淺談加強(qiáng)檔案管理信息化管理的重要性

陳曉東

中國水利水電第一工程局有限公司

淺談加強(qiáng)檔案管理信息化管理的重要性

陳曉東

中國水利水電第一工程局有限公司

檔案的科學(xué)化管理對規(guī)劃局日常工作的開展有著重要意義，而科技的發(fā)展也給檔案管理帶來了新的契機(jī)。文章從規(guī)劃局對于信息化檔案管理的需要以及信息化管理本身的益處這兩方面出發(fā)進(jìn)行探討，對現(xiàn)階段信息化管理逐漸深入的原因進(jìn)行了初步的探討，在這個基礎(chǔ)上闡明了規(guī)劃局檔案管理引入信息化體系的原因以及重要性。

檔案；信息化；重要性

1規(guī)劃局引入信息化檔案管理的必要性

1.1 檔案管理對規(guī)劃局的重要性

我們都知道，一個市級的規(guī)劃局往往管轄著整個市區(qū)的規(guī)劃責(zé)任和義務(wù)，因此，對于規(guī)劃局來說，對于各類事項，無論是日常管理需要還是匯報工作的進(jìn)行，都需要一個完備的記錄，日積月累，大量的檔案便產(chǎn)生了。對于規(guī)劃局來說，對內(nèi)部的檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理是其工作順利開展、合法高效運(yùn)行的必要前提。檔案信息是人們獲取信息最直接也是最為權(quán)威的途徑。現(xiàn)階段，計算機(jī)科學(xué)技術(shù)發(fā)展突飛猛進(jìn)，很多領(lǐng)域都引入了計算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了信息化，工作效率也得到了很大的提高，在這樣的社會背景下，檔案信息化管理的也就有了可討論性，我們都知道，傳統(tǒng)的檔案是采取紙質(zhì)存放的方式進(jìn)行儲存和管理的，這種方式記錄、儲存、查閱都不是很方便，工作效率也及其地下，不利于規(guī)劃局的內(nèi)部管理。

1.2 信息化時代的來臨及深入

近些年來，互聯(lián)網(wǎng)計算機(jī)的發(fā)展促使人們生活方式和生產(chǎn)方式都發(fā)生了巨大的變革，行業(yè)的各個領(lǐng)域也都開始引入信息化工作方式，可以說，信息化管理已經(jīng)成為一種合理、高效的工作方式。

1.3 規(guī)劃局的信息復(fù)雜，系統(tǒng)也較為龐大

鐵嶺市地處遼寧中部城市群，是吉林、黑龍江兩省通往其它省市和出海港口的重要通道。此外，鐵嶺市還是中國的糧食主產(chǎn)區(qū)、優(yōu)質(zhì)農(nóng)產(chǎn)品生產(chǎn)加工基地和新興的煤電能源之城。產(chǎn)業(yè)復(fù)雜，信息量多這是鐵嶺市規(guī)劃局面臨的非常實(shí)際的問題，其原先那種傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足這種繁復(fù)的工作，而信息收集與管理、情況核實(shí)及抽取檢查、路線分析及路線設(shè)計，這幾個方面對于信息的整合要求極高，信息化檔案管理雖然錄入信息較為復(fù)雜，但只要前期的準(zhǔn)備工作到位，這對于規(guī)劃局的總體規(guī)劃及工作開展卻有著重要意義。

2.制定事業(yè)單位的檔案管理信息化的總體規(guī)劃

在檔案管理信息化的總體規(guī)劃制定之時，應(yīng)服從服務(wù)于事業(yè)單位發(fā)展的戰(zhàn)略。在分析事業(yè)單位自身的特點(diǎn)與發(fā)展目標(biāo)的基礎(chǔ)上，深入調(diào)查和科學(xué)論證，制定出切實(shí)可行的檔案管理信息化長遠(yuǎn)規(guī)劃及近期計劃，形成一個規(guī)模較大的網(wǎng)絡(luò)管理模式，推動檔案信息化協(xié)調(diào)發(fā)展。另外，還應(yīng)注重系統(tǒng)實(shí)際應(yīng)用的效果，重視系統(tǒng)對事業(yè)單位信息服務(wù)的目標(biāo)支持，強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和靈活性，給未來發(fā)展留下擴(kuò)展空間。

3.建立起一個實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站

檔案網(wǎng)站是事業(yè)單位的檔案部門在網(wǎng)上建設(shè)的信息站點(diǎn)，一般以網(wǎng)頁形式給人們提供相關(guān)的檔案信息和服務(wù)，進(jìn)行檔案信息的網(wǎng)上咨詢、查找、電子文件的實(shí)時歸檔及直接提供使用。這是檔案信息化的主要目的，同時，也是檔案數(shù)字化的重要標(biāo)志和重要手段。

