淺談高校檔案管理信息化建設

李榕

摘 要：隨著我國教育事業的快速發展，全球化背景下對于我國教育事業提出了更高的要求，如何能夠在激烈的國際競爭中占據更大優勢，優秀人才的輸出是一個十分關鍵的因素。對于高素質人才的培養，主要是為了提高我國人才軟實力競爭力，而高等院校作為高素質人才培養基地，輸送更多優秀人才的首要前提就是做好檔案管理工作。高校檔案管理工作作為教育教學活動開展的主要參考依據，應用信息化技術輔助工作開展提升檔案管理信息化水平是尤為必要的，有助于提升高校檔案管理信息化建設成效。由此，本文主要就高校檔案管理信息化建設進行分析，結合實際情況，提出合理的改善措施。

關鍵詞：高校；檔案管理；信息化；檔案服務

高校檔案信息化建設是推動高校數字化建設的必然選擇，利用信息技術來收集、整理和分類信息，整合檔案資源，檔案管理效率和質量更高。通過檔案管理工作，有助于為社會輸送更多有價值檔案信息，實現更大范圍的資源共享。高校檔案管理工作主要是圍繞信息資源建設，電子文件管理為主要工作內容，深入挖掘檔案信息資源，更好的滿足高校長遠發展需求，朝著更高層次發展。高校檔案管理信息化，有助于為后續的教學、科研和后勤工作開展提供支持和保障，對于高校長遠發展具有深遠的影響。由此看來，加強高校檔案管理信息化建設研究是十分有必要的，對于后續理論研究和實踐工作開展具有一定參考價值。

1 高校檔案信息化管理必要性

在當前信息時代背景下，互聯網和計算機已經進入千家萬戶，在無形中改變著人們的生活習慣和思維方式。高校檔案工作信息化建設，已經成為時代發展的必然選擇。

（一）高校檔案業務工作發展需要

高校檔案工作作為傳播文化和文明的事業機構，其中蘊含著高校長期以來的辦學理念和文化沉淀[1]。作為信息收集和保管的部門，高校檔案部門在文化積累中具有十分重要的作用，伴隨著高校體制改革工作的不斷深化，檔案門類隨之增加，出現了一系列新的檔案類別，內容變的復雜多樣；與此同時，電子政務的實施，促使辦公自動化水平得到了顯著提升，檔案已經從以往單一的紙質載體發展成為磁盤、光盤和移動硬盤等多種載體檔案，也正是由于檔案資源容量的增加，盡管能夠長期存儲，但是伴隨而來的不穩定因素也變得愈加突出。

（二）檔案工作人員專業素質發展需要

高校在發展中，對于檔案信息需求度也在不斷提升，同時也對檔案管理人員的專業素質和責任意識提出了更高的要求，尤其是在信息技術不斷應用在檔案管理工作背景下，辦公自動化推動了檔案管理信息化建設。電子文件的出現，可以更好的滿足社會對檔案管理新載體需求，相應的也需要檔案管理人員自身的知識結構和專業能力進一步優化和提升[2]。

（三）檔案信息資源的利用需要

信息時代背景下，檔案管理信息化建設受到了社會各界的廣泛關注，也正是這種關注程度的提升，社會對檔案信息依賴程度獲得了前所未有的增長，尤其是經過信息化處理和加工的檔案信息。對于檔案部門而言，檔案管理信息化建設是一項長期的工作，同時也是檔案工作的一次質的飛躍，對于人類文明發展具有十分突出的促進作用。電子檔案以其體積小、密度存儲以及傳輸速度快的優勢，可以將人類文明長久的留存和傳承。信息化建設，對于檔案部門而言，不僅是發展，還是一次挑戰，只有積極向上，迎合時代發展需要，爭取主動權，才能獲得更為可觀的成效[3]。

2 高校檔案管理信息化建設問題

（一）資金投入大，集資能力弱

檔案管理信息化建設中，一個突出的制約問題就是資金問題。高校檔案管理信息化建設，需要大量的資金予以購置計算機、路由器和掃描儀等設備，在高校內部開通局域網，連接外部網絡，以及加強網絡信息傳輸安全防護工作等等，這些工作均需要大量的資金支持。

