淺談如何做好電子檔案的管理和利用

王凱華

棲霞公路管理局

淺談如何做好電子檔案的管理和利用

王凱華

棲霞公路管理局

傳統的檔案管理以紙質文稿為主要載體，隨著時代的發展，電子檔案應運而生并逐漸成為檔案管理的主流形式。電子檔案的數量呈現逐年遞增的現象，對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。加強和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。

電子檔案；電子檔案管理；電子檔案利用

一、電子檔案在現代檔案管理中的重要作用

電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲的相互關聯的通用電子圖像文件集合。電子檔案與傳統檔案的本質區別在于以電子數據的形式記錄檔案的準確信息，因此優越性突出。一是降低使用成本且安全性高。電子檔案借助于電子信息技術，直接在電子計算機上存儲、處理和應用，存儲成本較低；電子檔案可以多處備份，大大降低了檔案使用過程中丟失的風險，且在長時間存儲過程中也不易出現失真和損毀現象。二是為人們提供簡單快捷的檔案管理服務。傳統檔案管理需要大量的人力填寫、記錄和整理，特別是巨大的檔案變動、更新、調取和維護工作更是降低工作效率。電子檔案要求檔案持有人將成型的檔案電子數據通過U盤等載體直接交給檔案管理工作者，有效提高了檔案管理工作的歸檔、變動、更新、調取和維護效率。三是以服務和用戶為主導。隨著社會發展和科學技術進步，檔案工作的服務對象和檔案利用需求隨之動態變化，越來越多的檔案使用者不滿足于查看原始的文字資料，更要查看圖像、視頻、音頻等資料，傳統的檔案管理模式已無法滿足檔案多樣化需求。

二、電子檔案管理存在的問題

隨著時代的發展，許多的檔案使用者對電子檔案的要求越來越高，他們不但要求電子檔案提供原始的文字檔案，甚至有的還需要查看原始檔案的圖像以及相關的視頻資料等，由于傳統檔案的種種限制，導致是在電子檔案迅速發展的今天，已經遠遠的不能滿足人類的需求。

(一)依賴軟件設備

傳統檔案管理只需要將紙質文件資料等分類存儲起來，而電子檔案依賴于電子計算機和檔案管理軟件的參與。同時也給電子檔案帶來了安全隱患，一旦電子設備毀壞，電子文件的丟失將難以避免，并且在計算機運行過程中，也會出現一些不穩定的情況，如果電子檔案沒有及時備份，也會造成文件的損失。

(二)電子檔案的可靠性存在問題

電子檔案由于其信息與載體的可分離性，很容易被修改且不留痕跡，并且形成的文件材料上也無法進行實際的簽字確認。若有人對電子檔案進行了修改或刪除難以被確認，很難找到責任人。

(三)電子檔案管理人員的素質較低。電子檔案管理人員除了要掌握檔案管理專業知識，還要不斷提高現代化管理技能，同時還要掌握其他相關學科的知識，這樣才能適應檔案工作現代化需要，才能從根本上保證在電子時代人類活動的真實記錄得以長期保存。目前檔案管理人員的素質普遍較低，知識面較窄，特別是對網絡安全、計算機技術、數據庫技術、等相關知識幾乎一片空白，面對新的需要顯得難以適應、無所適從，盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用。

三、如何做好電子檔案的管理和應用

(一)加強檔案管理人員業務培訓，提高檔案管理能力和保護意識

加強對檔案管理工作人員的管理，從思想上認識到檔案管理工作的重要性，從技術上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護。培養忠于職守、認真負責、精益求精的檔案管理人員，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。

(二)采取“雙軌制”歸檔法

電子檔案和紙質檔案同時提交保存歸檔，由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現在技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數據的安全。

(三)規范檔案利用方式

電子檔案的利用不能夠無原則，應該根據利用者的情況而定，并且依據電子檔案內容的密級層次進行有效管理。一般情況下，對內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監控下進行。采用網絡方式提供利用時，有密級的信息內容應進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。

(四)完善電子檔案管理機制

一套完整的管理體制對電子檔案的管理工作是相當重要的，在建立完善的管理機制的基礎上，還應該通過績效考核歸納到電子檔案的管理內容中，以此來激勵管理人員的工作積極性。同時還應該投入一定的資金，在硬件設備上提供一定的支持，保證管理機制高速、有效的運行。

四、小結

電子檔案是信息時代的產物，是現代檔案管理工作中不可回避的。現代社會正在跨入“信息時代”，網絡技術的廣泛利用會產生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復雜的工作。因此，要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術上的問題，并加以解決，以實現安全、高效的管理和利用電子檔案的目的，真正做到有效提高檔案管理工作的歸檔、變動、更新、調取和維護效率。

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