提高辦公室檔案管理工作效率的對策分析

王雪玲

摘 要：對于政府機關和企事業單位而言，辦公室檔案管理工作是事關檔案有序性和完整性的重要問題。在筆者看來，準確性、嚴謹性和高效化原則，是辦公室檔案管理工作中所要遵循的原則。從辦公室檔案管理人員的自身素質、檔案管理信息系統和檔案管理工作反饋機制等方面入手，是對辦公室檔案管理效率進行提升的有效措施。

關鍵詞：辦公室；檔案管理；工作效率

辦公室檔案管理效率是對辦公室工作的穩定性進行保障的重要因素。作為檔案管理工作中的重要組成部分，檔案存儲管理機制的集中性和檔案資料來源的廣泛性已經成為了辦公室檔案管理工作所表現出來的主要特點。隨著信息技術的不斷發展，建立在數字化信息技術基礎上的檔案管理機制的應用，是對這一工作的嚴謹性進行保障的有效措施。

1 辦公室檔案管理工作的原則

（一）準確性原則

檔案管理工作是辦公室管理工作中的一項重要內容，對辦公室相關內容的客觀記錄，是辦公室檔案管理工作的準確性原則的主要表現，在檔案管理工作的開展過程中，如果相關工作人員未能讓辦公室所涉及到的關鍵信息進行反映，這就無法讓這一工作發揮出自身的特性。因此，在辦公室檔案管理工作中，責任心和全局觀念是檔案管理人員在日常工作中需要注意的問題[1]。在檔案信息的整理過程中，工作人員也要遵循一種客觀性的工作態度，以便讓檔案材料的真實性特征得以強化。

（二）嚴謹性原則

隨著社會的不斷發展，效率問題已經成為了社會較為關注的一個問題。從辦公室檔案管理工作的自身特點來看，嚴謹性原則可以被看作是辦公室檔案管理效率的主要表現。為了對一些與辦公室正常工作有關的信息進行記錄，在檔案管理工作的開展過程中，辦公室檔案中的一些細節要素就需要得到相關工作人員的充分關注。從政府機關和企事業單位的管理工作所表現出來的新特點來看，精細化管理模式已經成為了提升自身管理水平的有效措施，在這種精準化管理模式得到推廣以后，對工作細節的記錄與分析，成為了對檔案自身價值進行保障的有效方式。除此以外，為了讓嚴謹性原則在辦公室檔案管理工作中得到充分的落實，辦公室檔案的保密性問題也需要引起相關管理人員的關注。

（三）高效化原則

檔案管理工作中的高效化原則是信息時代發展的產物，在信息技術不斷發展的背景下，檔案管理效率的提升，對與檔案材料有關的業務的開展會起到積極的促進作用[2]。在信息技術不斷發展的環境下，為了對檔案管理工作的高效性特點進行強化，對信息化管理工具的運用，成為了對檔案管理工作進行優化的重要措施。這就要求檔案管理工作人員在日常工作中要始終保持學習意識，進而在對現代化管理技術進行應用的基礎上，更好地對檔案工作進行優化。

2 辦公室檔案管理工作中存在的主要問題

（一）檔案管理人員管理素質相對較低

對辦公室檔案的整體性的保證，是辦公室檔案管理工作人員日常工作中的一項重要職責。但是在檔案管理人員自身管理意識相對薄弱，或管理人員缺乏管理水平的情況下，辦公室檔案管理工作缺乏有序性的問題，會給檔案材料的查詢工作帶來較為不利的影響。在一些企事業單位之中，檔案的無序堆放現象就是檔案管理人員管理素質相對較低的一種表現。檔案歸檔不及時的現象的出現，也暴露出了一些管理人員對檔案管理工作的重要性缺乏認識的問題。在醫院、衛生院等重要單位，因辦公室歸檔不及時所引發的檔案遺失問題，會讓這些機構在出現醫療糾紛問題以后陷入到相對不利的地位之中。對于一些具有科研性質的機構，辦公室檔案中的機密文件的遺失，甚至會給本單位正常工作的開展帶來較為不利的影響。

