高校數字化離校系統移動終端應用的發展與問題

◆牟 楊

高校數字化離校系統移動終端應用的發展與問題

◆牟 楊

（上海體育學院信息中心 上海 200438）

本文通過梳理離校工作中所遇到的問題，分析數字離校系統中移動終端應用的發展，明確了移動應用可以作為數字離校系統的有益補充。緩解和解決高校離校中存在的一些問題，使離校更加高效、有序、便捷。

移動終端應用；數字化離校；移動校園

0 前言

每年的畢業生集中離校是高校工作特別是學生工作的重要一環，也是學生在高校的最后一課。學生離校時往往由于就業困難和延遲畢業等各種壓力，加之辦理離校手續時間緊，人數多，跑的部門多，排隊時間長，因而容易引發學生不滿、產生糾紛甚至釀成群體事件，所以讓學生便捷有序地離校是學校的一項重要工作，而如何使軟件系統的效用最大化，對離校作好信息化保障，則是各個高校信息部門的重要課題。本文關注的是高校數字化畢業系統中移動終端應用的發展及相關問題。

1 當前高校離校的信息化工作現狀及流程

現在大部分高校都已經實現了數字化離校，使用紙質離校單去部門蓋章的高校已經越來越少了。以筆者所在上海體育學院為例，其離校的主要信息化工作如下:

（1）由信息中心在離校系統上建立離校流程，如圖1所示，其離校工作流程根據學生種類建立不同的離校辦事工作流，如本科生，研究生，留學生的離校流程就各不相同，本科生無需提交研究論文到電子文獻中心，留學生無需辦理戶口遷移等，由于在流程的建立上就針對不同學生種類作了區別，離校辦事流程上剔除了學生無需去的辦事節點，這就防止了排隊和擁堵。

圖1 離校流程

（2）建立離校流程約束條件，如后勤服務部辦理退寢事宜必須在畢業離校的最后流程，不能讓學生還未離校就無寢室可住。領取畢業證環節必須在所有環節完成之后。

（3）聯合各個學校部門確定離校工作安排，讓每個節點的老師明確自己在離校節點的工作職責，并把每個節點的辦事時間和地點在離校網上公布。如圖2所示。

圖2 網上公布

（4）打通信息孤島，對各個業務子系統進行數據對接，從數據上剔除了學生無需去的辦事節點。如通過離校系統和圖書館數據進行對接，對于那些書籍已經全部歸還的同學，既可以不用去圖書館辦理離校還書事宜；對于財務上不欠費的同學，無需在離校前到財務處辦理補繳學費事宜，在學生查詢流程的時候就知道該節點自己不用去。

（5）建立離校進度匯報工作，實時反映離校的學生人數和完成百分比。

（6）建立離校工作應急預案，一旦發生網絡擁堵和移動通信終端，可以通過紙質離校單離校。

2 離校中存在的可以通過移動端應用解決的問題

（1）學生在辦理過程中無法隨時看到自己的離校進度。

（2）教師和部門無法將離校辦理過程中的問題及時地對學生進行聯絡和提醒。

（3）在跨校區離校時，有的同學回到學校總部往往不容易找到辦理地址。

（4）不能及時反應其辦理點的排隊情況，學生無法從中選擇相對空閑的辦事點。

（5）有的辦理點學生排長隊等待，卻因無法即時、便捷地了解其它節點的辦理進度，無法及時分流排隊學生到其他相對空閑的辦理點。

3 數字離校中的移動終端的應用

圖3 離校流程圖

圖3為離校流程圖在手機上的截圖,其綠色的打勾的節點為已經辦理的節點。現在許多大學已經利用移動校園來輔助學生進行離校事務辦理,如西南財經大學(1)就已經利用移動應用來離校。通過手機端上的離校應用顯示畢業離校的學生及具體需要跑那些部門,提供部門地址，具體辦理的負責人電話和離校辦理點的工作時間等,這樣對于學生來講非常方便,能對自己還有多少需要辦理的節點一目了然，通過手機可以隨時隨地的查詢到。而以前的PC端的離校系統只能在有電腦的地方查詢到,不如移動終端方便。

3.1 移動終端應用中的消息推送功能

消息推送是移動終端應用的另一個優勢，其可以在短時間內向辦理離校的師生發出信息，雖然短信息也能通過通信基站向手機發出消息，但移動應用的消息推送成本更加低廉甚至于免費。由于畢業離校期間為學生外出找工作或實習的高峰期，很多學生不在校內，傳統的數字離校的通告方式是在學校主頁或信息門戶上出公告通知，而畢業班中不太關注學校網頁、并且和同學聯系不太緊密的畢業班學生，往往因為知道得太晚而從非常遠的實習地趕回學校，這樣時間的安排上非常倉促，有的甚至錯過了畢業離校的集中辦理時間。通過移動離校應用來通過消息推送的方式來發布離校辦理通知及相關信息，是一種比較合理，有效、成本低廉、方便快捷的通知方式。

在離校集中辦理的過程中，有些容易弄錯的事情和臨時變更通知也可以用消息推送的方式告知畢業班的學生。比如畢業生派遣費的發放就是每年學生們反復質詢的問題，因為派遣費的發放與畢業生的種類有關，而金額又與報到證所指向的地區遠近有關，涉及學工和財務處兩個部門，所以對于學生們的疑問經有關部門協調后可以通過消息推送統一答疑解惑。又比如在某些節點由于排隊的學生過多，決定增加辦理時間如中午不休息繼續辦理，或增加辦理窗口的，像這種辦理時間及地點的增加或變更的也可以通過消息推送即時告知學生。

