人事檔案信息化建設發展趨勢研究

鄭玉梅

摘 要：信息技術在各行各業的普及和發展，為當代社會發展與精神帶來了巨大貢獻，在此背景下，人事檔案管理也逐漸步入信息化建設階段。人事檔案信息化建設是人事檔案工作發展到一定階段的必然，符合社會發展規律，因此相關工作人員應該秉持積極的態度，客觀看到目前人事檔案信息化建設中存在的諸多問題，并能夠不斷完善和創新人事檔案信息化建設的相關制度與措施，全面推動其發展。

關鍵詞：人事檔案信息化；建設；發展

引言

人事檔案的信息化建設，是信息時代的必然趨向，但是從目前我國人事檔案信息化建設的總體情況來看，不得不說其中還存在一些弊端，傳統人事制度和體制對信息化建設的制約，傳統人事檔案內容的不合理等等，這些問題的存在，都嚴重制約了人事檔案信息化建設的腳步。本文以信息化建設為視角，對其在人事檔案建設發展中的應用進行具體分析。

1 人事檔案信息化建設優越性分析

在人事檔案建設發展中引入信息化技術，并逐漸實現信息化的工作模式，其優勢是非常顯著，具體進行如下分析：

1.1 文檔輸入是人事檔案工作的主要內容，在這個部分進行信息化建設，不僅降低了傳統工作模式工作強度，操作方便，解放了人們的雙手，可以有更多的事件去做其他的工作，因此從整體上大幅提升了人事檔案工作的效率和質量。另外，由于人事檔案工作是一個動態化的過程，工作人員需要隨時將變動的人事信息記錄和更正過來，保障每個時期人事信息的完整性與正確性。這樣一來，工作人員的工作就會相對繁瑣，并一直處于緊張的狀態中。信息化工作模式構建之后，檔案管理人員就能夠從繁重的模式化的工作狀態中解脫出來，信息化模塊會自動更新人事信息，并保障人事信息的全面與準確。

1.2 信息化的人事檔案管理，在人事信息搜索上速度更快，更便捷。領導進行員工培訓計劃擬定、績效管理等都可以快速而準確的查找到依據。從大量研究中發現，傳統的人事信息檔案工作，以紙質檔案為主，檔案數量龐大，整理、分類與管理、儲藏都費時費力，工作效率十分低下，很比較容易出錯。另外，人們在調取檔案信息的時候，會消耗比較長的時間，快速而全面了解一個員工的檔案是一件很難的事。但是信息化檔案工作模式，在信息查找功能上十分完善，員工的所有信息都可以通過信息檢索完成，動一動鼠標就可以輕松查找到想要的信息，這位相關人事計劃制定以及管理工作的開展提供了非常有利的支持。

1.3 除了以上優勢，信息化人事檔案信息管理模式，還具有提醒功能，會及時提醒領導以及相關管理者一些員工退養、退休等事項，一般來說，在一個單位中，員工數量比較多，領導公務繁重，不可能每項工作事宜都記憶得細致入微，但是信息化檔案信息管理，會自動提醒這些事項，這種備忘的功能非常人性化，大大減輕了人們的工作壓力，也保障了各種工作有條不紊的進行。

2 人事檔案管理信息化建設現狀

人事檔案工作信息化建設優勢顯著，目前其主要的形式基本有以下四種：

2.1 利用offic中的word與excel軟件進行的檔案信息管理以及目錄打印、系統分析等。offic的功能十分強大、齊全，操作簡單便捷，能夠滿足檔案管理的基本要求。但是相對來說，其缺點也是十分明顯的，比如人事檔案信息錄入雖然簡單，但是檢索內容過于單一化，數據處理功能不完善，工作效率相對低下，數據安全性也不高。

2.2 單機人事檔案管理系統。此系統包括人員基本情況信息數據庫、檔案目錄數據庫以及植物變動數據庫等。能夠對檔案基本信息以及查詢進行管理，會自動記錄檔案節約、轉遞以及歸檔等記錄。該系統功能分為兩類：一類是檔案業務、人事信息采集以及查詢輸出、統計分析融為一體。第二類通過計算機對人事檔案目錄進行管理，實現目錄管理的統一與規范。單機檔案管理是目前單位人事信息化管理中主要形式。

2.3 部門局域網系統。此類系統就是在本單位檔案部門建立局域網平臺，并借助計算機與數據管理，實現對人事檔案目錄信息的網絡化管理。此系統包括信息管理、檔案管理以及檔案變動等幾個部分。局域網應用十分便捷，能夠達到良好的管理效果。比如，在該系統采用條形碼技術，能夠進行檔案盤點，并保證人事檔案目錄信息的管理統一化與動態監控。

2.4 人事檔案信息化在人事部門的應用，實現了人事基本信息的共享，同時也能夠自動實現檔案信息管理的接收、移交以及借閱、傳遞等基本業務。另外，在獲取相關部門授權的基本前提下，人事部門可以快速實現對人事檔案信息的查閱。此系統的特點包括以下幾點：一是人事檔案基本信息與人事信息能夠保持一致，這大幅提高了檔案管理的質量和效率；二是人事檔案管理成為了人事信息管理的一部分，這使得人事檔案歸檔更加容易，操作也更加便捷，這全面推動了人事工作效率。

3 人事檔案信息化建設存在的問題

雖然人事檔案信息化建設的優勢顯著，并且在我國已經初具規模，但是從科學化、規范化的角度來看，其建設水平還有待提高，財力、物力以及使用效果之間的差距比較明顯。就其原因，總結為以下幾點：

