醫院綜合檔案室檔案管理中計算機技術的應用研究

張紅

南京市江寧醫院

醫院綜合檔案室檔案管理中計算機技術的應用研究

張紅

南京市江寧醫院

隨著當前社會的快速發展，計算機的出現極大地方便了人們的生產生活。計算機技術的普及和應用，讓這個社會越來越信息化、智能化。在醫院綜合檔案室的檔案管理工作中，通過應用計算機技術能夠極大地提高檔案管理工作的質量和效率。基于此，本文將主要探討一下計算機技術在醫院檔案管理工作中的具體應用。

醫院；綜合檔案室；計算機技術；應用；管理

1 引言

在醫院綜合檔案室的檔案管理工作中，利用計算機技術能夠提升醫院檔案管理工作的有序性和完善性，能夠給醫院業務工作的開展提供科學的依據和可靠的支持。作為當前醫院檔案管理工作的重要手段，計算機技術的應用能夠提高醫院檔案管理的效率以及工作質量。所以，分析計算機技術在醫院綜合檔案室檔案管理工作中的應用是非常有必要的。

2 醫院綜合檔案室檔案管理工作應用計算機技術的必要性

醫院綜合檔案室主要收集管理的是文書檔案、科技檔案（技術檔案、設備檔案、基建檔案）、會計檔案、聲像檔案、其它載體檔案、實物檔案等，其中并不包括病案，病案檔案由專門的病案室保管，綜合檔案室僅掌握其庫存數據并對其進行檔案管理技術指導。在醫院綜合檔案室檔案管理工作中，應用計算機技術是很有必要的。利用計算機技術能夠更方便的進行檔案管理的各項工作，比如通過對檔案的全文收集，相關閱檔人員可通過計算機直接查看全文。應用計算機技術對檔案的收集、整理、檢索利用、鑒定、統計、上報進行全流程管理，能夠將人為干預的情況降低到最小，有效避免不必要的錯誤。利用計算機進行檔案統計工作，只需要簡單的指令就能夠完成，提高了工作效率和準確性。醫院檔案管理工作需要記錄的內容是非常龐大的，利用計算機技術能夠將這些繁雜的內容化繁為簡。檔案管理人員利用計算機能夠方便直觀的了解誰借閱了檔案資料，什么時間歸還，逾期未歸還計算機會主動提示。計算機能夠永久的保存醫院的檔案資料，不會因為長時間的翻閱造成檔案損壞。由此可見，在醫院綜合檔案室檔案管理工作中應用計算機技術是非常有必要的。

3 應用計算機技術實現醫院綜合檔案室檔案管理的優勢

3.1 有利于將檔案進行歸檔

在醫院綜合檔案室檔案管理工作過程中，通過應用計算機技術能夠更加方便的進行檔案信息的收集工作。醫院綜合檔案室的工作人員通過使用計算機，能夠快速的對收集到的檔案信息進行整理和核對，對收集到的各部門的文件能夠展開定期的資料采集、資料歸檔，各個部門也可以把重要的電子文件利用計算機向檔案室進行發送，省去了一些不必要的麻煩，同時也能夠保證檔案信息的完整性、齊全性、時效性。

3.2 有利于各部門間的資源共享

通過應用計算機技術能夠實現醫院檔案資料的共享，綜合檔案室工作人員將已開放的檔案信息資源放到公共平臺中，例如檔案卷宗、信息數據庫、目錄等，通過建立專門的檢索入口進入到檔案信息庫中，其他有需要瀏覽的可以直接通過計算機進行查閱。

4 應用計算機技術實現醫院綜合檔案室檔案管理功能

4.1 醫院綜合檔案管理系統的實現

醫院綜合檔案管理系統基于IE6-IE10版本的B/S模式，采用Oracle數據庫技術，利用JavaScript和ActiveX語言實現系統開發，該系統是區檔案局數字檔案系統的一部分，融入政府政務平臺，通過客戶端電腦的瀏覽器輸入用戶名和密碼登陸該系統。在醫院綜合檔案管理系統中，主要分為七大模塊，根據前述檔案分類辦法，選擇頁面左側目錄樹中相應類別檔案，分別通過這七大模塊對其進行全流程管理，友好的界面降低了使用者的操作難度。

檔案收集模塊。該模塊中，通過電子公文采集，實現對各相關單位通過政務平臺發送給醫院的相關文件資料在線抓取收集，相應目錄條自動掛接電子全文。在收發文登記功能下，通過平時的收發文管理，將數據直接轉化為檔案數據，即實現了醫院辦公收發文與檔案轉化功能的合并。各科室每年初編制的上年EXCEL格式檔案目錄，通過目錄導入項，接收入系統數據庫。同時也可導入本系統生成的相關DBF數據。最后通過全文導入功能，對電子文件進行與目錄掛接的全文導入，支持PDF、JPG、MP3、MP4、AVI等格式。

檔案整理模塊。通過綜合檔案模塊，對前述檔案收集模塊收集的歸檔數據進行新增、修改、批量修改、刪除、裝盒、生成檔號、斷號查詢、加鎖、導出EXCEL等操作。而已加鎖的數據需修改操作時，點擊數據解鎖按鈕解鎖。對檔案盒進行修改、刪除、拆盒、打印盒內備考表、打印盒內文件目錄、打印盒內文件目錄封面等操作可通過盒管理功能實現。系統中已收集整理但未上報上級檔案館的數據，通過編目打印功能，選擇相應表格類型，進行相應表格的自動生成、預覽、打印、另存和修改。數據維護項，則可對系統中所有數據進行修改、重復數據檢測、批量修改等操作，已上報上級檔案館的條目不允許修改。回收站臨時存儲被刪除的文件，可進行恢復或徹底刪除。

