現代電子檔案管理存在的問題及解決方法

文/李曉龍

現代電子檔案管理存在的問題及解決方法

文/李曉龍

電子文件被廣泛地認識和應用，成為勢不可擋的潮流。計算機的普遍應用、電子文件的大量產生、信息高速公路的建成，為縮小檔案保存空間，傳遞交流信息，搞好信息服務，實現信息共享，帶來極大方便。同時，也給檔案工作帶來一系列新情況、新問題。

一、現代檔案管理工作的轉變

1.檔案載體的轉變。在電子檔案管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。電子圖紙也憑借手工圖紙所無可比擬的優勢大量出現。計算機輔助設計，使產品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。電子圖紙顯示了其比紙質圖紙更旺盛的生命力。保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力。

2.檔案的分類變化。舊有傳統檔案分類方案將被打破，取而代之的是電子檔案管理系統中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統中，計算機依照規定指令根據工作目標隨時設立和調整類目。各檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是在電子檔案管理過程中檔案分類更能貼近管理的需要，分類也將更詳細、更科學、更規范。

3.檔案接收和保管上也有所改變。無時無刻不在產生的電子文件，使檔案工作者必須在產生電子文件的源頭時，就行使檔案的監督指導職能。要參照國家有關文件制定出本單位的《電子文件管理辦法》，提請信息集成系統編制人員在其系統的設計和運行過程中，加入電子文件的鑒定、歸檔、保存、利用等電子檔案管理內容。

二、電子檔案工作面臨的問題

1.電子檔案原件的真實性問題。電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權威性。即使有人出于各種目的，將軟盤中存儲的內容進行刪改，也難以發現和確定。

2.電子檔案內容的保密性問題。用網絡的任何終端設備都能索取到存儲在網絡某一個設備上的電子文件。一個終端上的電子文件，可同時發給若干個網絡終端。這給在一段時間內需保密的內容或限制提供利用的內容，提出了安全保密問題，也帶來了極大的威脅。

3.電子檔案保密的長久性問題。隨著辦公自動化的不斷深入，好多單位將會實現無紙化辦公，所有的情況、決策、信息都存儲在網絡中，人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實為檔案的歸檔存儲簡化了程序，也方便了利用，但是一旦網絡突然癱瘓或被毀，出現“黑客”問題，遇到病毒問題或其它方面的故障，電子文件可能會在一瞬間同時消失，造成難以彌補的損失。

三、建議采取的對策

1.培養精通計算機技術的檔案專業人才。培養一批既懂檔案業務又精通計算機專業知識的人才，已是檔案部門的當務之急。當前，要在加強全員計算機知識培訓的同時，通過招考、送出去深造等渠道，選拔、培養高、精、尖的電子檔案管理人才，使他們不僅精通計算機技術，而且還熟悉檔案業務，熱愛檔案事業，不僅會操作，而且會設計程序，能夠開發軟件。

2.建立健全維護電子文件真實和安全的法規。在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個環節，信息都有被更改、丟失的可能性。即使擁有完善的信息安全技術，也需要有相應的電子檔案管理制度，并保證其得以實施。建立健全相關法規和管理制度，對于維護電子檔案的原始性、真實性，保證其安全具有重要的意義。要通過法律形式將電子檔案管理標準固定下來，使人們能夠自覺地遵守這些規定。通過立法確認電子文件的法律憑證作用，確保國家檔案行政管理部門依法管理電子文件。

3.制定科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規范。

隨著電子文件的大量產生，迫切需要建立一套科學、合理、嚴密的電子檔案管理標準和規范。將電子文件的形成、整理、鑒定、歸檔工作，用標準和規范確定下來，使電子檔案從誕生之初就得以科學、有序、規范地管理，這是擺在檔案部門面前的一項重大課題，也是迫切需要解決的基礎性工作。

4.研制開發數據格式標準統一、可以互相兼容的檔案管理軟件。建議由國家檔案局牽頭，研制開發適應電子檔案管理現代化的軟件，并在全國推廣。辦公自動化的廣泛實現，信息高速公路的建成，對傳統的檔案工作是一次巨大的沖擊，必將促使檔案工作從管理方式和管理手段上進行一次徹底革命。檔案部門要盡快認清形勢，采取有力措施，在工作重點和方式上來一次大轉變，在人才和技術力量上來一次大儲備，以勇敢地應對信息時代的挑戰。

（作者單位：白山市衛生監督所）