳統的紙質文件在長時間的保存當中難免會存在損毀與丟失的風險，在加上檔案管理模式存在的漏洞，常常會導致機密檔案泄漏和被竊取的事情發生。而辦公自動化系統在這一方面進行了改進，只有在崗人員才能夠憑借自己的登錄名和密碼登錄文件管理的界面，并且不同崗位的人對文件有著不同的瀏覽與修改權限，嚴格保證文件的安全性與保密性。這樣一來，便在很大程度上杜絕了投機分子與不法人員利用各種管理漏洞獲取企業的機密文件以滿足其私人目的的行為。辦公自動化系統當中，普遍采用的是電子文件，與傳統的紙質檔案相比，它有著體積小、壽命長和便于保存等優點。所以在文件保存時，我們可以根據不同的需要，選擇不同的載體。這些電子載體使用起來十分方便快捷，并且其存儲量很大，儲存的時間也相對較長，不容易發生損壞，文件能夠穩定地存儲在其中。

2 自動化辦公環境下文書檔案管理存在的問題

2.1 企業的風險意識不夠

在自動化辦公環境之下，企業都是在網絡上進行文書檔案的傳輸與共享的，但是網絡的安全性并不能得到完全的保證，著便顯示著電子檔案的傳輸和儲存都具有一定的風險。但是大部分的企業并沒有意識到這一問題，因此并未采取相應的防范措施，例如防火墻之類的。由此，給企業的文檔安全帶來了一些隱患。

2.2 文書檔案管理的工作人員并不具備足夠的職業素養

自動化辦公系統擁有了更高效的文書檔案管理能力，同時也對工作人員的能力提出了更高的要求。然而，由于自動化系統的還處于推廣階段，大部分的企業并未聘請專業的管理人員進行管理工作，而企業現有的相關工作人員并不具有優秀的專業技能，在計算機的處理上面也稍顯不足。因此，多數企業的檔案管理工作中出現了工作人員與設備的能力不對等的極端情況，不利于企業的正常運行。

3 對辦公自動化系統的建議

運用辦公自動化系統的企業一定應當注意的是要將檔案的安全性與穩定性視為首要注意的點。并且投入一部分的財力與人力引入與學習先進的信息管理安全技術以及加密技術，為信息的管理設置一定的權限，以防止一些黑客與不法分子的攻擊。再者，企業應當開設一定的培訓課程以提高相關工作人員的職業素養，保證其工作能力，并且應當向工作人員灌輸一定的法律與道德知識，使其意識到文書檔案的重要性與私密性，防止工作人員私下傳播或是泄漏相關的文件信息，給公司或企業帶來傷害。或者，企業可以聘請相關的專業人士來進行文書檔案的管理工作，從而使得檔案管理工作的質量能夠得到保證。

4 總結

辦公自動化系統的不斷普及，為文書檔案管理改革帶來了前所未有的契機，檔案管理部門應抓住這一機遇，探尋文檔一體化管理的有效措施，為文書檔案管理開創新局面。在此基礎之上，企業也能夠保證得到健康穩定的發展，為企業的進一步開疆拓土奠定堅實的基礎。

參考文獻

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