醫院人事檔案管理電子信息化之我見

高湘陽

摘 要：隨著醫療事業的不斷發展和改革，隨著計算機技術的不斷更新，電子信息化的普及與應用，作為醫院人事工作管理中重要的環節之一的人事檔案管理也面臨了巨大的挑戰。促進人事檔案管理的合理性和實效性，這也是醫院人事檔案管理走向現代化的唯一選擇。醫院人事檔案實現電子信息化管理可以大大的提高醫院管理的效率，使得人事檔案的管理更全面、真實以及更具時效性。所以人事檔案管理電子信息化的改革是必不可免的。

關鍵詞：醫院；人事檔案；電子信息化；管理

人事檔案是醫院醫務人員、干部職工個人經歷、履歷、能力的記錄，關系到每個人的晉升、晉級、享受相關待遇的證明記錄，相關社會關系的證明等諸多問題。人事檔案可以為醫院管理者提供全面的，高質量的人力資源信息服務，對醫院的人力資源挖掘，管理和合理配置起到一定的作用。隨著科技的高速發展，計算機技術的不斷更新，電子信息化的普及與應用，傳統人事檔案的管理方式面臨了巨大的挑戰，已經無法滿足現代醫療體制改革深入發展的需要。現代化的發展也使醫院的管理逐漸科學化和規范化。對此，醫院人事檔案的信息化管理應當全面步入正軌，使傳統的管理方式被完全代替，進一步完善醫院人事檔案的信息化管理，促進管理現代化。

1 醫院人事檔案的管理現狀

首先，很長時間以來，檔案管理工作因不能產生直接的經濟收益，給醫院的管理者和檔案管理人員造成了該項工作可有可無的錯誤觀念，導致其在人事管理中的重要作用不為大多數的人所意識到，出現該項工作的管理松懈、檔案時效性低的現象。

其次，由于對檔案管理工作的不夠重視，醫院在該崗位上的人員配備管理較為松懈，檔案管理人員素質整體偏低，不具有嚴格的經過專業訓練的業務素質，思想落后，不能夠與時俱進，對檔案管理工作的重要作用沒有很好的意識，管理人員存在較低的業務水平，使檔案管理工作的效率和質量受到了嚴重的影響。

再次，由于在檔案管理中信息化管理還未完全實行，導致人事檔案管理工作不僅效率低，而且檔案的準確性還得不到保證。人事檔案的歸檔大多由人工操作，用手工記錄的方法來對大量的紙質文檔進行登記，在檔案變更管理和檔案的出入庫記錄方面缺乏時效性的記錄，需要依靠人工手段對檔案進行查找、編輯和分析，導致人事檔案的使用極為不便，在很大程度上影響了工作效率。因檔案資料如年度考核、晉升工資、學習進修等 需要不斷更新或增加，就會出現許多材料需要一起歸檔的現象，這樣難免會有錯誤的歸檔，此時就要重新整理上百卷的檔案，由此耗費大量的人力、物力。如果沒有及時的歸檔人事檔案所涉及的大量材料，那么在查詢檔案信息的時候，檔案信息的可靠性就很低，同時在個人考查、家庭調查、工資核定等情況時，需要查閱個人檔案中的原始資料，多次核對原件，因此檔案損壞的情況就在所難免，從而影響了檔案的準確性。

2 人事檔案管理電子信息化的優勢

人事檔案電子信息化管理，與傳統的以紙張和人工為主信息管理手段相比，具有強大的優勢，不僅提高了檔案信息的準確度，還大大提高了檔案管理的工作效率和檔案信息的利用率。

計算機的運算速度快且信息存儲量大、計算精度高，通過快速查找、編輯等操作，可以及時提供出準確、時效的人事資料及相關數據。用計算機錄入信息簡便快讀，并且在查詢和統計資料時可以減少由于手工抄寫而導致的資料不準確性，同時能夠減輕工作人員的勞動量，省時省力，應用快捷方便。人事檔案電子信息化后各部門在調用時減少了運送的步驟，減少了紙質檔案的使用率，可以有效的保證資料的完整性，同時電子信息化檔案在調閱時只需要使用U盤或硬盤，安全又方便，大大地提高了工作效率。信息化管理人事檔案材料，也使得因重復使用紙質檔案堆原始資料產生的不可逆性損壞能夠很好地避免了，能夠完整準確地保存各類原始數據和資料，使人事檔案的使用期更長久。

