淺談企業檔案工作規范的幾點體會

徐麗文

摘 要：對于企業的現代化建設而言，要想實現經濟效益的最大化，企業必須要建立起以規范化、標準化為發展脈絡的管理系統，以此保障企業運轉平穩健康。檔案管理工作也是如此，檔案管理工作的規范化，有助于增強企業的經營生產服務，使企業知識資產和信息資源進行全面的優化和整合。本文針對企業檔案工作規范的發展、創新、實施要求進行探究，并結合自身經驗，談談在企業檔案工作規范中得到的幾點體會，供大家借鑒參考。

關鍵詞：企業；檔案工作；規范；經營；生產；服務

隨著社會經濟的飛速發展，企業檔案管理工作在企業建設中肩負的責任越來重大，所產生的社會價值、思想價值、文化價值也越來越重要。要想使企業在激烈的市場環境中具備較強的競爭力，實現企業效益的最大化，就必需要建立一個系統、全面、規范的工作流程。從根本上說，建立企業檔案工作規范、強化制度組織建設實施能夠進增強企業內部的凝聚力，更好的體現出企業檔案工作所發揮的作用。企業在搞好硬件設施的同時，必須要將檔案管理作為企業生產實踐中的一個重要基礎看待，使企業檔案工作的保存效率、工作狀態能夠達到最佳的狀態。

1 企業檔案工作發展與創新

所謂企業檔案管理工作，指得是從事檔案整理工作的人員將分散、雜亂、孤立的資料檔案進行分類封存、歸納、查閱、集中整理等活動，以此來滿足企業、社會等不同部門對檔案的使用需求。當前形勢下，企業作為我國社會主義經濟類型的重要組成部分，管理者在對企業內部保持提質增速的同時，也逐漸意識到了企業檔案工作發展的重要性。

從企業檔案工作的發展脈絡上看，進入21世紀，國際化經營結構的調整使很多中小企業得到了崛起，而法律條文及相關納稅規章的完善，也使企業檔案工作的壓力逐漸增大。從企業檔案工作的具體功能上看，這些檔案已經不單單存在于記載、記錄功能，而且還擔當著證明、借鑒、傳承、創新等綜合化的發展基礎。從企業檔案的功能創新上看，企業檔案從二十世紀初的政治領域、經濟領域向著科研領域、文化領域拓展。從使用對象上看，企業檔案所涉及到的群體不但包括和企業存在上下級關系的黨政機關、存在勞務分配關系的群眾職工，甚至還包括社會上一些特殊的團隊和組織。這無疑對企業檔案工作規范測評的創新發展提出了更高的要求。

2 企業檔案工作規范化管理的意義

一方面，企業檔案工作化管理更加貼近企業檔案信息開發、資源收集、技術傳播和價值共享的發展需求，同時也更加符合當前企業所面臨的市場化、經濟化、數字化、網絡化的時代需求。另一方面，檔案工作對企業的組織規章、管理建設來說，具有基礎性的作用。隨著企業的發展，各個部門對檔案工作的管理、開發、利用需求都在增大，如果日常的檔案工作規范化管理遭遇瓶頸，那么相應的收集、整理、歸檔、立卷工作也就無法實現順暢的進行，勢必會影響企業在經營、生產、維權等方面開展的活動成效。

3 企業檔案工作規范化的要求

3.1 企業檔案工作組織建設

首先，企業檔案工作規范化要求檔案編輯人員根據實際情況，設計出符合企業事情情況的檔案規范流程。既可以根據企業實際的特點，針對企業內部不同項目、不同時間進行橫向的剖析，也可以對某個局部和側面進行縱向的分析，要在“科學規劃”的基礎上，保持綜合推進的發展態勢，以此體現出比較強烈的專業特點和產品特性。

其次，企業檔案事業最初面臨的都是原始形態的記錄資料，必須要由熟悉編研工作的業務人員進行采集、加工和整理。在企業工作規范化的發展要求上，同時還要滿足企業檔案信息建設的多項需求，進一步提升檔案工作作為現代化檔案組織建設的重要地位和強化作用。

