淺談信息化背景下文書檔案管理工作

戴婧嫻

摘 要：在當(dāng)前的文書檔案管理工作中，因為有了信息化的背景，使得文書檔案的管理工作實現(xiàn)了進一步的創(chuàng)新，信息化可以說是新時期的一個重要標(biāo)志，對于文書檔案的管理工作也帶來了一定的機遇與挑戰(zhàn)，在這種形勢下，要想進一步提高文書檔案的管理效率，就應(yīng)該充分的應(yīng)用信息化的相關(guān)手段，但是信息化的背景下，文書檔案的管理工作并不是十全十美的，其中還存在一定的問題，一切事物都是在不斷發(fā)展的過程中得到完善的，文書檔案的管理工作也不例外，通過解決這些問題，有助于進一步優(yōu)化文書檔案的管理，提高工作水平，讓文書檔案管理的準(zhǔn)確性以及便利性得到進一步的提升。

關(guān)鍵詞：信息化；文書檔案；管理

隨著時代的發(fā)展與現(xiàn)代化的建設(shè)，信息化已經(jīng)成為主要的發(fā)展趨勢之一，加強信息化的建設(shè)已經(jīng)涵蓋在了我國的各個行業(yè)中，文書檔案的管理工作也不例外，在新時期的發(fā)展環(huán)境下，文書檔案的管理工作應(yīng)該朝著信息化的方向發(fā)展，這樣才能實現(xiàn)資源共享的效果。因此本文主要從信息時代下的文書檔案管理問題展開了論述，探究其是如何實現(xiàn)的，并且提出了開展信息化的文書檔案管理所具有的優(yōu)勢及其存在的問題，并且提出了有效的解決方法，希望在今后的發(fā)展過程中，文書檔案的管理水平可以得到進一步的提升，更好的為發(fā)展我國的現(xiàn)代化建設(shè)做出積極的貢獻。

1 信息化背景下文書檔案管理的現(xiàn)實要求

在信息時代發(fā)展的過程中，計算機已經(jīng)深入應(yīng)用到方方面面中，文書檔案管理也不例外，所以文書檔案管理的要求變得更加嚴(yán)格了，只有信息化的管理理念與之相互匹配，才能滿足現(xiàn)代化的發(fā)展要求，在這種情形下，就需要進一步將文書檔案管理與信息化有機結(jié)合在一起，這樣才可以促進文書檔案管理朝著更加先進的水平發(fā)展。與此同時，文書檔案管理還要在工作流程上加以進一步的優(yōu)化，不斷提高人員素質(zhì)，實現(xiàn)人機交互機制，這對工作水平的提高是很有幫助的，這是現(xiàn)代化發(fā)展的必然要求，也是實現(xiàn)文書檔案管理水平提高的必然途徑，加強信息化的發(fā)展是十分重要的。

信息化條件下的文書檔案管理還需要在管理隊伍方面多下功夫，文書檔案管理是政府機關(guān)以及事業(yè)單位等工作的重要內(nèi)容之一，所以加強文書檔案管理過程中的管理人員素質(zhì)是很有必要的，必須要進一步建立起一支高素質(zhì)化的管理隊伍，這樣才能與信息化的文書檔案管理相互匹配。在當(dāng)前的文書檔案管理過程中，正面臨著工作效率低、缺少時效性等問題，所以管理文書檔案的部門應(yīng)該進一步認(rèn)識到當(dāng)前的發(fā)展趨勢，并且實現(xiàn)電子化的管理，這對促進管理水平的進一步提升有著重要的意義。高素質(zhì)管理團隊的建立應(yīng)該是由內(nèi)至外的，并且是從上而下的，這是現(xiàn)代化管理的必然要求。

文書檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化進程，需要充足的資金保障，以及相應(yīng)的信息化設(shè)備和技術(shù)軟件的支持。既要考慮人員配備和繼續(xù)教育培訓(xùn)等開支，又要考慮館藏基礎(chǔ)設(shè)備的完善和館藏空間的擴建等資金的花費。這就需要有專門的檔案信息管理軟件，每一個文書檔案管理人員都應(yīng)該進行相應(yīng)的培訓(xùn)，確保文書檔案轉(zhuǎn)化成信息檔案的準(zhǔn)確分類、編目和檢索。