人事檔案信息化使得信息篩選方便快捷，提供全面、準確、可靠的人事資料，在醫院的人員編制、調整等工作中產生積極的作用，不僅極大地提高了人員配備及相關工作的效率，而且還使得人事檔案的利用率明顯提高。人事檔案可以做到信息和資源的共享，有利于醫院各部門之間的聯系與合作，有效的提高醫院人事檔案管理的使用價值，使管理工作更好的進行。在更改或添加新的人事檔案時，可以節約人工搜尋相應檔案的時間，利用計算機進行搜索既方便又快捷，保證了人事檔案的真實性與時效性。

3 人事檔案電子信息化管理策略

首先，重視人事檔案的電子信息化管理

人事檔案的電子信息化管理首先需要得到醫院人事工作者的重視，只有認識到信息化管理的必要性和可靠性，工作人員才會積極的進行改革。對檔案管理人員進行科學與系統的電子信息化培訓，從理論、技術和業務等方面進行學習，提高管理人員的計算機能力與信息化意識。提高工作者的文字語言能力、綜合分析能力，培養好的信息錄入與填寫習慣，保證信息的完整與真實性，經常對檔案進行更新與補充，保證檔案的時效性[1]。人事檔案電子信息化后對工作人員的要求的提高，使得先進人才與專業人才的引人就顯得非常重要。專業人才可以對系統進行維護和更新，使管理隨時緊跟科技的發展與社會的需要。

其次，建立醫院人事檔案的信息數據化

人事檔案的電子信息化的實現，首先需要把庫藏多年的紙質文件的內容輸入到計算機內，這就要求醫院加大對信息化改革的投入，增加工作人員，加快對紙質文件的掃描與輸入，并對資料進行整理和分類，建立起一套由數據輸入、整理、更改、信息查詢及系統維護為一體的完整的檔案數據庫，實現了信息資源的網絡與計算機一體化，并且可以進行信息的遠程運輸和區域化共享[2-4]。在完整的數據庫的幫助下，醫院各部門的管理工作可以更系統化、更方便、更有效率，減少了工作人員繁重的工作任務，為醫院節省了大量的人力物力。

再次，提高人事檔案信息化管理的安全意識

隨著電子信息化人事檔案管理的推廣，計算機技術的應用，應該提高檔案管理的安全意識，做好網絡防護，尤其是檔案信息資源共享中，那些價值大、保密性強的權威性信息，容易遭到“電腦黑客”的攻擊，時刻存在著安全保密問題。這就要求人事檔案管理人員要有高度的政治素質，并熟知計算機知識，比如開機或打開重要文件時最好加密，及時更新軟件，防止系統的不兼容性或病毒的入侵。對已經處理好的文件可以設置成只讀格式，避免人為故意的修改，確保信息的真實性。所有資料最好有多于兩份的電子備份，在保存時避免高溫、高濕、強磁場的環境，最好用塑料薄膜密閉起來，并由不同的人保存，確保檔案的安全性。

綜上所述，當今社會的經濟和發展離不開信息化技術手段，在人事檔案管理方面，數字化信息技術更是發揮著不可替代的關鍵作用。醫院人事檔案管理的電子信息化的實施，不僅可以減少檔案管理者沉重的工作負擔，有效的提高檔案的安全性與保密性，同時還使醫院的管理更具科學性、系統性、快速性與簡單化，大大的提高了工作的效率與質量，對現代化醫院的發展起到了推動作用。

參考文獻

[1]呂曉霞.新形勢下醫院人事檔案管理的體會淺析[J].醫藥論壇雜志，2011，32（15）：186.

[2]姜月仙.譚善梅.醫院信息系統在醫院人事檔案管理中的應用[J].醫學信息，2010，23（5）：1173.

[3]徐淳.新時期醫院人事檔案管理工作重點的探討[J].現代醫院，2007，7（6）：148.

[4]孫鳳蘭.信息化時代醫院人事檔案管理[J].中國實用醫學，2009，4，（35）：261.