數(shù)字檔案館建設(shè)對檔案管理體制的影響分析

路江麗

摘 要：信息技術(shù)在迅猛發(fā)展，在此形勢下出現(xiàn)了數(shù)字檔案館。與傳統(tǒng)檔案館相比，數(shù)字檔案館具有更多的優(yōu)勢，數(shù)字檔案館的建館方式和運(yùn)行方式與傳統(tǒng)檔案館都存在著較大的差異。數(shù)字檔案館突破了傳統(tǒng)檔案館的局限性，對傳統(tǒng)檔案館進(jìn)一步升級，促進(jìn)資源有效利用，提高檔案自身的價值。數(shù)字檔案館建設(shè)對檔案管理體制存在著什么影響，又如何進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)這是現(xiàn)代檔案管理亟需解決的問題。因此，本文將主要從數(shù)字檔案館對檔案管理體制的影響以及提高數(shù)字檔案管理建設(shè)的策略這兩個方面進(jìn)行闡述，為數(shù)字檔案館建設(shè)提供合理的參與意見。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館；檔案管理體制；影響

當(dāng)前社會，信息技術(shù)在不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理體制遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代社會的需求，所以，進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)成為一種必然趨勢。對數(shù)字檔案館進(jìn)行一定的研究有利于促進(jìn)數(shù)字檔案館的建設(shè)。數(shù)字檔案館建設(shè)既需要相應(yīng)的技術(shù)支持，同時需要恰當(dāng)?shù)墓芾眢w制。在20世界90年代就已經(jīng)出現(xiàn)了數(shù)字檔案館，這是一種更為先進(jìn)的檔案管理方式。通過資源共享促進(jìn)資源的有效利用。在信息技術(shù)進(jìn)程日益加快的現(xiàn)代社會，我國也要重視信息技術(shù)的發(fā)展，充分地對數(shù)字化進(jìn)行利用，促進(jìn)我國數(shù)字檔案館建設(shè)更加高效，提高檔案管理的工作效率。

1 數(shù)字檔案館建設(shè)對檔案管理體制的影響

1.1 提高檔案的利用率

傳統(tǒng)的檔案管理工作的重要內(nèi)容是保管檔案，主要的工作重心是防止檔案的信息被泄漏。采用這樣的管理體系充分地體現(xiàn)檔案的價值。所以，檔案管理工作應(yīng)該保證檔案信息儲存完好，同時能充分地發(fā)揮檔案的價值，將之前的檔案管理工作轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案服務(wù)管理。數(shù)字檔案館的建設(shè)利用信息技術(shù)的優(yōu)勢使得檔案利用效率提升，檔案使用方式更加靈活，數(shù)字檔案館的建設(shè)突破了原有的檔案管理的弊端，提高檔案利用率。

1.2 改變檔案管理職能分配關(guān)系

傳統(tǒng)的檔案管理使得檔案的使用價值被限制，而數(shù)字檔案館假設(shè)有利于改變行政層級管理體系，借助數(shù)字檔案館的建設(shè)成果為利用者提供更加有效的服務(wù)。數(shù)字檔案館屬于一個虛擬的檔案管理系統(tǒng)，具有加強(qiáng)行業(yè)部門之間溝通與交流的作用，相對于傳統(tǒng)的檔案管理以收集為主的形式而言，數(shù)字檔案館的建設(shè)能提供更多的便利。再次，數(shù)字檔案建設(shè)對檔案管理工作中的相關(guān)職能分配產(chǎn)生影響。在傳統(tǒng)的檔案管理中通常由檔案局進(jìn)行統(tǒng)一管理，所有的檔案管理部門從從屬于這個系統(tǒng)。但是數(shù)字檔案館的建設(shè)需要檔案管理的各個部門參與其中。檔案管理工作不僅限于一個技術(shù)性問題，需要借助技術(shù)對整個檔案管理行業(yè)進(jìn)行管理與變革。

2 數(shù)字檔案館建設(shè)的具體內(nèi)容

2.1 提高對數(shù)字檔案館建設(shè)的認(rèn)識，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享