（二）辦公室檔案管理制度相對落后

在一些企事業單位的領導人員看來，檔案管理工作是一項可有可無的工作。在這一思想的影響下，辦公室檔案管理制度在很大程度上陷入了形同虛設的境地之中。辦公室檔案管理制度的落后表現在管理手段和檔案存儲方式這兩大問題之中，在一些企事業單位之中，辦公室管理人員在日常工作中需要兼任檔案資料管理員一職，在自身工作精力相對有限的情況下，辦公室管理人員只能對自己的本職工作進行重點關注。對于辦公室檔案的管理問題，這些辦公室管理人員通常會表現出一種敷衍應對的態度，很多兼任辦公室檔案管理員一職的辦公室行政人員在處理檔案存儲工作的過程中往往只是在對檔案資料進行初步整理的基礎上進行編號保存[3]。對檔案存儲地點的安全性缺乏關注的問題，也是檔案管理制度相對落后的一種表現，在一些辦公室結構的檔案管理工作中，相關管理人員所采用的檔案室全天開放的管理措施，是一種對檔案材料的安全性問題構成威脅的措施。在單位其他科室的工作人員可以自由出入檔案室的情況下，檔案材料的丟失和損壞問題就成為了辦公室檔案管理工作中的一大挑戰性因素。人員任用機制的不完善，也會讓一些有能力的檔案管理工作人員陷入到無法從事檔案管理工作的境地之中。

（三）辦公室檔案的利用率相對較低

辦公室檔案利用率低的問題可以被看作是落后的檔案管理方式的產物。在落后的管理制度的影響下，管理效率的低下，會給檔案文件的應用工作帶來不利的影響。在對辦公室檔案管理工作中所存在的問題進行探究的過程中，檔案資料借閱原則的復雜性，也會對辦公室檔案的利用問題帶來不利的影響。在繁瑣的檔案資料借閱程序的影響下，一些借閱人會放棄對檔案資料的借閱，這就會讓一些具有應用價值的檔案材料陷入閑置的境地。

3 辦公室檔案管理工作效率的提升措施

（一）對辦公室檔案管理人員的專業素質和管理意識進行強化

檔案的自身價值問題是檔案管理人員在日常工作中所要關注的一個重要問題。對檔案管理人員的自身專業水平的提升，需要在各個單位之中引起重視。針對辦公室檔案在各個機關團體、企事業單位中所表現出來的重要性，一些職業培訓課程的設置，也是對檔案管理人員的自身素質進行提升的一種有效方式[4]。在對檔案管理人員進行培訓的過程中，對檔案管理工作的原則性特性和靈活性特性進行強化，是企事業單位在對檔案管理人員的自身工作能力進行提升的過程中所要采取的一種有效措施。在對檔案管理工作進行優化的過程中，檔案管理者也需要對自身的職業勝任力進行充分發揮。在參與檔案管理工作業務培訓的過程中，檔案管理者需要對自身所從事的工作的重要性和職業要求進行講解，在日常的工作中，檔案管理人員也需要對自身的不足之處進行及時改進，進而在尊重自身職業道德的基礎上，借助自身所積累的工作技巧，對檔案管理工作中所遇到的問題進行及時處理。在將信息技術應用在這一領域以后，企事業單位也需要通過業務培訓的方式，對檔案管理人員的計算機操作水平進行提升。

從檔案管理工作的落后性問題的產生原因來看，對檔案管理工作缺乏最后的認識，是引發這一問題的一個重要因素。針對一些企事業單位中存在的檔案管理意識相對較弱的問題，領導層首先要對自身的檔案管理意識進行強化。在管理層自身的檔案管理意識得到強化以后，檔案管理責任制度的建設與落實，就成為了促進檔案管理人員提升責任意識的有效工具。因此，領導層與檔案管理工作層的共同努力，是促進辦公室檔案管理效率提升的有效方式[5]。

（二）對辦公室檔案信息管理系統進行完善

無紙化檔案體系的構建，是對檔案管理工作中的信息化系統進行完善的重要措施。在社會的發展過程中，紙質檔案材料所暴露出來的弊端已經在檔案管理工作的開展過程中得到了關注。對檔案材料的存檔工作和整理工作的工作效率的影響，是這一傳統檔案材料存儲方式所表現出來的主要弊端。信息化檔案管理系統的應用，可以被看做是對系統的存儲方式進行優化的有效方式。在對辦公室檔案材料進行初步整理以后，檔案資料管理人員可以借助信息化的數字編號技術，對檔案中的關鍵詞和關鍵信息進行記錄，以便為檔案的后續管理工作提供幫助，為了對檔案信息的完整性進行保證，在對紙質檔案材料進行整理的過程中，對于材料中出現的信息缺損、字跡模糊的問題，檔案管理人員在對信息的真實性進行核查以后，要通過對信息進行補充登記的方式，對檔案材料的完整性提供保障[6]。從這一措施的應用效果來看，對檔案資料的檢索機制的優化，也是信息化管理系統在辦公室檔案管理工作的開展過程中所發揮出來的主要作用，在信息化的檢索模式下，辦公室檔案借閱環節中的一些較為繁瑣的流程得到了簡化。

