更新檔案管理理念 實現人事檔案科學管理

劉保瑞

（曲阜市檔案局，山東曲阜 273100）

在信息時代飛速發展的大背景下，我國的檔案管理工作也逐漸走向了標準化、現代化和系統化，它們受益于當今社會各種制度的不斷改革，也推動了檔案管理理念的更新。縱觀傳統人事檔案管理模式，它缺乏一套合理高效的人事檔案管理制度，不能將檔案管理理念與人事檔案管理工作的內容進行有機結合。基于此，我國當前人事檔案管理工作改革的重點，就必須要更新觀念和創新方法，利用現代檔案管理學知識推動我國人事檔案管理工作邁向新的臺階。

1 人事檔案科學化管理的現實意義

1.1 人事檔案科學化管理有助于減少部門的日常工作量

作為我國各行各業人事管理制度的一項重要組成部分，人事檔案是個人身份信息、企業信息和社會信息等方面的重要依據，與個人工資待遇、公司福利待遇、社會勞動保障、社會組織關系緊密掛鉤，具有社會和企業認可的法律效用。因此，構建一套合理高效的人事檔案科學化管理機制，有助于實現人事檔案管理的規范化、現代化和標準化，方便個人、企業和社會各類組織開展快速查詢和及時調閱，獲取到準確無誤的人事檔案信息，避免了社會組織和用人企業花費大量的時間和精力在個人人事檔案信息上，極大減少了檔案管理部門的日常工作量。

1.2 人事檔案科學化管理提供了招聘錄用的重要依據

在現代人事檔案管理體系中，它涵蓋了個人履歷、鑒定材料、學歷職稱材料、政審資料、表彰獎勵資料、違法違紀資料、人事變動資料、健康資料等相關人事檔案資料，它們能夠集中反映單位所需招聘崗位的一些人事資料和崗位需求，也成為單位開展招聘錄用的重要依據。因此，開展人事檔案科學化管理可以幫助用人單位建立客觀公正的個人評價體系，確定自己在招聘崗位的競爭優勢，明確自己在用人單位的崗位職責、晉升途徑和發展目標。長此以往，就可以幫助單位明確崗位需求和職責履行范圍，也凸顯了人事檔案科學化管理的價值取向和管理動力。

2 阻礙人事檔案科學管理的諸多現狀

縱觀當前人事檔案管理的現狀，還存在檔案管理手段落后陳舊、人事檔案管理重要性認識不足和檔案管理人員重視程度不高等諸多問題。

2.1 檔案管理工作落后陳舊

現代檔案管理工作包含了諸多檔案資料，需要檔案管理部門開展繁重而復雜的檔案資料管理服務，有效開展檔案的立卷歸檔、整理保管、借閱查詢、鑒定銷毀等活動，這就對檔案管理的工作效率和技術手段提出非常高的要求。但是，我們很多單位的檔案管理還停留在傳統檔案室管理階段，沒有相對應的檔案微機室和檔案管理系統，導致很多人事檔案資料的收集整理、鑒定統計工作需要依靠手工操作，不僅浪費大量的時間和精力，而且不能保證人事檔案的權威性和準確性，這些都違背了現代化、標準化和系統化的檔案管理理念。

2.2 人事檔案管理重要性認識不足

隨著市場化經濟的深入開展，各類人才的流動性和調動性逐漸增強，而人事檔案在國家公務員的選拔、事業單位和成熟民企的招聘中也甄選人才的重要依據。但是，縱觀當前人才招聘市場，在很多用人企業和各類人才中普遍存在著對人事檔案管理不了解、不關心的現象，很多畢業生在工作很多年以后，檔案依然放在學校，而很多流動性比較大的專業人才甚至已經將人事檔案遺失。

2.3 檔案管理人員對檔案的重視程度不高

在用人企業，辦理相關社會保障、職稱晉升、出具相關工資提升證明都需要提供本人的人事檔案。在已經上交人事檔案的企業中，很多檔案管理人員對檔案的重視程度不高，不能及時向員工確立歸檔資料的真實性，不能及時將各類最新的材料做到收集補充，導致人事檔案的時效性嚴重缺失，影響了人事檔案的科學管理及使用價值。