2 信息化背景下文書檔案管理的幾點思考

在信息化的時代背景下，加強對文書檔案管理，首先就應(yīng)該進一步提高管理理念，因為活動的開展需要正確的理念作為指導(dǎo)，文書檔案要想實現(xiàn)信息化的管理就必須要符合現(xiàn)代化的管理理念，這樣才能滿足計算機網(wǎng)絡(luò)下的需要，為實際的工作帶來一定的便利，這是相關(guān)檔案管理單位領(lǐng)導(dǎo)必須要意識到的，只有在思想上具備了深刻的認(rèn)識，才能進一步的指導(dǎo)實際工作，創(chuàng)新意識是令工作得以進一步發(fā)展的首要前提，傳統(tǒng)的管理觀念顯然已經(jīng)不能滿足當(dāng)前工作的要求了，所以就必須要開展創(chuàng)新管理，意識上的創(chuàng)新可以指導(dǎo)行為上的創(chuàng)新，文書檔案管理應(yīng)該有計劃的、循序漸進的開展，相關(guān)部門應(yīng)該在人力、物力以及基礎(chǔ)設(shè)施方面加大投入力度，采用機械化的方式逐漸取代人力操作，在收集資料、編目以及歸檔的規(guī)程中加以進一步的簡化，使數(shù)字化逐漸代替?zhèn)鹘y(tǒng)的管理方式，這樣才能真正的實現(xiàn)信息化的管理。

其次，還應(yīng)該繼續(xù)搭建一個有關(guān)文書檔案管理的平臺，這一平臺的建立主要是為了滿足文書檔案的現(xiàn)代化發(fā)展進程，在傳統(tǒng)的文書檔案管理中，主要是以紙質(zhì)檔案為主的，并且需要大量的人力才能完成復(fù)雜的工作內(nèi)容，在信息化的發(fā)展下，這一管理方式的弊端逐漸凸顯了出來，所以采用計算機等手段可以進一步降低工作難度，提高管理工作的效率與水平，在搭建這一平臺的同時，也是文書檔案管理改革的一個過程，在搭建這一平臺的過程中，主要包含以下幾方面的子系統(tǒng)。一是文書檔案的加工系統(tǒng)，這一系統(tǒng)是對文書檔案進行初步加工的系統(tǒng)，可以降低管理時間，實現(xiàn)自動化的發(fā)展。二是文書檔案的存儲系統(tǒng)，在這一系統(tǒng)中，運用計算機的方式可以將初步加工之后的檔案進行更加規(guī)范的管理，這樣做可以便于今后的查找，還能實現(xiàn)資源共享的效果。三是文書檔案的保密以及查詢系統(tǒng)，這一系統(tǒng)的重要性在于可以實現(xiàn)對文書檔案的保密工作，不同類型的軟件可以實現(xiàn)不同方式的保密，在個人對檔案進行查詢的過程中，需要具備一定的訪問權(quán)限，這樣才能實現(xiàn)文書檔案保密性的實現(xiàn)，更好的開展資源共享工作。

再次，需要建立起一支高素質(zhì)的文書檔案管理人才隊伍，這是衡量文書檔案管理水平的重要標(biāo)志之一，只有管理隊伍的水平得到了提升，那么文書檔案的管理工作才能更加有序的進行，對于管理人才而言，應(yīng)該具備專業(yè)化的知識，采用科學(xué)化的手段對文書檔案進行管理，能夠熟練的使用計算機的相關(guān)技能，并且具備較高的信息化意識，這樣才可以滿足現(xiàn)代化的管理需要。具體來說，主要有以下兩方面的內(nèi)容。一是要對檔案管理隊伍進行科學(xué)化的規(guī)劃，在隊伍中不但需要具備管理方面的專業(yè)人才，還需要具備信息方面的專業(yè)人才，因此復(fù)合型人才就顯得十分重要了，這樣才可以滿足現(xiàn)代化的發(fā)展需要。二是應(yīng)該重視起對檔案管理隊伍的培訓(xùn)工作，只有不斷掌握新的知識，新的技能，才可以隨時滿足現(xiàn)代化的管理需要，建設(shè)起一支高素質(zhì)的人才隊伍，在今后的工作中，每一名檔案管理者都應(yīng)該朝著這一目標(biāo)而努力。

結(jié)束語

綜上所述，文書檔案管理是具有一定優(yōu)勢的，不但可以促進檔案的查閱速度，還能滿足工作效率提升的要求，所以在現(xiàn)代化的發(fā)展過程中，應(yīng)該更進一步的提高這方面的管理工作，這樣才可以滿足文書檔案管理工作的要求，為企業(yè)、事業(yè)單位以及其他部門開展工作帶來一定的便利，希望在本文的論述下，能夠引起相關(guān)人士的重視，并且進一步完善管理工作，以實現(xiàn)我國檔案管理事業(yè)信息化的發(fā)展。

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