做好圖書檔案建設工作的幾點思考

宋輝

摘 要：該文主要對新形勢下圖書檔案信息化的管理進行了研究與討論。首先指出了現階段我國圖書檔案管理中存在的問題，包括：管理模式老化、軟硬件配套措施不足、信息數據庫建設落后、檔案信息安全建設不足等；接著介紹了美國的圖書檔案管理的現狀以及對我國相關工作的啟示；文章的最后著重討論了我國圖書檔案的建設與對策。

關鍵詞：圖書檔案 信息化 研究

中圖分類號：G251 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）09（b）-0107-02

圖書檔案是指人才的檔案資料在相關部門存檔備案，是政府和企業發現和管理人才的重要途徑。傳統圖書檔案的管理主要是通過紙質檔案保管，存在著查找不變、易損壞等諸多缺點，就此引出了圖書檔案的信息化管理，該文就新形勢下圖書檔案信息化管理進行研究與探討。

1 圖書檔案管理存在的問題

1.1 管理模式老化

傳統的圖書館管理模式已經不適應現代管理要求，表現在三個方面：一是人工完成檔案管理和操作，圖書管理效率低；二是圖書檔案流動起來比較麻煩；三是圖書檔案更新起來比較慢。

1.2 圖書館配套措施不足

在圖書館的軟硬件設施上，傳統的圖書館管理一方面硬件比較落后，跟不上現代數字化、網絡化、信息化的要求；另一方面配套的軟件也跟不上圖書檔案管理的要求，軟硬件配套設置急需改進。

1.3 信息數據庫建設落后

圖書檔案的錄入信息上，傳統的檔案管理方式錄入的信息數據不全面，缺乏系統性和完整性，再加上數據庫更新不及時，都造成了圖書檔案查找不便和管理缺乏科學化。

1.4 檔案信息安全建設不足

在檔案管理中缺乏信息安全意識，沒有對數據信息及時備份，檔案系統的安全漏洞明顯，一旦遭受網絡攻擊，將嚴重影響檔案管理信息數據的安全性和檔案資料的泄露。

2 國外圖書檔案信息化對我國的啟示

2.1 圖書檔案管理的集中性

以美國為例子來說，美國圖書檔案管理實行的是集中性的檔案管理體制，所有圖書的檔案都是由國家檔案與文件管理總署來負責管理，國家檔案與文件管理總署的工作就是對各級圖書檔案管理部門的監督與指導。對于我國來說，目前我國仍處于圖書改革的階段，要時刻以人為本，吸收和借鑒外國的經驗，采取集中管理的手段去管理檔案管理部門，并提高檔案管理工作的效率。

2.2 圖書檔案管理制度的開放性

在美國，圖書檔案資料不僅對個人開放，而且還對個別被授權的機構開放。但是這些開放是有一定的條件的，必須向法院申請，待法院審核批準以后才可以以被授權人的身份進行查閱，并不是對所有人都開放的。美國公民非常重視自己的知情權，他們有權對圖書檔案資料進行查詢，如果發現錯誤的地方，可以提出質疑。對于我國來說，任何公民都是有知情權的，我們要合法保障公民的利益，原來模式的封閉性檔案管理顯然已經不適應新形勢下的發展，所以我們的檔案管理工作要切實為人民服務，提供相對開放性的政策以供人民查詢。

3 圖書檔案管理的建議與對策

3.1 加強檔案管理的規范化和法律化管理

在圖書檔案管理工作中，首先，應建立可行性操作的規章制度和法律法規，保障檔案工作的充分落實；其次，制定法律法規時邀請檔案相關專家進行研討，并通過調查問卷的方式，收集大眾群體對檔案管理的建議與意見，如檔案管理的內容包括哪些、檔案信息如何維護、檔案信息多久進行更新、檔案信息應錄入哪些有益的信息等；最后，檔案信息應標準化和規范化，一旦形成法律法規，任何人必須嚴格執行，從而建立一套規范、科學的信息檔案機制。

3.2 加大投入圖書檔案設施建設

在建設圖書檔案設施中，一方面在硬件設施上，加大對多媒體、計算機等硬件的投入，圖書檔案的特殊性要求錄入檔案信息時需效率高、成本低、保存時間長、更新及時的優點，因此需要不斷加強圖書檔案的硬件投入，降低手工操作的失誤率；另一方面在軟件投入上，圖書檔案所要求的安全性和機密性高，應購買或者開發專門針對圖書檔案的軟件設施，保障圖書檔案的安全穩定，并拿出專項資金用于圖書檔案軟件的維護和更新，確保軟件的正常安全運行。

3.3 強化圖書檔案信息數據庫的建設

圖書檔案管理具有數據庫信息量大、準確性高、安全性能要求強等特點，因此在建立圖書檔案的數據庫中，要做好三個方面的工作：一是準確錄入圖書檔案信息，減少錄入信息的失誤，保證原始數據的準確性；二是圖書檔案的信息要及時更新和動態更新，保證數據庫的信息與圖書館的實體信息相一致；三是圖書檔案信息要具有安全性，并永久保存。使用檔案數據庫管理，不僅減輕了圖書管理人員的工作量，還提高了工作效率、減少了人工操作的失誤。

3.4 實現檔案管理的資源共享機制

在檔案管理中，通過檔案的信息化建設還可實現與其他部門的資源共享，具體包括四個方面的共享：一是政府部門之間的檔案共享，可通過政府管理部門之間的局域網實現；二是企業之間的檔案資源共享，這個可以通過互聯網實現，或者企業間的局域網實現；三是企業和政府之間的檔案資源共享，這個既可以通過軟件對接，也可以通過互聯網實現對接；四是對于一些保密性要求不是很高的檔案信息，通過建立檔案信息網站實現資源的信息共享，為檔案需求人員提供查詢、查看甚至修改的服務。

3.5 構建信息交流平臺

在檔案管理的互聯網、內部局域網和對接軟件的基礎上建立綜合的檔案服務網站，利用該網站實現對檔案管理、圖書決策、對外服務等方面的幫助。網站既可以自己組建開發團隊，也可外包有關檔案管理的第三方軟件公司，只需定期檢查網站的穩定性，確保檔案服務網站信息的及時更新，最終形成一個完善的信息化檔案管理綜合服務網站。

3.6 提升檔案管理人員素質

在新形勢下，還要不斷提高檔案管理的人員素質和加強信息化建設。一是為了加強檔案管理人員的適應性，加強專業能力的培訓；二是招聘檔案管理方面高信息化素質的人才；三是高校和政府合作，針對檔案管理崗位的特殊性重點培養專業人才，政府或者企業提供其就業崗位或者實習機會；四是在高校學習或者工作過程中，加強檔案管理人員的品德教育，加強品德引導和品德素質的培養，避免發生檔案管理中的違法亂紀。

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