3 人事檔案實現科學管理的積極對策

3.1 更新檔案管理理念，嚴格檔案管理程序

沒有嚴格的管理程序，就很難談檔案管理的科學性和準確性，也更難開展相關的檔案歸檔、調閱、存儲和檢索工作。因此，實現人事檔案科學管理的前提條件就是從思想上更新檔案管理理念，嚴格落實檔案管理程序，積極將檔案管理的具體措施與人事管理工作中的工資福利、職稱評定等做到有效對接。

當前，人事檔案管理需要三個層次的管理程序：第一是開展人事檔案資料管理和檔案信息開發工作，主要是開展人事檔案的收集、歸納、鑒定、保管等工作。第二是人事檔案信息加工和檔案輸出環節，構建完整系統的人事檔案管理體系，有效落實目錄索引、信息匯編和資料輸出等服務內容。第三是開展人事檔案與用人單位檔案需求的銜接工作，設定好人事檔案管理體系的各項功能，保證它們能夠組成一個有機的整體，最終保證人事檔案信息能夠為社會實踐、企業人事管理服務。

3.2 健全檔案管理制度，提高檔案管理認識

只有健全的檔案管理制度，才能保證檔案使用者和檔案管理者從思想上提高對檔案管理的認識，有效加強對于人事檔案的科學管理和有效建設。因此，針對人事檔案管理的現狀，建立健全人事檔案管理制度，主要是從以下幾點開展相關的制度建設：

首先，人事檔案的制度建設必須遵循檔案科學管理的現代化需求，有效保證檔案管理規則制度的合理性，這樣才能保證制定執行的檔案管理制度能夠迎合單位特點，推動檔案管理的科學化建設。其次，人事檔案管理制度必須簡明扼要，有效保證各項規章制度能夠具備可操作性，有力發揮人事檔案在單位人事管理中的指導作用。最后，檔案制度執行必須具備嚴肅性，強調檔案部門在人事檔案管理中的權威性，保證檔案管理制度既能做到令行禁止，又能針對具體情況具體對待，能夠保證人事檔案在整個檔案體系中的核心位置。

3.3 把握檔案管理脈搏，做好流動性管理

縱觀人事檔案的科學化管理，它體現在單位內部人事檔案的指導作用，也體現在人才市場的規范管理。因此，在單位內部，檔案部門應該最好同類專業人才的人事檔案流動性管理，保證職工在工作期間，可以借助人事檔案來建立完整齊全的檔案資料體系，保證個體材料客觀真實，有效服務于單位人事（服務）部門的人才檔案管理和工資、職稱等崗位評定。

同時，等專業人才離崗或者去新的就業單位，可以利用人事檔案管理系統實現檔案資料與職工人事管理的相互統一，保證社會和企業能夠構建完整系統的專業人才流動管理體系。另一方面，人事檔案科學化管理也應該強化專業人才的動態化管理，保證人事檔案能夠隨著職工職場變遷和崗位變動實現動態化管理，保證專業人才在單位內部每一次崗位調動，都可以把人事檔案調轉到新的管理部門，保證了人事檔案的完整性和權威性。

4 總結

我們的時代在飛速的發展，對于人才的評定和管理標準也在不斷改變，這些現狀都對人事檔案管理提出了更高的要求，也導致了檔案管理理念的更新成為了必由之路。因此，加強當代人事檔案的科學管理，必須從更新檔案管理理念入手，把握人事檔案管理的時代特征，建立健全檔案管理制度，推動人事檔案管理的現代化、標準化和系統化建設，保證人事檔案能夠為社會和企業的人事管理提供更好的服務。

[1] 張雷生.韓國高等教育政策改革[1] 王傳寶，更新檔案管理理念 實現人事檔案管理科學化[J]，黑龍江史志，2015（02）

[2] 賈紅霞，淺談人事檔案更新管理理念實現檔案管理科學化[J]，內蒙古水利，2015（12）