（二）建設任務沉重，工作成效低

檔案信息化建設中，首先需要借助信息化設備實現檔案資源的數據化處理，將傳統的紙質檔案資料轉換為電子文件；利用文檔處理軟件來整理文檔，便于后續使用；建立網上平臺，實現遠程服務；做好數據備份和加密工作，防止黑客攻擊和誤操作，保障信息安全；隨著電子信息技術的更新換代，對電子文件升級處理。等等這些，均是檔案管理信息化建設內容，十分繁瑣和復雜，尤其是在檔案信息化建設前，采用紙質檔案和電子檔案雙重管理方式，工作量更大[4]。

（三）人員素質偏低，隊伍建設要求高

檔案信息化對于檔案人員自身的專業素質和職責素養要求較高，除了掌握充分的檔案管理專業知識和技能以外，還需要熟練掌握計算機操作技能，具備檔案、計算機雙重管理能力，但是由于受到傳統用人體制影響，導致難以吸收到優秀的檔案管理人才，加之待遇水平偏低，人才流失率較大。

3 高校檔案管理信息化建設對策

（一）加強檔案信息化基礎設施建設

檔案信息化建設應該作為高校總體工作規劃中，加強檔案信息化基礎設施建設是尤為關鍵的，提高高校檔案館計算機和信息技術的應用水平，充分發揮檔案館原有作用。加強內部局域網建設，實現高校內部各個部門之間的資源共享，建立完善的檔案管理系統，實現檔案資料遠程歸檔，促使檔案工作更加數字化、自動化和智能化開展，提升檔案管理成效。此外。為了確保高效檔案資料安全，應該充分利用防火墻技術，對于外來敏感操作隔離在外，對于不同賬號給予不同的等級權限，用戶只可以瀏覽自己等級權限內的檔案信息，這樣可以有效避免檔案資料的丟失和惡意篡改，及時追查來源。

（二）檔案信息資源建設

高校檔案管理信息化建設應該充分發揮信息技術優勢，有重點、有計劃的開展檔案信息化建設工作[5]。首先，高校內部各個部門應該將資料文件按照檔案部門要求錄入到檔案管理系統中，這樣不僅可以降低檔案部門的管理工作強度和壓力，還可以保證檔案資料及時歸檔，確保檔案資料的完整性，便于后續人員查詢檔案資料，了解到檔案信息資源共享進程。其次，檔案部門可以通過組織人員錄入資料，將以往紙質檔案資料轉化為電子文件，根據電子檔案存儲和利用方法，對高校內部電子文件收集。鑒定、錄入和歸檔工作提供指導和幫助，深入挖掘檔案資料潛在價值，促使檔案資料更加安全、完整和真實。此外，可以推行電子文件和紙質文件歸檔雙軌制，盡管這樣工作強度較大，但是可以避免檔案資料的丟失，促使檔案資料逐漸朝著數字化方向發展。系統應該具備備份功能，對于上傳的檔案資料及時上傳和備份到網絡數據庫中，這樣即便是學校內部網絡被攻破，也不會造成檔案資料的完全丟失，提供雙重保障。

（三）檔案管理應用系統建設

高校檔案管理信息化建設中，應該堅持規范、實用和先進原則，在滿足工作需要的同時，順應信息技術快速發展的趨勢，促使檔案管理工作中能夠充分運用先進軟件開展工作，提升檔案管理工作成效和應用水平，實現檔案信息資源大范圍共享。此外，還應該加強檔案信息系統建設工作，建立檔案數據庫，收錄高校內部檔案信息資源，充分發揮系統作用，大力宣傳檔案工作，提升檔案信息服務質量，在網上提供更加優質的查詢和使用服務。

4 結論

綜上所述，高校檔案管理工作直接關乎教學、科研和管理工作開展，為了能夠提升檔案管理工作質量，應用信息技術，提高檔案管理人員專業素質和領導重視程度，推動高校檔案管理信息化建設和發展是尤為必要的，為高校長遠發展奠定基礎。

參考文獻

[1]王艷玲.淺談高校檔案管理信息化建設[J].現代情報，2014，27（6）：63-64，67.

[2]程玉敏.論高校檔案管理信息化建設[J].福州大學學報（哲學社會科學版），2012，22（3）：109-111.

[3]賈曉宇.高校檔案管理信息化建設的思考[J].赤峰學院學報（自然科學版），2015，8（1）：181-182.

[4]王萍.數字化時代推動高校檔案管理信息化建設的路徑分析[J].辦公室業務，2014，22（17）：154-155.

[5]張茜.數字時代下高校檔案管理信息化建設[J].蘭臺世界，2014，31（29）：112-113.