數(shù)字檔案館的建設(shè)規(guī)模不斷增大，相關(guān)的工作人員要提高對數(shù)字檔案館建設(shè)的認(rèn)識，意識到數(shù)字檔案館建設(shè)的重要性，促進(jìn)思想轉(zhuǎn)變。信息技術(shù)的發(fā)展，使得人員對檔案的利用次數(shù)增加，為了滿足人們的需求必須要完善相應(yīng)的技術(shù)服務(wù)設(shè)施建設(shè)，找到一條更加便捷的查詢途徑。對技術(shù)進(jìn)行不斷地革新有利于提高檔案管理工作的工作效率，使得數(shù)字檔案管理中存在的問題得到有效的解決，最終做好數(shù)字檔案館的建設(shè)工作。其次，在數(shù)字檔案建設(shè)過程中要實(shí)現(xiàn)資源的共享性，使得檔案資源的價值得到充分地發(fā)揮。原來的檔案歸檔只需要在檔案館里進(jìn)行，數(shù)字檔案館的歸檔方式發(fā)生變化，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中完成檔案資源的轉(zhuǎn)移，并且不能被隨意改動。因此，數(shù)字檔案觀要建立相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，在管理系統(tǒng)中做好檔案數(shù)據(jù)庫之間的設(shè)置，包括儲存信息、管理信息等硬件設(shè)備。

2.2 建立網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)促進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)

在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，檔案管理人員習(xí)慣被動工作。而數(shù)字檔案館的建設(shè)需要求檔案管理的各個部門都參與到檔案管理中。相對于傳統(tǒng)的檔案管理工作而言，數(shù)字檔案管理不只是一項技術(shù)性工作。相關(guān)的檔案管理人員需要積極地參與到系統(tǒng)方案設(shè)計中，綜合檔案管理的實(shí)際情況以及現(xiàn)實(shí)需求，提出可行的建設(shè)性意見。數(shù)字檔案館的建設(shè)需要檔案管理人員端正態(tài)度，提高服務(wù)水平，將數(shù)字檔案建設(shè)的成效提供給人們使用。主動地與相關(guān)行業(yè)交流數(shù)字檔案館的事宜，在提供數(shù)字利用時，要重視信息的安全與保密性，不能在為得到允許的情況下將信息泄漏給其他的單位。

2.3 更新管理理念促進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)

數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)主要提供收集、管理、儲存與利用這集中功能，并對用戶的權(quán)限進(jìn)行管理，進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，維護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全。檔案工作人員的工作不只是對檔案進(jìn)行管理或保存，還要提供相應(yīng)的服務(wù)。數(shù)字檔案館的建設(shè)需要檔案管理人員進(jìn)一步更新思想，利用數(shù)據(jù)平臺為更多的使用者服務(wù)，所以，檔案管理人員要樹立“服務(wù)為本”的思想，提升自身的工作效率，為使用者提供檔案查閱等服務(wù)。

2.4 培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才，做好檔案安全保障工作

培養(yǎng)更加專業(yè)檔案管理人才有利于促進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)穩(wěn)定發(fā)展。由于數(shù)字檔案建設(shè)是對信息的高度集成化過程，相應(yīng)地對專業(yè)技術(shù)人員提出更高的要求，需要檔案管理人員掌握信息知識與檔案管理知識。所以，在數(shù)字檔案館建設(shè)過程中要做好人才引進(jìn)與儲備，定期地對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其專業(yè)知識水平。其次，數(shù)字化建設(shè)的檔案資源更加開放，所以，檔案管理人員要做好檔案安全工作。在進(jìn)行數(shù)字檔案建設(shè)時要增強(qiáng)安全設(shè)置，對查閱資料權(quán)限進(jìn)行分級設(shè)置，充分地利用數(shù)字系統(tǒng)做好相應(yīng)的系統(tǒng)防護(hù)工作。

3 結(jié)語

總而言之，數(shù)字檔案館建設(shè)對檔案管理體制的變革具有積極作用，能完善檔案管理體制。數(shù)字檔案館建設(shè)還有利于促進(jìn)我國的現(xiàn)代化建設(shè)。但任何事情都不是完美的，數(shù)字檔案建設(shè)會為檔案管理工作帶來一定的挑戰(zhàn)，因此，檔案管理的相關(guān)部門要結(jié)合當(dāng)前存在的問題以及數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展需求，制定有效的對策，促進(jìn)數(shù)字檔案管理水平提高。提高管理人員對數(shù)字檔案館建設(shè)的認(rèn)識，更新管理人員的思想，促進(jìn)其樹立“服務(wù)為本”的意識，為利用者提供更便捷的服務(wù)。其次，定期地對檔案管理人員培訓(xùn)提高其專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)出更多的優(yōu)秀人才。最后要建立信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，做好相應(yīng)的檔案安全保障工作。

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