人事檔案管理的發展趨勢研究

呂函

摘 要：人事檔案作為人生經歷的記錄，既嚴肅而又神秘。長期以來，人事檔案始終處于保密狀態，經常引起人們對檔案材料內容的猜想。隨著知識經濟時代的到來，遮蓋人事檔案的神秘面紗被揭開，人們在某種程度上能接觸自己的人事檔案，而有關對人事檔案管理的話題談論的人也越來越多，在許多網站、媒體、學術論壇的討論中，人事檔案不透明是人們關注的問題。筆者根據自身的工作經驗，針對人事檔案管理的發展進行討論。

關鍵詞：人事檔案；管理中心；科學管理；網絡

人事檔案管理的過程是復雜而繁復的過程，人為和制度上的缺失都容易造成檔案管理的弊病產生，因此針對檔案管理過程應當制定符合流程的制度，不僅要加強法律法規建設，更要注重對檔案管理人員的資深教育培養，使檔案管理工作能夠得到進一步的提升，減少因工作失誤帶來的損失。

1 人事檔案管理的現狀

人事檔案管理的發展一定要充分利用當今社會發明的優秀成果，如計算機、網絡和數據庫等技術，加快人事檔案管理信息化，使檔案管理更加科學，高效，降低人的勞動強度。

1.1 人事檔案管理認識不夠

領導普遍對人事檔案管理的重要性認識不夠，認為人事檔案管理就是單純的保管工作，因為領導的不重視，使檔案管理人員的入職門檻較低，管理人員的管理水平達不到要求，管理手段落后。現階段多數檔案管理人員是兼職人員，人事檔案工作換人頻繁，多為新人參與人事檔案管理工作，且單位沒有組織專業的知識培訓，使檔案管理人員對檔案的重要性和檔案管理要求、業務都不是很了解，直接影響了檔案的安全和完整。

1.2 檔案管理水平有待加強

由于社會對檔案管理工作的不重視，企業對于檔案管理人才選拔的標準也在降低。目前，在崗的檔案管理人員，多數為非專業人士，檔案知識相對匱乏。比如認識不到檔案管理工作的重要性；對檔案材料的整理、歸檔、建檔、裝訂等業務不熟練；許多企業中的檔案管理人員身兼數職，或者檔案管理干脆就是其他部門的在職員工；對檔案管理工作沒有熱情。這些因素嚴重制約了企業檔案管理水平的提升。從檔案管理設備配備方面看，多數企業幾乎沒有一個標準的檔案室，而是集辦公、倉庫、閱檔為一體，沒有鐵窗、鐵門等保護措施，防潮、防火、防鼠、防盜的技術仍然十分落后。許多檔案由于反復使用，加之陽光照射，已經出現了紙張發黃、字跡褪色等情況，檔案的安全性與完整性得不到保障。

1.3 收集歸檔材料不能適應新形勢的需要

目前，人事檔案收集的范圍仍為履歷材料、自傳材料、鑒定、考核、考察材料、學歷和評聘專業技術職務材料、政治歷史情況的審查材料、參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料、獎勵材料、處分材料等十類。就現在而言，遠不能適應當前對人才全方位、深度考核的要求，個人實際業績、個人信用情況等材料未能納入收集范圍，競爭上崗、民主測評、推薦提名、辭職辭退等方面形成的材料以及離任審計、任前公示等材料應如何收集，收集時應注意哪些問題，尚不明確。

2 人事檔案管理的發展趨勢

隨著我國科研技術水平的不斷提高以及人們對人力資源管理工作的重視程度加大，人事檔案的管理工作也日益被提到日程上來。為了改善目前落后的人事檔案管理制度，使中國的人力資源水平上升到新的層次，我們必須加強人事檔案管理工作的改革。

2.1 人事檔案管理電子化

當前，伴隨著計算機以及網絡技術的迅猛發展，過去傳統的人事檔案管理模式已經無法適應新形勢的需要，改變傳統的管理模式，把計算機技術應用在管理人事檔案之中，加速人事檔案管理電子化進程已經成為了共識。在人事檔案電子化管理中正確輸入人事檔案的相關信息是最關鍵也是最基礎的部分。實現人事檔案管理現代化的前提在于首先實現人事檔案的電子化，也就是將原有的紙質型檔案進行電子型檔案的轉化，就是把人事檔案更多有關信息輸入到計算機當中，依托電子手段構建個人信息體系。并以此為基礎，建立更加準確和完備的人事信息數據庫，依托辦公自動化網絡系統，快捷準確地為相關部門提供人員基本情況及綜合信息服務，實現無紙檔案與原始檔案的相互協同配合。能夠進一步避免因紙質人事檔案形式上的非公共性、內容上的信息不充分以及易作假性造成的人為破壞或者磨損破壞，解決當前人事檔案中存在的現實難題。

2.2 人事檔案管理網絡化

建立人事檔案中心的最終發展趨勢是實現網絡管理。在我國加入世貿的今天，構建國家人事檔案中心是一種適應發展需要的新理念。檔案管理的網絡化是建立在電子化基礎上的，而檔案管理網絡化的前提則是遵循國家的相關保密規定。檔案信息網絡化是充分利用當前的網絡優勢，從而實現檔案信息資源的共享。企業在推進檔案信息網絡化進程時，必須要與檔案信息保密建設同步進行，要對檔案資源使用的部門設置一定權限，沒有權限的部門或者個人，將無法查閱相關檔案資料。與此同時，我們還需要加強檔案管理人員的素質建設，提高檔案管理工者的職業道德水平與業務技能水平，使他們在做好保密工作的同時，能夠對檔案管理業務以及各種管理軟件熟練掌握，能夠在管理理念、管理方式不斷創新，從而依托現代的科技手段，實現企業檔案管理的標準化、高效化。

2.3 人事檔案管理專業化

檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設的實現不是檔案部門的單一工作，也不能僅僅單憑幾個計算機技術人員就能實現的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。與其它行業相比，檔案工作政治性、政策性、專業性都很強，在專業技能上，提高檔案從業者的信息素養和信息技能，思想上有較高政治素質，保護檔案的安全，不泄露檔案內容等。人才是信息化建設的成功之本，重視信息化人才的培養，造就一支適應檔案信息化建設需要的人才隊伍，是檔案信息化建設的重要內容。檔案信息化人才形勢比較嚴峻，人才資源緊缺嚴重制約著檔案信息化建設的發展，只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設符合正確的方向，才能滿足社會發展對檔案工作的需求。

結束語

人事檔案涉及每一個人的一生，不僅僅對個人非常重要，還對整個社會非常重要。加強人事檔案管理的規范化研究，建立嚴格的管理規章制度，為人事檔案規范化管理提供理論支持與方法指導，只有不斷地對人事檔案管理工作進行探索和改進，清楚地認識到人事檔案管理工作中存在的問題并找出有效的優化策略，才能夠推進人事檔案管理工作不斷的發展。

參考文獻

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