3.1 人事檔案信息化建設缺乏統一領導和總體規劃

從現階段人事檔案信息化建設的情況來看，一些單位領導并沒有明確信息化建設的重要性，沒有將檔案信息化建設上升到戰略高度，人事檔案信息化管理的重視程度并不高，導致人事檔案信息化管理缺乏領導支持，在落實上也更加困難，經費與政策投入都明顯不足，這樣一來，人事檔案信息化建設就無法得到徹底落實。

3.2 一些軟件在功能設置上存在缺陷

一些單位雖然落實了檔案信息化管理，并且也非常積極的開展建設工作，但是卻忽略相關軟件的建設與完善，功能設計過于隨意，存在很多隱性缺點。軟件售后服務不完善，后續開發與升級不夠及時，缺乏良好的數據遷移功能，進而導致軟件壽命縮短，如此一來，人力、財力、物力都消耗嚴重，進而影響了人事檔案管理信息化建設的步伐。

3.3 標準化、規范化水平低

由于人事檔案信息化建設尚無相關標準與規范，人事檔案數據庫建設問題多多，諸如數據著錄、數據格式、元數據標準、數據庫質量等等都存在一定問題，影響了數據庫的查全率和查準率。此外，一些人事部門的人事、考核、職稱評審、薪酬管理、人事檔案管理等科室都有各自的軟件，彼此互不兼容，數據庫通用性差，數據難以交換和共享，無法體現信息化技術的優越性。

4 人事檔案信息化建設發展的工作思路

4.1 以融入單位的總體規劃作為指導原則

人事檔案信息化建設不僅是本部門業務發展的要求，也是單位相關部門之間實現辦公自動化的要求。人事檔案信息管理系統的開發和服務平臺的建設不能閉門造車，只有主動融入單位層面的信息化建設，才有利于部門內部、部門之間的數據共享與傳遞，才有利于局網絡內人事信息的綜合利用。同理，單位應充分認識到人事檔案信息化在單位信息化建設中的地位和作用，將其納入單位信息化建設的總體規劃之中。在人事檔案信息管理系統開發之時，單位應考慮該系統與單位辦公自動化系統的對接問題。惟其如此，方可避免重復建設，從而節約大量人力、物力和財力。

4.2 以人事檔案信息資源建設作為基礎工作和核心任務

人事檔案信息化建設有很多工作要做，建設過程中會面臨種種困難，會受多種隱形因素的制約。在此情況下，我們既不可急于求成，亦不可無所作為，而應當統籌規劃，突出重點，以點帶面，逐步推進。具體措施是：將人事檔案信息資源作為人事檔案信息化建設的基礎和核心，從而帶動人事檔案信息化建設整體提升。目前，我國各地辦公自動化系統正在建設之中，在此背景下，人事檔案信息資源建設應分三步走。首先是建立人事信息數據庫和人事檔案目錄數據庫，以滿足快速檢索的需要。同時要注意收集電子檔案材料，為數字檔案數據庫積累資源。第二步是將使用頻率高的檔案信息（干部履歷表、學歷學位材料、職稱申報表、干部任免表等）數字化，以提高檔案的利用率。第三步是在辦公自動化系統投入使用后，開展人事檔案信息的接收、存儲和提供利用的一體化建設，全面實施人事檔案信息化建設。

4.3 以建立和健全人事檔案信息安全保障體系作為決鍵環節

所謂先進的技術手段，是指信息化系統開發過程中必須采用數據加密技術、訪問控制技術、資格認證技術等技術，以確保檔案信息傳輸和存儲的安全性。同時，在防范惡意侵入方面要嚴把軟件設計質量關，通過先進的軟件技術和可靠的軟件性能將各類風險降到最低程度。要在技術上使人事檔案部門的局域網與外網真正實行物理隔離。

所謂科學的規章制度，是指在人事檔案信息化建設中不能照搬傳統手工管理階段的制度，需要建立一套科學、規范、完善的規章制度來保證整個實施過程的安全。同時，還必須在人事檔案管理系統中建立嚴格的用戶管理機制，并合理分配用戶管理權限。

所謂嚴格的管理措施，是指在信息化建設的每個環節加強安全管理，實行安全責任制。在操作管理層面，必須及時有效地對數據予以備份和維護。此外，要加強對人事檔案管理工作人員的宣傳和教育，使其在意識上對人事檔案系統數據的保密性和安全性引起足夠重視，從源頭上杜絕安全隱患。

4.4 以建立一支高素質的檔案管理人才隊伍作為人才保障

人才建設是人事檔案信息化建設的成功之本。人事檔案人才隊伍建設，一靠培養，二靠引進。傳統的單一的知識結構已不能滿足人事檔案信息化建設的需要，因此，應積極支持現有檔案管理人員參加必要的信息技術培訓，切實提高其現代化管理、信息技術和信息服務方面的素質和能力。要引進急需的信息技術和信息化應用的專業人才，以其系統的專業知識為人事檔案管理軟件的研發提供技術保障，有效改變檔案管理人員在信息化管理中的薄弱環節。

結束語

本文首先明確了檔案信息化管理建設的優勢，并提出了目前建設中存在的相關問題，并有針對性的提出了完善對策，通過本文的分析，希望能夠為我國檔案信息化建設發展有所助力。

參考文獻

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