電子檔案管理研究

黃妙端

摘 要：隨著信息化時代的到來，電子檔案管理成為當前檔案管理工作發展的必然趨勢。本文在對電子檔案的含義進行綜述的基礎上，分析我國電子檔案管理工作的現狀和所存在的問題，并提出我國電子檔案的發展方向。

關鍵詞：電子檔案；檔案管理；研究

檔案以保存、提供利用為主要責任，面對收集、整理、鑒定、保管、檢索和利用等任務。當前數字化高度發展的情況下，各行各業都面臨管理上的巨大挑戰，檔案行業也不例外。隨著我國信息化建設的快速發展和推進，新型電子檔案產生并逐步完善，有取代傳統紙質檔案的趨勢，無論是個人檔案或者集體檔案，檔案承擔著記載信息、傳承信息以及提供保存、檢索供社會利用的責任，落實好檔案管理工作十分重要，而在信息社會中如何把握機遇迎接挑戰，是檔案管理工作者面對的重要課題。

1 電子檔案的定義

電子檔案是隨著信息化社會的出現和發展應運而生的新生檔案類型，關于它的定義尚未形成絕對的統一，本文選取了幾個比較有代表性的定義來闡釋電子檔案的含義：

學者張雪香在論文《高校電子檔案管理》一文中指出，要避免簡單的將電子檔案等同于電子文件，她認為電子檔案比較確切的定義，是指“國家機構、社會組織或個人在社會活動中，于數字設備及環境中直接形成以數碼形式記錄到磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理并可在通信網絡上傳輸的有檔案價值的文件”。即電子檔案是借助計算機系統生成、利用和保存的檔案文件。

學者孫笑一則通過特征來闡釋電子檔案的定義，他提到電子檔案具有實體的虛擬化，手段的數字化、網絡化、多媒體化，時效性強、周期短，具有交互性和個性化，加工標準化、信息海量化和檢索的智能化等特征。

孫麗茹則采用了國家檔案局在《電子檔案移交與接收辦法》（檔發[2012]7號）中的定義，即電子檔案是指在處理公務過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的電子文件。

綜上，本文認為電子檔案對應的是我們通常說的紙質檔案，指可以通過計算機磁盤等載體進行存儲的電子文件的集合。

2 電子檔案管理現狀

檔案管理電子化進程必然是個長期持續的過程，當不可否認這也是必然趨勢，電子檔案較之于傳統紙質檔案優勢明顯，但在轉型過程中也會出現一些必須要面對的問題，本章從電子檔案的優勢劣勢和電子檔案管理目前可能存在的問題2方面談談我國電子檔案管理現狀。

2.1 電子檔案管理優勢

電子檔案相比于傳統的紙質檔案管理優勢主要體現在：1）降低人力成本，減輕人力負荷。電子檔案的載體是數字載體，信息采集和上傳也可以通過計算機軟硬件完成；2）更利于保存和檢索利用。紙質檔案的保存對空間及空間條件要求很高，電子檔案更容易保存，利用計算機系統也更容易檢索利用；3）管理方式更加靈活。電子檔案信息修改更加方便，為有序、數字化現代化管理提供了條件。

與此同時，不可否認電子檔案在帶來諸多方便，使得檔案管理效率提高，但也存在一些不容忽視的短板。比如檔案文件的真實性和數據保存的安全性問題。電子檔案容易修改增刪，真實性的保障有賴互聯網技術的提高；電子檔案數據安全問題也不容小覷，互聯網的數據有可能遭遇病毒、黑客襲擊等，電子檔案存儲在終端也面臨這樣的隱患。

2.2 電子檔案管理存在的問題

電子檔案既有優勢又有劣勢，但檔案管理電子化是不可逆轉的必然趨勢，在這種大形勢下，要明確電子檔案管理發展方向，有必要先對目前電子檔案管理存在的問題作一了解。

2.2.1對檔案管理重視程度不夠，意識淡薄

檔案管理屬于我們所說的冷門專業，崗位也屬于偏邊緣的崗位，目前我國很多有關部門對于檔案管理這一工作并不重視，甚至認為可有可無，不需要花費精力在這一項工作上，使得檔案管理工作人員也抱著隨意的態度對待工作，這是一個不良循環，而電子檔案管理需要運用大量先進的科學技術，意識問題和管理理念是根本對問題。

