從現代人力資源管理看人事檔案管理工作

朱曉彬

摘 要：隨著當今時代的不斷發展和社會生活的日益進步，現代人力資源管理也在不斷地突破傳統管理發展的固有模式，對管理方法和體制理念都有所創新，這就對人事檔案管理工作提出了一系列更高的要求。

關鍵詞：現代人力資源；人事檔案；管理工作

前言

近年來，我國市場經濟取得了飛速的發展，始終承載著知識和信息的人力資源無疑成為現代企業發展不可或缺的重要因素。其中的人事檔案管理堪稱是人才信息的集中體現，各級各類人才在各種管理活動中形成的原始數據都會在此得以匯聚，它在一定程度上可以真實反映出人才在多領域多方面的實際表現，并能夠及時加以分析和利用。在這種情境下，傳統的檔案管理模式顯然已無法滿足當前事業發展的需要，因此，應當從現代人力資源管理的角度出發，對人事檔案管理工作進行適當的調整和改革，為企業的進一步發展提供強有力的保障。

1 人事檔案管理工作面臨的關鍵性問題

1.1 對檔案管理的開發力度不足

通過近年來人力資源的發展情況可以看出，對檔案管理的開發力度不足已經成為我國人事檔案管理工作中最為棘手的問題。在現代人力資源管理工作中，人事檔案既是可以供人們反復查詢提取的原始數據資料，更是企業進行人才選拔和培養的直接依據，理應在對數據的正常歸納整理之后給予更多的關注。而在企業的實際發展中，這一關鍵性的認識是比較容易被許多現代企業事業單位和相關管理人員忽略的，很多時候在對檔案資料進行整合處理之后就結束工作，并沒有及時將其投入于對人才的培養工作中，使得人事檔案在人才培養方面的作用沒有得到充分的發揮，工作質量自然也就會受到嚴重的影響。

1.2 人事檔案管理整體水平較低

近年來，在我國企業管理領域取得了一些成就，但目前我國人事檔案管理工作發展的還很不到位，人事檔案管理機制和方法都有很多不成熟之處，人事檔案管理的整體水平還比較低。出于各種原因，許多人事單位企業并沒有安排專業部門和技術人員對檔案進行分門別類的整合處理。由于檔案管理者的管理水平參差不齊，對檔案材料的統計與分析都不盡如人意，導致材料缺少真實性和有序性的情況時有發生，檔案的保密性和隱私性也很難得到保障。[1]除此之外，很多檔案管理部門使用的設備比較陳舊落后，以及整個部門在收集材料的過程中掉以輕心，這些都會導致人事檔案管理工作的無序混亂，嚴重拉低了人事檔案管理工作的整體水平。

1.3 人事檔案材料不夠完善規范

無論對什么樣的企業和事業發展來說，檔案材料的規范性和完善性都是十分重要的，就目前情況來看，我國的人事檔案材料還存在著諸多不夠完備的問題。很多材料缺乏時效性和連續性，檔案信息跟蹤不完備，檔案材料形式過于雷同，內容不夠集中，個性特征明顯欠缺，抄襲和虛假行為較為嚴重，除此之外，很多人事檔案的材料過多地涉及政治和歷史問題，嚴重脫離社會實際，人事管理發展的目的性不夠明確，缺乏對人才實際工作業績、能力特長和職業品德等方面的考核鑒定，這很難體現出實質性的參考價值。

2 人事檔案管理工作解決的措施

2.1 強化人事檔案管理工作意識

作為一個國家企業發展十分寶貴的資源和財富，人事檔案管理工作也是現代人力資源管理工作中起主導作用的關鍵性部分，人事檔案管理工作和人力資源管理工作是一個有機的整體，不可分割，因此同步發展尤為重要。在實際的人力資源管理工作過程中，人們應當及時認清當前的社會形勢、勇于更新時代觀念，不斷推進人事檔案管理工作的相關實施，給予人事檔案管理工作足夠的關注和重視。企業領導班子需要將人事檔案管理工作提到議事日程上來，并及時做好與此相關的任務的戰略部署工作。每個人事檔案管理人員也要從自身做起，應當意識到人事檔案管理工作的重要性，要從心底里熱愛這份工作，認真學習專業知識。

2.2 完善人事檔案管理相關制度

在進行現代人力資源管理的工作過程中，要根據社會發展的實際狀況和企業的形勢要求不斷地對人事檔案管理的相關制度進行完善和發展。對于已經落后于新時代要求的傳統規章制度要勇于創新，積極促進改革的順利進行。這就要求要把企業人事檔案目標管理放在組織人事工作目標管理的首要位置，將任務進行分解細化，將責任具體分配給每個工作人員。各部門全體人員都要努力做好本職工作，嚴格搜集和處理人事檔案的相關材料，并及時對檔案數據的新內容進行科學性的分析和整合，以保證人事檔案獲取信息的時效性和準確性。

2.3 充實人事檔案管理相關內容

現代社會的不斷發展對人力資源管理工作提出了更高的要求，之前缺乏規范性和時效性的傳統人事檔案必然是無法立足的。為了防止我國的人力資源管理企業在這個時代洪流中被淘汰，為了真實而準確地掌握企業人才多方面的基本情況，為了便于現代企業單位可以及時獲取有效準確的信息，盡力充實人事檔案材料的相關內容就顯得尤為重要。人事檔案材料的不完善主要是因為人事檔案的管理者的能力不足，因此，提升檔案管理人員的素質和水平是推動人事檔案管理工作順利發展的必然要求。當然還要注意對計算機、互聯網等先進科學技術的合理應用，加強對檔案信息的實時實地跟蹤，建立人事檔案管理數據庫，使得檔案管理工作的難度有所降低，大大提升信息檢索的效率。

結束語

近年來，我國人事檔案管理工作越來越呈現出良好的發展勢頭，但從現代人力資源管理的角度來看，目前的人事檔案管理工作中仍然存在著一些不能忽略的重要問題，這些問題關乎著整個企業的生存和經營狀況，也對我國社會的發展有一定的影響。因此應當把握好現代人力資源管理面臨的發展趨勢，積極探索人事檔案管理的新模式，切實推進對人事檔案管理工作的調整和改革，提升人事檔案管理工作的科學性并努力培養各個管理人員的能力素質和職業道德，只有這樣，才能夠適應整個時代變革趨勢下的用人需求，為人力資源企業的發展提供強有力的信息保障，進一步帶動國家綜合實力的整體提升。

參考文獻

[1]嚴春芳.基于現代人力資源管理視角的人事檔案管理工作[J].物流工程與管理，2014，02（12）：125-126.

[2]馬慧敏.從現代人力資源管理看人事檔案管理工作[J].辦公室業務，2015，22（12）：77.