淺論檔案數字化管理的主要特征及其策略

盧麗琴 內蒙古自治區烏蘭察布市察右中旗住房和城鄉建設局

淺論檔案數字化管理的主要特征及其策略

盧麗琴 內蒙古自治區烏蘭察布市察右中旗住房和城鄉建設局

檔案數字化管理就是利用數字化以及網絡的管理模式和方法對檔案實體進行管理并且提供相關服務。檔案數字化管理是促進我國信息工程建設的需要，因此加強對檔案數字化管理的分析具有重要意義。本文分析了檔案數字化管理存在的主要問題，對檔案數字化管理的主要特征及其策略進行了論述分析。

檔案數字化管理 問題 特征 策略

傳統檔案資料一般用紙質文檔存儲在檔案室里面，查找檢索時浪費很多時間，存儲空間又大，維護不方便，備份需要大量的人力物力，而且容易出現錯誤。隨著計算機信息技術的發展，檔案數字化管理已成為必然的趨勢。

一、檔案數字化管理存在的主要問題

筆者認為目前檔案數字化管理存在的問題主要有：1.檔案數字化建設缺乏統一的標準與規范。片面重視高檔的計算機系統以及先進通信設備的購置，忽視了檔案信息的規范化與標準化建設，這不僅增加了檔案數字化建設中的資金投入，還沒能體現出檔案數字化的服務功能。2.檔案數字化建設缺乏有力的支持。第一、缺乏國家與政府的有力支持。我國當前的檔案數字化建設無論是在技術上還是在組織都缺乏政府的支持，沒有明確的技術性與管理性標準，處于自我探索的階段，影響了檔案數字化建設。第二、硬件環境問題。當前檔案管理所開發的計算機軟件，實用性與通用性還比較滯后，且設備的性能不能滿足檔案數字化建設對硬件設備的要求。

二、檔案數字化管理的主要特征

檔案數字化管理的特征主要表現為：1.以網絡化為基礎的特征。檔案數字化管理的一大特性就是網絡化。隨著互聯網的發展，網絡的運用已經滲透到各行各業?；诰W絡化的基礎上進行檔案的管理，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能最大限度的節省相關的人力物力，對于檔案完整性的保持上，網絡化的運作也體現出最大的優勢。2.數字化管理模式的特征。對檔案進行數字化的管理就是指基于數字化的基礎上，對各類文件或者是圖紙進行掃描，進而轉化成為電子資源的形式。電子資源的最大優勢就是能最大限度的節省空間，提高管理工作的效率和準確性，而且在查詢和整理環節，也提供了巨大的便捷。3.檔案高效使用的特征。檔案管理最終目的是合理應用檔案信息。采用數字化管理模式不僅能夠提高管理的效率同時也能提高對于檔案信息的使用效率。上文已經對檔案數字化管理的含義有了一定的了解，而結合我國檔案管理的現狀來看，檔案數字化管理的推進有一定的現實意義，不僅能夠將管理者從繁瑣的管理工作中解放出來，還能促進整個社會的檔案意識的形成。

三、加強檔案數字化管理的策略

（一）加強檔案數字化管理標準化建設。檔案管理數字建設并不是一項容易的工作，其涉及的環節諸多，且存在許多容易被遺漏的地方，因此在具體數字化建設過程當中，相關檔案主管部門應提高重視程度，聘請相關的專家對管理系統的構建做出一套詳盡的計劃，并且對于相關的工作原則以及工作任務的分工應盡量細致到每個部分和環節，盡量減少疏漏。信息管理系統建設的過程中，提高相關的硬件操作上的要求，并且對于網絡安全問題采取相關的措施，按照行業化的標準對檔案數字化管理系統進行科學合理的構建。

（二）健全完善檔案數字化管理制度。1.檔案數字化管理有別于傳統的檔案管理方式與方法，因此，檔案管理部門要結合自身的實際情況，建立一套新的并適合檔案數字化管理的規章制度，如檔案工作制度、檔案信息的管理規范、檔案信息安全保密制度以及機房管理制度等，使檔案數字化管理有制度的保障，實現檔案數字化管理的規范化與標準化。2.樹立安全保密意識。檔案數字化建設中一個重要的問題即是安全問題。電子檔案信息是通過數據的形式儲存在數據庫中的檔案信息，若出現安全問題，就可能造成大量的數據損壞。因此，在檔案數字化建設過程中，要加強安全防范意識，正確操作計算機，并采取有力的措施防止黑客與病毒的入侵。

（三）充分利用相關資源。1.保證資源的準確性與完備性。對于檔案資源的掃描、入庫以及整理環節一定要注意資源的準確性，不要出現一些過失性的錯誤。檔案資源數字化系統建設之前仍需要一部分人力勞動，而人力勞動難免出現疏忽，因此需要避免資源遺漏現象的出現。2.統一配備軟硬件設施。相關軟件硬件設施是檔案數字化管理建設正常進行的基礎保障，其直接決定著檔案資源入庫后一系列工作的正常開展，因此對于軟件硬件設施的統一配備也是建設開始之前必不可少的準備工作，它不僅有利于提高信息資源的使用率，對于一些網絡技術的支持上，同樣也發揮著重要的作用。3.定期檢查和更新。社會的快速發展，對于檔案管理工作的更新速度方面有了新要求，對于檔案的更新方面，仍需要大量人力物力的投入，因此在檔案管理數字化建設當中，對于檔案的更新也應得到一定的技術支持。

（四）提升檔案數字化管理人才的綜合素質。1.加強檔案管理人員的培訓?，F有的檔案部門工作人員是檔案數字化建設的中堅力量。因此，在檔案數字化建設的過程中，要注重保障現有檔案工作人員的權益，并采取有效的方式，激發他們的積極性。加強對現有檔案工作人員信息知識的教育，訓練他們的實際操作技能。2.引進檔案數字化管理的技術人才。檔案數字化建設過程中，系統的開發、軟件的維護等都需要高素質的信息專業人才作保障。因此，檔案管理部門需要引進軟件開發與管理方面的專業技術人才，以解決檔案數字化建設的各種技術難題。

四、結語

綜上所述。檔案數字化管理通過數字化手段不但規范了檔案的整理和保持，促進了檔案管理發展。只有不斷完善管理措施，適應數字化的要求，才能使檔案在新形勢下充分發揮其應有的作用。

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