3.2 企業檔案工作制度建設

伴隨著時代的快速發展，企業檔案工作制度的完善是實現檔案規范管理等級創建的重要目標。企業管理者高度重視檔案工作制度建設，對照《企業事業單位檔案工作規范管理等評審辦法》的相關規定，以省市檔案局提出的規范制度，集合企業內部的工作特色，設定出一系列適合企業特點的創建工作目標方案。由不同的業務工作人員設立企業檔案工作制度建設小組，由專人安排實施檔案工作任務推進表，利用《檔案安全保管制度》《檔案查閱利用制度》《企業檔案保密制度》，為企業檔案工作的推進狀況做好指引。在企業檔案工作制度建設上，要根據具體的方案制度進行任務分解，將不同的檔案工作分配給不同的企業職工，將檔案工作制度“精確到人，責任到崗”，確保檔案工作制度建設更加完善。

3.3 企業檔案工作業務建設

在工作業務建設上，企業針對于檔案工作業務的發展目標，實施不同側重點的業務研討。進一步拓寬企業檔案資源的開發利用，把檔案工作從被動的、手工式的工作方式中脫離開來，開始沿著主動式、綜合化、信息化的業務建設上發展。通過教育研討、業務培訓等方面，進一步完善檔案業務建設的體系建設，從而實現檔案收集、整理加工、保存、查閱等方面的聯合，最終達到業務建設資源的互通和共享。特別是要認真組織檔案工作者對各類文件材料的歸檔業務進行調控，對歸檔時間、要求、安全等工作進行明確的規定，采取各種措施抓好檔案工作業務建設。

3.4 企業檔案工作設備建設

企業檔案工作設備建設是重要的發展保障。企業要安排專職檔案管理人員聯合其他兼職檔案員，根據檔案工作的發展流程，實施檔案鑒定小組、檔案銷毀小組、檔案保密小組等工作建設。由不同的小組分管不同檔案設備，包括電腦掃描儀、打印機、粉碎機、投影儀、相機等等。把檔案工作設備建設管理納入到企業中心年度工作計劃和企業綜合目標考核重點內容上來。確保企業工作設備經費充足，專款專用，配套設備齊全，硬件設施完善。

3.5 企業檔案工作信息化建設

當前形勢下，信息化的時代背景使企業檔案工作處于一個“開放式”的發展模式中。為此，企業檔案工作中，需要不斷拓寬企業檔案工作信息化建設的服務區域和發展渠道，為企業檔案的查詢和研究提供便利，并利用互聯網的發展優勢，進一步利用閱覽服務、電話查詢、QQ咨詢等形式，建立一個信息建設的發展平臺。在建立“電子文件（檔案）數據管理系統”的基礎上，使企業檔案室和信息管理部門能夠相互融合。建立“數字化檔案數據管理中心”，集中管理檔案紙質文件的存儲和電子文件的收錄，使檔案信息化建設的發展更加順暢。

4 企業檔案工作規范測評的若干措施

4.1 結合測評辦法，細化精準工作

隨著我國市場經濟體制的推進，在企業檔案工作規范測評的實施細節上，演變出了一些具體的實施辦法。其中“因企制宜”就是實施精細化測評工作的一項代表。在企業所涉及的種類和行業上，存在著較多的綜合性。筆者認為在測評工作的推進中，應該采取最有利于企業生產經營的方式和內容為最好。企業管理者應該結合對檔案工作的認識，靈活多樣的決定檔案管理的精細化測評方法。

首先，要明確檔案工作者的具體分工，確定各個職能部門和承包部門，根據企業自身的發展規模設計專門的檔案機構，特別是對于一些大型項目設立專項的檔案室。要在統一精細化測評方法的基礎上，從檔案服務、檔案規范、檔案培訓，倡導對企業檔案工作實施有針對性的檔案執行方法。

其次，企業行政管理部門要配備與企業研發、生產、經營和管理相適應的專職檔案人員，使各部門和各機構之間的檔案人員相對穩定。奠定以檔案部門為核心、各職能和承辦部門為基礎的檔案工作體系，從根本上杜絕生搬硬套和脫離實際。根據生產性質、生產經營規模、企業檔案測評的規律，分清層次，針對各種企業提出具體的相對方法，進一步強化檔案規范化管理建設。

