淺談辦公室如何做好電子檔案管理

盧弘連

摘 要：在信息技術的影響下，辦公室檔案管理已經逐漸脫離了傳統的紙質管理時代，目前電子管理成了辦公室檔案管理的主要方式，從內容和模式等多方面給辦公室的檔案管理工作帶來了便利。但是，隨著信息化的不斷深入，辦公室的電子檔案管理又面臨著信息安全等多方面的問題。本文從收集、整理、歸納和管理四個方面出發，探究了做好辦公室電子檔案管理工作的具體措施，幫助各單位辦公室更好地對檔案進行電子信息化管理。

關鍵詞：辦公室；信息化；電子檔案；管理

1 電子檔案特點

（一）是一種信息化的檔案管理模式

隨著科學技術的不斷發展，檔案管理工作逐漸脫離了傳統的紙質時代，逐漸向信息化方向發展，電子檔案是信息化時代的典型代表。與管理模式落后的紙質檔案管理模式不同，電子檔案管理擁有先進的設備。近幾年，各單位的辦公室都開始建立檔案管理系統，檔案管理工作不斷向信息化方向轉變。

（二）內容更加豐富，模式更加多樣化

近年來，電子檔案不斷向多樣化方向發展，檔案管理的范圍不斷擴大，管理方式更加多樣化。相對于傳統的紙質檔案管理，電子檔案的內容和模式更加豐富和多樣化，給辦公室檔案管理帶來了便利。

（三）歸檔復雜，存儲信息更加準確安全

3、傳統的檔案管理是靠紙張來記載和展現信息，存在管理繁瑣，存儲信息少等多方面弊端。雖然電子文件相較于紙質文件的歸檔比較復雜，即要經過數字簽名、信息確認、身份驗證以及加密保護等一系列操作。但是這卻保證了電子文件的安全，從某種程度來說，防止了信息泄露事件的發生。

2 辦公室電子檔案管理中存在的問題

（一）辦公室檔案管理組織不健全

據調查，目前各單位辦公室檔案管理組織存在很多不足，原因在于各單位在建立檔案管理組織和管理制度體系時沒有根據本單位自己發展的獨特優勢和需求來建立檔案管理體系，缺乏創新思維和獨特性。在這種情況下，各單位想要做具有本單位特點的檔案管理工作相當困難。眾所周知，有很多單位都建立了檔案管理體系，但這些單位只進行表面工作，缺乏內在管理，導致單位辦公室檔案管理組織不健全，集中體現在電子檔案管理的保存不完整以及保密工作存在極大的安全問題，在應用檔案時效率低下，給單位辦公室人員帶來極大的不便。因此，辦公室檔案管理組織不健全這方面的問題急需解決。

（二）辦公室人員對檔案信息的安全意識缺乏

隨著科學技術的不斷發展和完善，辦公室的檔案管理工作有了很大的突破，工作環境越來越透明，越來越公眾化，檔案工作在理念上實現了質的飛躍。正如人們所說，科技是把雙刃劍，任何事物都具有雙面性。積極方面，檔案工作的快速發展給辦公室工作人員工作的效率，激發了工作人員工作的積極性，節省了大量時間。但也有不利的一面，網絡黑客猖狂，一些破壞分子對辦公室檔案管理蓄意破壞，給辦公室檔案管理工作帶來了巨大隱患。這些檔案都涉及本單位的一些重要信息，如果系統遭到破壞，信息泄露，將會對本單位造成巨大損失。但辦公室里的監管人員，他們沒有深刻認識檔案信息泄露的嚴重性，缺乏專業知識以及安全意識，對檔案信息管理這方面的安全很難顧及。因此各單位要十分重視，并加強對他們的專業培養。

3 做好辦公室電子管理工作的措施

（一）電子檔案收集方面

檔案收集是一份巨大的工程，要從檔案的內容，屬性多方面進行分析。內容方面：根據內容的重要性來對他們進行時間的保存以及材料是否和內容一致來確定移交時間，電子檔案的收集需要增加新的信息到數據庫。電子檔案信息存在丟失的隱患，工作者要熟悉檔案信息的內容，計算機的特性，文檔管理的操作，避免在收集過程中沒有保存。

（二）電子檔案整理和歸納方面

自動化的操作方法讓檔案的整理和歸納的方式發生了翻天覆地的變化，目前檔案的整理與歸納大部分都使用計算機操作，檔案的整理與歸納主要以電子文檔的方式保存。檔案管理的工作人員要有熟練的操作技巧，要學會使用新科技產品，在信息交換是避免發生丟失的意外。防止信息泄露，是每個工作人員做好電子檔案整理和歸納的重中之重。

（三）電子檔案管理方面

1、保障系統標準化

電子檔案的管理系統必須標準化，為了確保管理系統的標準化，必須要規范計算機的應用，建設完善的數據庫，確保各項設施使用的標準化，實現電子檔案信息的共享，保證檔案的監管質量，用極少的資金獲得最大的利益。硬件設施是電子檔案管理系統重要部分，要有極好的計算機硬件，較完善的檔案庫，于此同時，要制定統一的使用標準以及使用方式，能夠及時對檔案管理進行分類，盡早的實現檔案管理系統的標準化。要針對軟件使用統一標準和檔案記錄過程產生的信息，制定比較簡單的管理程序，使檔案管理內容實現最優化。提高電子檔案管理系統的標準化信息。

2、加強保密工作

除了確保系統標準化之外，還要加強電子檔案管理的保密工作。檔案保密是檔案管理的重中之重，也是提高管理工作的重要方法。信息技術的發展讓人們的保密意識不斷增強，人們必須充分發揮信息技術的優勢，增強檔案管理的保密工作，確保檔案的安全。在應用計算機對檔案進行管理時，必須確保計算機相當安全，要創造安全的環境，避免一些主觀原因造成檔案信息的泄露。檔案管理人員必須提高安全意識，小心使用外網，防止病毒的侵入造成檔案信息的丟失。工作人員必須確保工作環境的安全，必須定期對計算機進行檢查，重要的文檔必須要進行多層保護，設置使用權限，強化安全監控，確保檔案信息絕對安全。

3、進行數字化建設

電子檔案管理也離不開數字化的建設。現在是一個網絡技術時代，管理部門儲存了眾多的信息資源，計算機在有網環境中，檔案的儲存量越來越大，因此，管理部門必須加強數字化的建設，實現數字化管理和自動化管理。從而實現檔案的分類以及歸檔，要不斷完善管理信息的服務。在完善檔案管理的過程中，管理部門必須遵循相關的法律，適當結合管理檔案的要求，不斷實現檔案的規范化，在檔案管理過程中，要確保信息的真實化，集體化和數字化，充分發揮其使用價值，建設數字化檔案管理需要部門各部門人員的相互配合，相互合作。

4、進行標準化信息建設

隨著科學技術的不斷發展，檔案管理由原來的紙質管理逐漸演變為自動化和數字化，要想提高管理工作的效率，必須加強檔案信息的標準化，要不斷完善信息的管理系統，根據工作的特點，對軟件的研發不斷加強，從而促進檔案的分析、管理和收集等的工作。加強檔案信息化以及自動化的完善，此外，要建設標準化和信息化的數據庫，加強檔案信息的安全，并充分利用計算機技術和相關軟件，加強對電子檔案的信息化管理標準化建設，確保檔案管理的有效進行。

參考文獻

[1]李楊，孫寧寧，禹雪梅. 高校二級學院辦公室電子檔案管理精細化研究[J]. 中國教育信息化，2016，01：66-68.