從信息管理系統的建設情況來看，建設資金問題是這一系統的應用單位所要面對的問題。對于行政機關、司法機關等國家機關而言，電子政務建設工作的開展，是對辦公室檔案信息管理機制進行優化的一種有效方式。針對企業發展過程中所面臨的實際情況，貸款政策的調整，可以讓一些企業在構建辦公室檔案信息管理系統的過程中獲得足夠的資金支持。在構建這一系統的過程中，單位還可以讓自身的信息化管理系統與單位所在地區的地區信息化建設規劃相融合，這一措施的應用，可以讓相關單位在構建檔案信息管理系統的過程中節約一定的資金。

（三）對辦公室檔案管理制度進行完善

針對政府機關、企事業單位及科研院校在社會發展中所表現出來的差異性，從辦公室檔案管理工作的實際情況入手，辦公室檔案管理制度中的細節因素進行完善，是對這一制度的實效性和時效性進行提升的一種有效方式。在辦公室檔案管理工作的開展過程中，除了管理系統的信息化發展問題以外，辦公室檔案的管理制度還涉及到了檔案管理組織問題等多個問題。為了對檔案管理工作效率進行提升，管理組織機構的優化，需要成為各個單位所需關注的重要問題。對此單位可以通過設置專業管理部門的方式對這一管理機制進行優化。針對辦公室檔案管理工作中所要面對的檔案資料收集問題、資料歸檔問題、資料錄入等多種問題，由專門人員對這些問題進行處理，可以讓檔案管理工作的及時性得到充分地提升。針對這一管理模式在實際應用過程中所面對的檔案借調問題，授權約束機制的建立，是對辦公室檔案資料的安全性進行保障的重要因素。在檔案存儲環節，為了對檔案的安全問題提供保障，對于一些較為重要的檔案材料，辦公室檔案管理人員可以將這一類材料存儲在較高的樓層之中，以避免檔案出現丟失的問題。對于存儲重要檔案材料的檔案室，管理人員也需要對檔案室的門窗進行有效加固。針對一些帶有保密期限的檔案材料，管理人員在日常工作中要在第一時間對檔案的保密期限進行公示，針對一些需要在保密期滿以后提高保密等級或需要及時解密的文件，工作人員需要對這些檔案材料進行及時整理，為避免檔案管理人員在整理檔案材料的過程中所出現的私自篡改檔案材料的問題，在對檔案材料的保密問題進行調整的過程中，企事業單位需要對與之有關的監督機制進行完善，讓檔案管理人員在監視器可控的范圍內對檔案材料進行整理，可以被看做是解決這一問題的一大措施[7]。

為了讓辦公室檔案管理效率得到有效提升，對檔案資料收集工作體系的優化，也是各個企事業單位所要關注的問題。在構建檔案管理體系的過程中，單位需要對主觀領導和相關檔案人員的職責范圍進行完善，進而讓這一工作處于完善的管理體系之下，對此，企事業單位也可以將辦公室檔案的收集工作與辦公室責任人之間的崗位職責相融合，進而通過對檔案管理工作的各個環節進行完善的方式，對檔案管理工作的工作效率進行提升。為了對檔案管理工作的完整性進行充分保證，在構建這一體系的過程中，企事業單位也需要遵循集思廣益的原則，也就是說，在對檔案管理體系進行優化的過程中，企事業單位的領導人員需要充分聽取辦公室檔案管理工作人員的自身意見，進而通過對各位檔案管理人員的意見進行統籌分析的方式，對檔案管理工作所涉及到的規章制度進行完善，在對辦公室檔案管理機制進行應用的過程中，

（四）對辦公室檔案管理工作的反饋機制進行完善

在企業管理工作中，匯報機制的應用，是讓企業決策層對基層結構的工作狀況進行了解的有效方式。由于基層基層員工和基層管理人員的匯報內容對企業高層的戰略決策有著一定的參考作用，將這一反饋機制應用在辦公室檔案管理工作領域以后，企業也可以讓檔案管理工作得到一定程度的優化，對此，在構建反饋機制的過程中，企業及有關單位可以通過鼓勵員工對工作中的問題進行反饋的基礎上，讓管理人員對來自基層的意見進行了解。在對檔案管理工作進行優化的過程中，檔案管理人員也可以構建一種建立在部門的基礎之上的檔案管理機制，在這一機制的應用過程中，檔案管理人員可以從不同部門對資料的重視程度和這些部門在檔案資料應用過程中的反饋信息入手，對已有的檔案材料進行分類規整[8]。這就可以讓檔案借閱者對資料的用途問題進行充分的了解，這種結合不同資料對不同整理資源進行分配的措施，對辦公室檔案管理效率的提升也會起到一定的促進作用。

結論：辦公室檔案管理工作的優化，對單位整體工作的開展有著積極的促進作用。它對辦公室管理工作的工作效率的提升也有著積極的促進作用。在對自身的責任意識進行提升的基礎上，對信息化手段和完善的管理機制的應用，是辦公室檔案管理工作效率提升策略的主要內容。

參考文獻

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