民政系統檔案管理員的創新管理能力養成探討

王子旭

公主嶺市民政局

民政系統檔案管理員的創新管理能力養成探討

王子旭

公主嶺市民政局

民政系統檔案管理員的創新管理能力對民政工作信息的及時、準確收集甚至是檔案的利用都有著深遠的影響。檔案管理人員要不斷學習培訓，提高自己的創新管理能力，這樣才能夠提高檔案管理工作的工作質量和工作效率，發揮檔案的使用功能。本文分析了檔案管理人員的現狀問題，對加強民政系統檔案管理員創新管理能力養成的措施進行了探討分析。

檔案管理員；現狀問題；民政系統；創新管理能力養成；措施

一、檔案管理人員的現狀問題分析

1、檔案管理人員的業務素質問題

檔案管理工作的效率和質量要想保持較高的水平，就要檔案管理人員掌握全面的專業理論知識，運用理論知識指導自身的檔案整理實踐工作，有助于檔案管理工作的有效完成，專業知識的全面掌握還遠遠不夠，對國家對檔案管理方面的政策、相關法律法規都要有一定的掌握，還要具備較強的工作能力，良好的溝通能力和文字表達能力能夠提升檔案管理人員的整體素質，要是再掌握一門外語或幾門外語的話，檔案管理工作的效率會更上一個臺階的。隨著科學技術的不斷發展，檔案管理人員還要掌握計算機相關的操作技術和現代化的檔案管理手段。檔案管理工作人員的實際業務素質與預期的效果還存在一定程度上的差距，制約著檔案事業的發展進步。

2、檔案管理人員的信息化技術運用能力問題

隨著社會技術的不斷進步，計算機技術被廣泛的運用到檔案管理工作當中，在一定程度提高了檔案管理工作的效率，但由于檔案管理人員的計算機操作能力不高，不會使用現代化的檔案管理手段，造成檔案管理工作的滯后。只有提高檔案管理人員的現代管理技術，才能滿足日益增長的對檔案的需求。但現階段的現實情況是，檔案管理人員的現代化的檔案管理技術掌握的還不是很熟練，熟練掌握現代化檔案管理技術的工作人員也較少。

二、加強民政系統檔案管理員創新管理能力養成的措施

1、提高數字化管理水平

民政系統的檔案數字化管理包括了檔案數據采集、管理、利用。民政部門的檔案管理員應該有能力整合檔案門戶網站與辦公室OA系統，要善于使用功能強大的網上數字檔案館。這就要求民政系統檔案管理員必須要掌握現代數字技術，不斷學習新知識，這樣才能使新時期的民政檔案管理工作為地方民政事業發展做出突出貢獻。民政檔案工作隨著數字化建設的發展而發展，只有切實提高數字化管理水平，才能實現民政檔案工作整體水平的快速提升。民政系統檔案數字化管理不但對民政工作服務效率影響很大，而且也為民政檔案數字資源的科學利用奠定了堅實基礎。所以，民政系統檔案管理員在工作中應該積極推進民政檔案的數字化建設，利用數字化檔案信息存儲提高管理效率。另外，為了便于民眾辦事，服務于民眾，民政系統檔案管理者還要充分運用網絡化民政檔案管理平臺，使民眾體驗到高效、便捷、貼心的民政服務。在民政檔案數字化專題庫建設中，管理員要系統地分類建設各個數據庫，將之科學地劃分為防災減災、社會救助、慈善事業等類別，以便于管理和查詢，在提升自身管理能力的同時，也進一步提升民政檔案部門的服務水平。

2、創新服務理念

民政系統檔案管理因為是面向廣大群眾，因而其“服務性”尤其重要，這也是管理員創新能力的重要體現。檔案管理員應該要充分利用民政檔案為民眾的婚姻登記、低保、優撫安置等提供便捷服務。對檔案實行精細化的管理，根據民政部門的要求切實做好精細化檔案服務。在確保密級的情況下，利用閱覽、借出、回饋等方法將民政檔案管理的成果檔案盡量回饋給民眾。要充分做好檔案咨詢服務，以滿足群眾咨詢權為前提給他們提供一定的咨詢服務。不僅如此，管理員的檔案管理還應該為領導的決策服務。民政檔案具有真實性、客觀性，既要對各種成績歸檔，還要把工作中的問題歸檔，以檔為鑒，讓檔案成為民政部門領導決策的科學依據。管理員自身需要有人本意識，根據民政部門人才興檔的理念認真管理民政檔案。檔案管理工作比較枯燥，但是其及時性和準確性要求卻很嚴，有的檔案管理員存在一定心理壓力。所以，必須要學會自我調節，自我強化。民政系統管理員需要認清自我，不因工作枯燥和工作壓力而得過且過，而是要不斷加強檔案管理新思想、新技術的學習，化壓力為動力，成為一個全面的復合型人才，這既是創新管理的要求，也是民政系統檔案管理的工作性質所決定。

3、創新安全管理

由于民政檔案管理的數字化發展成為了一種趨勢，因而安全管理水平也成為了衡量民政系統檔案管理員創新能力的重要標準。具體來說，安全管理內容主要體現在安全性、保護性兩方面。民政系統檔案管理員需要充分利用可信、可控的內部網絡管理內部檔案，要堅決避免有人以撥號、寬帶使用等途徑非法接入外網，最大限度避免數字檔案資源流失。管理員應該加強軟件資源控制，不能讓內部人員因盜版軟件的安裝、使用而丟失檔案信息或者導致系統崩潰。還要長期對計算機的安全漏洞進行檢查，確保計算機系統安全指數符合檔案的安全管理要求。認真管理輸出設備，嚴格登記重要電子文檔的打印，并做好日志記錄。對內網客戶端進行重點管理，在局域網設置監控點，尤其重要的是加強客戶端、輸出軟件接口管理，避免信息遺失。與此同時，管理員應該做好檔案數據的備份和容災，最好的辦法就是對數字檔案內部的可用性及恢復性風險進行有效解決。民政系統檔案數據備份和容災能力對檔案數據的安全儲存有極其重要的意義。究其原因，是因為檔案的容災備份可以在特定的時段里利用特殊方式和機制，在種種災難性損害發生后盡量確保用戶服務需求，保證用戶數據庫安全，特別是數字化網絡資源系統安全。因此，管理員必須確保民政檔案數據備份的完整性，提高數據的安全性、可靠性。

結束語

綜上所述，隨著社會的不斷進步和科學技術的發展，對檔案管理工作人員有了更高的要求，要求檔案管理人員必須掌握扎實的專業理論知識和熟練的計算機操作技術，在檔案管理過程中要提高創新意識，做到與時俱進。

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