4.2 實施客觀評價，服務檔案大局

檔案工作要想獲得長遠的發展，必須要制定一個客觀的檔案工作規范測評標準。要緊密圍繞檔案工作的方針、目標和管理模式，從理論研究方向下手，了解企業檔案管理測評工作的特色機制，建立一個客觀合理的評價機制，進一步服務檔案工作規范測評的發展大局。

在評價模式上，要明確企業歸檔制度，逐步提高檔案利用的效率。在完善檔案工作規范測評的評價體系上，要從文件的收集、整理、分類、編制檔號、編制目錄等不同的管理手法上，積極建立和保護檔案的客觀評價制度。企業行政測評部門要進行及時的跟蹤和監督制度，以“工分制度”的測評手法，對不同的部門進行綜合的評定。一方面要針對于檔案資源的利用價值進行改善，加大檔案相關硬件設施的資金評分標準。另一方面，還要制定相應的《檔案工作規范測評評分表》，制定一系列行之有效的規章制度，讓企業檔案管理工作有理有據。

4.3 增進多項培訓，實施精準輔導

為了增進企業檔案工作人員的發展質量，企業管理者要通過不同形式的培訓工作，帶動檔案管理工作的發展。同時，實行精準的輔導。暨把企業檔案測評工作崗位劃分為不同的類型，然后進行相應的輔導側重。例如對于管理類、后勤類和科研類三種檔案工作的考核，要根據管理類的條理性、科研類的專業性和后勤服務類的全面性進行測評培訓，然后實施精準的、再有針對性的檔案業務輔導。在鼓勵企業先進檔案工作人員的同時，適度鞭策較為落后的檔案工作人員。

4.4 確立標準一致，做好系統銜接

在檔案工作規范化測評的實施上，確立一個公平、平等、合理、科學的規范測評十分重要。因此，企業行政管理部門一方面要加快對企業內部法規的組織完善，在保護企業檔案資產和文化知識產權的基礎上，提高檔案工作規范測評的工作職能，在一定程度上提升企業檔案的責任性。要在檔案工作規范測評的基礎上，將績效考核納入檔案工作規范測評的整體機制之中，明確分析檔案工作規范測評的崗位分值評定辦法，建立適用于企業檔案工作的競爭機制，奠定一個系統的考核和銜接基準。在評定的過程中，要保持考核和被考核之間的激勵作用，通過實際的交談和溝通，加深員工的競爭力和自信心。

4.5 建立健全確保，維護檔案安全

要建立一套健全的保護工作，從檔案工作文件的形成、積累與歸檔職責要求、收集、保管、堅定、統計等程序上，對檔案工作的安全性和保密性實行強有力的推動。在做好各項密封留存工作的同時，提出相應的責任追究和處罰措施，從根本上杜絕檔案工作責任的追究機制，杜絕發展檔案泄密、檔案損毀等行為。而對于可能發生的突發事件和自然災害，企業要在檔案工作的日常中，制定一個良好的管理應急預案，對于可能發生的突發事件和自然災害，要從組織結構、搶救方法、保障措施、轉移地點等方面，對檔案信息化管理軟件進行周期性、階段性的完善，確保紙質檔案、電子檔案的存儲、數據維護都保持在可以控制的應急范圍上。

5 結語

綜上所述，企業檔案是企業更具自身生產實際所編研設計的，它是企業活動的真實記錄，表現出了企業文明程度和發展方向。隨著經濟社會的飛速發展，企業檔案管理工作的理念需要進行更新和升級。特別是在當前形勢下，很多現代企業都處于改制分流、重大改革的非常時期，檔案的需求不斷增加。因此，廣大企業檔案工作人員要進一步深化現代化檔案工作的發展脈絡，從不同的方面對企業檔案工作進行宏觀指導和依法管理。改革創新、開拓進取，使檔案工作的規范化要具備一些必要的發展特性，以此滿足企業檔案的發展和建設。

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