論如何做好辦公室文秘工作

楊建月

摘要：企業發展帶動國家經濟發展，是國家發展過程中不可忽視的環節，而企業辦公室的工作關乎企業能否正常運作，所以不斷加強企業辦公室內部的工作也是十分重要的工作環節，此時辦公室文秘就起到了關鍵的作用，文秘的工作也十分復雜、任務也十分繁重，工作質量的好壞也影響著企業運行效率的高低，因此，在當前發展形勢下，做好辦公室的文秘工作也是需要所有文秘工作人員需要深刻思考的問題。

關鍵詞：辦公室；文秘；工作

在一個企業當中，辦公室的工作就相當于企業工作的核心之處，直接關乎著企業的正常運轉，大部分企業發展戰略都是在辦公室形成的，所以要不斷完善辦公室的工作，加強辦公室辦公效率，這期間十分重要的環節就是要從辦公室的文秘工作開始著手，文秘的工作連接著辦公室和整個企業的其他環節，所以需要加以重視，本文針對辦公室中的一些常見問題提出了一些解決措施。

一、辦公室文秘常見問題

（一）日常工作較繁瑣、難以統籌

企業辦公室文秘的工作通常都是比較細小、繁瑣的，因此做起來往往很難抓到工作的重點，統籌也會出現困難，找不到工作中的重點，文秘在工作時也會陷入紛繁的工作中并偶爾感到慌亂，導致在協調企業各項工作時出現困難，也會大大降低企業的運行效率。

（二）工作人員少、負擔重

在企業的發展過程中，經營的主要目的就是提高企業的整體效益，生產經營也是企業發展的核心，在企業中文秘人員比較少，所以整體負擔就會比較重，同時又肩負著比較繁重的工作，所以往往都會出現問題一邊出現一邊解決，只能進行臨時應對，而沒有深入的進行思考和反應，只能就事論事，這樣的工作效率就會受到影響，在以后的長效發展中也可能留下隱患。

（三）文秘人員整體素質不高

當今社會飛速發展，也需要各個崗位工作人員不斷提高自身素質，才能適應國家當前發展的需要，企業之間的競爭也十分激烈，優勝劣汰的社會對企業的工作效率也越來越高，所以對工作人員的要求也越來越高，文秘作為企業上下員工溝通的橋梁，自身的素質也要不斷提高，只有不斷提高綜合素質和能力，才能滿足企業發展的需要。而對于文秘素質的提高，首先要做的就是專業知識的儲備要不斷增加，進而提高文秘的寫作能力，目前還有部分文秘的知識儲備和專業能力都停留在最初的、傳統的經驗基礎上，而且有很多文秘也不是專業出身，所以就更加需要提高專業知識儲備；其次，有部分文秘對所在企業的整體發展情況也不是很了解，所以在寫作材料時就會出現無法與企業正確銜接，脫離企業的發展實情；最后，大部分文秘對于管理經驗都比較缺乏，所以思考問題缺乏一定的遠見，往往只能停留在看待事物的表面，看不到問題背后的實質，所以在材料的書寫過程中就會缺乏創新、不夠深入，對于企業的發展都會有著不容小視的影響。

二、做好辦公室文秘工作的措施

（一）提高文秘自身綜合素質

文秘綜合素質關乎企業整體發展，所以要不斷提高文秘的整體素質，首先要提高文秘工作者的寫作能力，必須培養自身過硬的寫作基礎和文字功底，文秘的工作不但要進行文字的書寫，還要承擔領導工作的助手角色，所以工作繁重的同時又至關重要，這就要求文秘要多進行學習和實踐，在工作中時刻進行思考，減少問題出現的幾率，打消問題出現的可能性，結合企業發展實際情況，為企業提供更高質量的企業發展文案。

綜合素質的提高不僅僅包括文案的寫作能力，更需要較高的學習能力，時代飛速發展，企業員工的學習能力就要不斷提高，才能跟得上企業發展的步伐，豐富自身文化底蘊，加強知識儲備，積累更多有用的知識，進而提高業務能力，加強自身修養，為企業的發展貢獻自己的力量。提高自身能力的同時也要遵守國家法規，就需要不斷更新政策法律法規的知識儲備，對問題實時觀察和思考，在國家大政方針的帶領下正確發展企業。

（二）培養職業熱情

正所謂：干一行、愛一行，作為文秘工作者，必須要有絕對的工作熱情，可以說文秘的工作是比較辛苦的，所以對工作的熱愛能夠使得工作人員苦中作樂，工作中即使遇到再大的困難，也能用對工作的熱情加以解決，在工作當中磨練自己的意志，嚴格要求自己，用對工作最大的熱情解決一切難題，在撰寫材料的過程中就要深刻意識到材料對于企業的重要性，進而增加對企業工作的責任感和榮譽感，將最大的熱情投入到工作當中去。

（三）提高溝通協調能力

辦公室的工作在企業當中是協調多個環節的關鍵環節，致力于協調好企業各個部門、領導之間的關系，還要努力與外來人員做好溝通，這就要求文秘工作者有較高的溝通能力，這樣才能做到上情下達，下情上報，溝通好企業在各個部門，妥善處理領導交代的各項任務，及時將其他部門出現的各種問題匯總上報，落實好各項工作。

三、總結

總而言之，在我國當前飛速發展經濟環境下，激烈的競爭給企業帶著更高的要求，對于文秘工作者的要求也越來越高，這就需要企業以及文秘工作者自身審時度勢，時刻關注企業發展動向，調整自身工作思路，及時發現問題，解決問題，在工作當中多加思考，創新方式方法，協調好各個環節，將復雜的、繁多的文秘工作，井井有條的處理好，進而為企業的高效運行做出自己的貢獻。

參考文獻：

[1]高志明.對黨政機關文秘人員操行修養的幾點體會[J].山西政報，2006（05）.

[2]史晉媛.如何做好企業辦公室文秘工作[J].理論探索，2013（13）.

[3]龍鈺.淺談如何做好企業辦公室文秘工作[J].企業管理，2010（03）.

[4]金夢.淺談如何做好辦公室文秘工作[J].辦公室業務，秘密園地，2013（12）.

[5]賀彥龍.淺談如何做好辦公室文秘工作[J].辦公室業務，2016（18）.