檢索利用模塊。該項功能下，可選擇采用模糊查詢方式，用支持電子全文檢索的一體化檢索查詢檔案，或者根據自定義條件進行條件檢索，還可對同時滿足多項條件的數據進行自定義檢索。

利用管理模塊。此模塊通過對“借閱申請審批單”的新增、修改、刪除、標記借閱完畢、打印等功能實現對檔案借閱利用的管理。

檔案鑒定模塊。對到達移交或銷毀期限的檔案，進行保管期限重新鑒定，即到期鑒定。而對檔案的公開方式，則通過開放鑒定功能實現。

4.2 庫存傳統醫院檔案的數字化轉化

醫院檔案具有的特點為資源種類比較多、數量較多、較高的應用頻率，復雜的管理流程，在較短時間內無法將歷年庫存的傳統檔案資料進行全面的數字化掃描，因此需要按照方便查閱的原則，將檔案資源按照級別和年份進行分類，優先掃描利用率和價值高的檔案資料，有計劃有步驟地逐步實現全部檔案的數字化轉化。對于傳統醫院檔案的數字化轉化，要按照以下順序進行：確立清單—提卷—核對—拆訂—掃描—圖像處理—質檢—保存—提交數據庫—移交回檔案室。

5 計算機技術在醫院綜合檔案室檔案管理工作中的應用現狀分析

5.1 檔案管理的工作人員專業素質不高

當前檔案管理工作難度越來越大，檔案專業人員不僅需要有專業的檔案管理知識、保密知識，計算機和網絡知識也是必備的技能之一，如果沒有繼續學習就會很難應對當前復雜的檔案管理工作。傳統的檔案管理工作人員習慣使用紙質化的資料記錄工作，對于計算機管理的模式認識程度不夠。

5.2 技術普及力度不夠

當前階段，大多數的醫院在進行檔案管理工作中，應用到的計算機技術普遍過于單一，軟件的功能也比較有限，基本上只能進行檔案資料的編目和檢索查找。當前很多醫院的檔案管理工作還是需要依賴人工完成，計算機技術只是起到了一定的輔助作用。許多醫院的檔案管理工作進展較慢，其中一個重要原因就是技術普及力度和思想觀念轉變不夠，因此，在未來一段時間內，紙質化的傳統管理方式還會存在于一些醫院當中，與計算機管理的模式并存。

5.3 使用計算機管理醫院檔案的保護難度大

醫院檔案管理工作利用計算機技術，需要對檔案資料進行及時的存儲和備份。檔案資料的儲存載體一般都是磁盤和光盤，所以這會在一定程度上增加檔案文件的保護難度，一旦遭到病毒的入侵修復難度是比較大的。因此，需要加大對檔案資料的保護工作。

6 醫院檔案管理工作實現計算機管理的途徑

6.1 建立一支素質優良且具有專業技術水平的團隊

作為醫院管理層，應該培養一支專業水平高、素質優良的現代化人才隊伍，確保可以高效的進行醫院綜合檔案室的檔案管理工作。通過加強對檔案工作人員的日常培訓，提高檔案管理人員的綜合素質，讓檔案工作人員能夠熟練地使用現代化的辦公設備。在進行日常的培訓工作中，可以組織一些學習參觀活動、集體性的培訓與指導、外出進修、參加繼續教育、進行相應的考核管理并擇優選出更適合計算機管理檔案的員工等等。

6.2 樹立新的檔案信息管理理念

作為醫院領導層，應當將傳統的管理思想進行轉變，樹立全新的檔案信息管理理念。傳統的檔案管理模式需要耗費大量的人力、物力資源，工作效率較低，利用信息化的檔案管理可以有效改善這些缺點。通過樹立新的檔案信息管理理念，提高檔案管理工作的計算機技術應用，促進醫院檔案管理工作的進步。

6.3 建設醫院檔案網絡化平臺

醫院需要建立一個檔案網絡化平臺，盡量將每個科室和部門工作統籌到網絡化平臺中去，實現資源的共享。方式上不管是統一購進軟件，還是系統開發，使用前都應根據相關標準進行測評，測評包括兼容性、實用性、數據處理合理性、運行安全可靠性等，使檔案管理系統擁有后續開發力和升級能力。

7 結語

在醫院檔案管理工作中應用計算機技術可以很大程度的提高醫院檔案的管理效率，能夠為醫院各項工作的開展提供最可靠的支持。雖然當前在醫院檔案管理工作中計算機技術的應用還不夠全面，作為檔案管理人員，要積極采取有效的應對措施來提高計算機技術的實用效果，提升醫院檔案管理的效率和質量。

[1] 吳燕玲.“云計算”在醫院綜合檔案管理中的應用研究[J].蘭臺內外,2016(4):22～23.

[2] 梁小凌.醫院數字化檔案建設探究[J].科技傳播,2016(19):99+106.

10.16767/j.cnki.10-1213/tu.2017.11.219