公文寫作中不規范現象研究

肖迪

摘要：公文是政府在行政管理過程中所運用的一種重要的工具，它是政府各部門間溝通的橋梁。行政公文寫作規范與否，關乎著政府的形象與權威。本文將公文寫作中常見的幾種不規范現象進行歸納與分類，根據《國家行政機關公文處理辦法》對不規范現象加以分析，并提出公文寫作中的注意事項以及規范的寫作方法。

關鍵詞：公文寫作；不規范現象

黨政機關公文是政府各部門間以及政府與企事業單位間進行溝通交流的一種重要工具。然而，在日常工作中，公文寫作的不規范現象依然時有發生，不僅會損害公文的效力，還給公文制發機關的公文管理工作帶來麻煩，甚至造成惡劣影響。通過對資料的查閱與整理，我將公文寫作中的不規范現象歸納為以下幾種：

一、公文文種錯用

通常來講，公文的文種由發文機關的行文目的以及發文機關和收文機關間的行文關系來決定。在我國，國家行政機關公文的文種共有13個，分別是：通知、通告、公報、命令（令）、公告、請示、批復、會議紀要、函、意見、議案、報告、決定，每種公文都有其特定的適用范圍與功能，如果在公文寫作過程中濫用公文文種，將會失去制發公文的目的和意義，甚至擾亂各行政部門間正常的工作秩序，對政府工作造成負面影響。然而，在公文寫作實踐中，文種使用不規范現象仍然存在。比如，某鎮人民政府維修道路需要資金，要向縣交通局行文申請維修資金，擬標題為“某鎮人民政府關于道路維修資金的報告”，這就是將報告與請示誤用了。需要上級機關答復或批復，應該使用請示，而非報告，因此正確的做法應該是將題目擬為“某鎮人民政府關于道路維修資金的請示”。除此之外，一些制發機關亂造公文文種，如將“關于……的請示”寫成“關于……的申請”等，為行政工作帶來了很多不必要的麻煩。

二、公文標題不簡要

公文標題的作用主要在于概括公文的內容，因而，公文標題應該簡要、明了，言簡意賅，能夠突出主旨，并使用簡潔的文字，盡量不要使用較長的句子。而在實際行文過程中，我們經常會發現一些公文的標題拖沓冗長，尤以轉發性通知較為常見。舉個例子，如上海市財政局與上海市國家稅務局轉發國家財政部與國家稅務總局關于軟件產品增值稅政策的通知時，以“關于轉發財政部與國家稅務總局關于軟件產品增值稅政策的通知的通知”為標題，這樣的題目就既復雜又冗長。通知是上級機關要求下級機關辦理事項、執行事務，或上級機關向下級機關傳達事項，任免人員以及下級機關轉發上級機關或不相隸屬的機關的公文時使用的文種。而下級機關在轉發上級機關的通知時，正確的做法應是去掉開頭的“關于”和最后的“通知”，因此，該題目應擬為“轉發財政部與國家稅務總局關于軟件產品增值稅政策的通知”，這樣處理使得公文標題簡潔了許多。

三、公文格式不規范

公文內容的權威性、嚴肅性要求行政公文的格式必須具有規范性。但是，在如今的公文寫作實踐中，公文寫作格式不規范問題卻頻繁發生。筆者將公文寫作格式不規范問題大致分為這樣幾類：一是公文發文字號的年份自2000年1月起由原來規定的方括號[ ]括起改為用六角括號〔 〕括起，而在實際中有很多單位依然在使用方括號；二是在文件編號前加“0”和“第”字，如在“長春市電業局文件編號：長電（86）第067號”中，應去掉“0”和“第”字，改為“長春市電業局文件編號：長電〔1986〕67號”；三是成文日期的阿拉伯數字與漢字的混用問題。需要我們注意的是，對于成文日期，黨的機關與政府機關要求有所不同，黨的機關要求對公文的成文日期用阿拉伯數字進行標注，而行政機關要求對公文的成文日期用小寫的漢字進行標注。另外，把“〇”與“零”混用也是不規范的用法，經常有一些政府機關單位將漢字數字與阿拉伯數字混合使用，如將“二〇一六”寫成“二0一六”。雖然只是區區一個“零”的誤用，卻使公文寫作失去了其應有的嚴肅性、權威性。

四、公文用語不嚴謹

公文的語言是各機關單位在進行公文活動所運用的書面語言，公文用語應是規范的現代漢語，具備嚴謹、精簡、準確等特性。公文用語不當將直接對政府形象造成損害，并對行政工作的開展造成不良影響。但在際寫作過程中，我們卻經常能見到公文語言搭配、贅述等不規范現象。舉例來說，“應當承認，黨的搞活農村經濟政策給農民帶來了經濟實惠，嘗到了甜頭”這句話中，“應當承認”就應當刪去，“嘗到了甜頭”與“帶來經濟實惠”語義重復，也應當刪去；再如，“各級領導機關要從文山會海中解放出來，就要少發不必要的文件，少開不解決問題的會議”這句話中，“少發不必要的文件“與“少開不解決問題的會議”是對第一句話不恰當的修飾，應改為“少發文件，少開會議”。

除了公文語言啰嗦、重復外，主語、謂語、賓語搭配不當，句子成分殘缺、語序混亂，乃至標點符號的錯用，都是在公文寫作中容易發生的錯誤。因此，我們必須要在寫作中時刻注意，避免錯誤的發生。

五、結語

為了加強公文寫作的規范化，公文撰寫人員必須提高對公文規范化問題的重視，在平時注重知識的積累，培養公文寫作思維，加深對政策的理解，不斷提高自身業務水平和理論知識，在寫作過程中堅持實事求是的原則，以確保公文發揮其在行政管理工作中的應用價值，努力促進行政公文規范化邁向新高度。

參考文獻：

[1]鄭林峰.思維形式細推敲——邏輯規律在公文寫作中的運用[J].秘書，2012（01）.

[2]丁欣雨.公文寫作中誤用文種現象分析[J].應用寫作，2013，3：18-19.

（作者單位：長春工業大學）