2.2.2綜合型專業人才匱乏

檔案工作者對檔案管理的專業性自不必說，但既懂檔案管理知識也懂信息技術，的綜合性專業人才匱乏，給電子檔案管理工作高效進行帶來了挑戰。

2.2.3相關法律法規不完善

互聯網知識產權問題還處于起步階段，電子檔案管理法律法規尚未形成體系，有關電子檔案管理的專門規則條例極少，統一適用性對法律較少。

3 電子檔案管理發展方向

當今社會，社會經濟發展高速，時代發展日新月異，知識經濟逐漸興起；大數據時代帶來了海量的數據資源，革新了各行各業的常規模式，現代化技術手段強勢來襲。利用現代化技術進行檔案管理的意義不言而喻，而隨著新技術的逐步滲透，人員管理、檔案管理側重點等都必須同步協調發展，本章將從3個方面談一談我國電子檔案管理的發展方向。

3.1 管理理念和管理意識向著現代化、電子化方向發展

隨著技術的不斷發展和信息社會的高速運轉，電子檔案管理也將朝著現代化的方向發展。變革的開始首先是理念的變革，正確認識當前檔案管理大環境，電子檔案管理的必要性和優劣勢，樹立良好的管理理念，積極了解形勢、環境的變化，促進電子檔案管理向著現代化方向發展。

3.2 電子檔案管人才向著專業化趨勢發展

電子檔案管理人員愈加專業化。檔案管理工作處于不斷的發展中以適應新形勢需要，人員專業化很重要。電子檔案管理不僅涉及到檔案管理的專業化知識，對從業人員計算機知識、互聯網技術應用、相關法律條文等方面的能力素質也有很高的要求。電子檔案管理起步至今，到逐漸發展，慢慢取代傳統紙質檔案還有很長的路要走，其中管理人才向著專業化發展是不可忽略的重要方向。

3.3 多機構、跨部門合作，共同創造安全可靠的互聯網大環境

良好的互聯網大環境對提高電子檔案管理安全性很有幫助，這就需要多部門通力合作，構建完善的檔案應用機制，構建完善的電子檔案管理計算機信息系統，充分考慮到潛在的一些安全性問題，采取相應的措施。如正規殺毒，防范黑客攻擊；歸檔規范化，管理程序化；完善相應的法律法規，借助法律機構職能作用確保電子檔案的安全性。

4 總結

綜上所述，檔案管理工作不是簡單的體力勞動，需要專業的理論知識指導和與時俱進的現代化技術手段輔佐，不斷發展創新，探求更加高效、便于利用的管理方法，電子檔案正是科學技術快速發展的產物，對管理及保護工作提出更高的要求，需要進一步建立健全完善的電子檔案管理體系和安全保護機制，做好檔案管理工作從傳統向電子化進程的轉變，做好電子檔案的維護工作，加強相關專業從業人員的技能培訓，不斷提高電子檔案管理水平，保障電子檔案信息的安全。

參考文獻

[1]張雪香.大高校電子檔案管理研究[J]. 湖北師范學院學報（哲學社會科學版）2016，36（1）：81-83.

[2]周茂玉.淺談電子檔案在檔案管理中的作用[J].辦公室業務，2015，（247）：103，138.

[3]孫笑一.淺析電子檔案的主要特征及管理保護策略.[A]“決策論壇——公共政策的創新與分析學術研討會”論文集（上）[C]，2016.

[4]孫麗茹.試析如何做好電子檔案管理.[A]“決策論壇——公共政策的創新與分析學術研討會”論文集（上）[C]，2016.

[5]王靜.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策分析[J].經營管理者，2016， （4）：275.

[6]王玉超.中外電子檔案管理的比較研究[J].長春：吉林大學，2009.