還應(yīng)選用那些使用有升級能力和開發(fā)能力的檔案信息管理系統(tǒng)，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的一種重要條件。軟件適應(yīng)了網(wǎng)絡(luò)管理的需求，具有強(qiáng)大的檢索功能，才能夠充分發(fā)揮計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢。建設(shè)信息檔案的網(wǎng)站時，要選用標(biāo)準(zhǔn)化的設(shè)備。選用的產(chǎn)品應(yīng)符合當(dāng)前國內(nèi)外的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，最好是當(dāng)前或未來的一些主流產(chǎn)品，能夠得到國內(nèi)外一些實(shí)力雄厚的軟、硬件公司或廠家的支持，以保證其升級換代，減少重新開發(fā)的成本。設(shè)備的設(shè)置應(yīng)盡量合理化，要考慮到網(wǎng)絡(luò)吞吐能力、響應(yīng)時間和傳遞速度，等等。

4.逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息資源的數(shù)字化

檔案信息資源的數(shù)字化是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的一個重要的前提和基礎(chǔ)，也是對檔案原件進(jìn)行保護(hù)的一個重要方式。檔案數(shù)字化應(yīng)該通過使用先進(jìn)的信息手段，把檔案部門的各種物質(zhì)載體形式加工轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的信息，建立起檔案全文數(shù)據(jù)庫和檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并在網(wǎng)上發(fā)布，以提供服務(wù)。館藏檔案的全文數(shù)字化并不是對所有館藏進(jìn)行全文數(shù)字化，而是對館藏的檔案資源數(shù)字化進(jìn)行整體分析，以突出重點(diǎn)，進(jìn)而逐步解決。建成數(shù)字檔案館也不意味著傳統(tǒng)的檔案館要消亡，兩者應(yīng)長期共存，相互補(bǔ)充。

5.檔案信息化應(yīng)做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的一項重要內(nèi)容，也是衡量檔案管理工作現(xiàn)代化水平的一個重要標(biāo)志。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息化時，應(yīng)該按照國家推薦信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)自身發(fā)展的需求和特點(diǎn)來制定內(nèi)部的管理標(biāo)準(zhǔn)體系，在實(shí)踐中不斷進(jìn)行完善。檔案目錄數(shù)據(jù)庫，應(yīng)既符合國家的標(biāo)準(zhǔn)，又有利于實(shí)際的操作。應(yīng)對各立檔單位文件及檔案的內(nèi)容、著錄項目、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和格式等作出統(tǒng)一的規(guī)定，還要對檔案數(shù)據(jù)庫管理的軟件、硬件的文檔格式、數(shù)據(jù)指標(biāo)等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范。使得將來電子目錄入檔案館之后能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，解決因軟件的不同而帶來的數(shù)據(jù)無法轉(zhuǎn)換或者不能讀取的問題。

6.檔案的信息化建設(shè)要有對檔案人員的素質(zhì)要求

檔案人員應(yīng)該更新觀念，調(diào)整心態(tài)，不斷學(xué)習(xí)并掌握必要的網(wǎng)絡(luò)知識和技術(shù)，對紛繁復(fù)雜的網(wǎng)上信息進(jìn)行標(biāo)引、分類和有效管理，使檔案信息能充分發(fā)揮最大的開發(fā)利用價值，滿足企事業(yè)單位的科研、管理和生產(chǎn)的最大需求。

綜上所述，實(shí)現(xiàn)規(guī)劃局的檔案信息化管理不僅是必要的，而且也是緊迫的，其不僅能夠促進(jìn)規(guī)劃局管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，更是我國發(fā)展信息化管理必須要邁出的重要一步。如果其沒有實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，其必將出現(xiàn)與現(xiàn)實(shí)、與社會需求脫節(jié)，影響工作效率及效益。所以說，筆者以此文章為引，以期使信息化管理受到社會及領(lǐng)導(dǎo)層面的廣泛重視，為規(guī)劃局的管理工作打開一個新的局面。

[1]辛亞達(dá).動態(tài)利用檔案充分釋放價值――杭州市規(guī)劃局綜合檔案管理系統(tǒng)建設(shè)[J].信息化建設(shè)，2005，07：51-52.

[2]蔡艷紅.論城市規(guī)劃管理檔案的整理與思維創(chuàng)新――由廣州市規(guī)劃局改革規(guī)劃管理審批程序引出的思考[J].城建檔案，2002，05：27-28.

[3].杭州市規(guī)劃局檔案綜合管理系統(tǒng)應(yīng)用介紹(一)[J].浙江檔案，2004，05：46.