3.2 移動終端應用中二維碼應用

移動終端二維碼的使用可以推進某些離校環節的辦事效率。比如發放證書環節，必須在所有節點辦理完畢之后才能發放。那么發放證書的老師必須輸入學生的姓名和工號，進行搜索其離校的狀態，確認其他環節都已經辦理完畢后才能確定發放證書，如果那個環節因故沒有通過的教師會告知學生要去那個節點補辦，補辦完了這個環節后學生再回到領取證書處排隊。

西南財經大學已經在離校中使用了二維碼，各項業務結清后系統會自動生成“離校二維碼”作為下一步輔導員發放各項證書的憑據。那么這種以二維碼作為發放畢業證書的憑證有兩點好處，一是發放證書的節點的辦理效率將會提高，省去了搜索學生狀態以及確認的步驟，雖然一個學生離校的確認節約的時間不多，但對于成千上萬的畢業生來講總體時間將會縮短不少。二是對于學生來講也比較方便，不再會沒有辦完其他環節來領畢業證，因為只有出現了“離校二維碼”才會來領證，這樣也讓學生少走彎路。

3.3 移動端應用中的數字地圖指引

在離校過程中，有的學校有幾個校區，如華東師范大學，上海交大，而有時離校需要到總部或另外一個校區辦理，而筆者所在的上海體育學院，有的留學生畢業時溝通并不流利，加之對中國大學的部門設置不熟悉，因而出現辦畢業手續時還要不斷問路的窘境。

在以往的離校集中辦理時段需要在教學樓的指示牌上粘貼離校通告,或是在路上粘貼路標指向，為畢業生特別是分校的畢業生指路。這對于動輒數千畝的龐大校區（如上海交大）效果并不好，而且制作、張貼和清理標牌都需要時間及勞動力成本,對校園環境也造成一定影響。而對于已經建成數字地圖的學校，通過數字化離校提供的離校辦事流程圖，對照手機上的數字地圖，就能輕易地找到辦理部門的地址，有的學校還可通過無線路由定位甚至可以精確在那一層樓。這樣就免去了問路和設置路標的麻煩。

3.4 移動端的排隊情況的自動檢測

在離校過程中雖然用流程核減和數據核減等手段，讓學生少走冤枉路，但有時候因為畢業學生數量的基數太大還是會發生排長隊的情況。這時可以用攝像頭與離校服務器連接，由服務器自動判斷排隊人數后，可以通過“空閑”，“忙”，“非常忙”等簡單詞語，類似于高架路上的交通狀況指示牌，發布粗略的節點忙閑狀況，這樣學生可以通過移動終端即時了解各個節點的繁忙和空閑情況，自行安排辦理順序，避免了離校辦理中有的節點很空，有的節點很忙的情況，對于部門和學生來說都可以在時間上合理配置離校的辦事資源。

3.5 使用移動終端對離校進度及狀態的即時報告

由于離校作為高校學生工作的重要一環，一般是由分管學生工作的校領導直接監督。而校領導工作重，出差以及會議多，如果校領導可以通過移動終端的離校情況匯總分析來實時了解離校動態，掌握離校學生人數，節點的辦理完結比例等數據，通過這些報告來合理調整離校辦理人員的配置，特別是實時處理離校過程中的突發情況，這也是移動終端應用的一項重要功能。

4 離校移動應用存在的局限性和條件

由于移動端屏幕大小限制和上傳文件的不便，離校過程中老師辦理離校流程的操作終端，和學生上傳文獻等線上辦理依然還是在PC端操作較好，所以移動應用不能替代PC端的離校系統，但它可以作為PC端離校系統的一個重要補充。

在高校離校工作中的移動終端應用的使用好壞，和無線網絡，移動校園，甚至數字校園地圖等基礎系統的建設有關，也和移動校園等系統的學生使用比例有關。

5 結束語

隨著移動技術的迅速普及和發展，有效地推動了社會的發展和現代化的步伐，推動了學校信息化建設，也推動了離校工作向著高效化和服務化方向轉變，解決了離校工作中存在的一些問題。本文通過梳理離校工作中所遇到的問題，分析數字離校系統中移動終端應用的發展，明確了移動應用可以作為數字離校系統的有益補充，可以緩解和解決高校離校中存在的一些問題，使離校工作更加高效，有序，便捷。雖然由于移動端屏幕和書寫方便等限制，它還不能替代PC端的離校系統，但它作為一種發展方向正在影響著現在高校的離校辦理方式。只有緊隨移動時代的發展，了解最新的技術方向，并應用到離校辦理等實際的工作中來，才能有效推動高校信息化向前發展。

注釋:

(1)西南財經大學新聞:《關于2016屆畢業生辦理離校手續的溫馨提示》，“2016屆學生離校繼續采用業務系統數據推送、網絡化無紙化數據傳遞和全面移動業務辦理的方式來實現數字化離校，啟用輔導員、學生一體化的新的移動校園平臺。”2016年6月18日。http://www.swufe.edu.cn/2016-06/08/201 606081534335859.html