淺談電力企業文書檔案的管理及利用

邱小燕

國網河南永城市供電公司

淺談電力企業文書檔案的管理及利用

邱小燕

國網河南永城市供電公司

文書檔案的保密管理是一項系統性、長期性工作，明確機制、流程是實現管理標準化的第一步，重點是以標準明確管理目標，以流程固化管理程序，以人員作為規范保證，以部門間的協同配合提升管理效率，推動文書檔案保密工作管理水平再上新臺階。管理人員必須真正的認識到文書檔案管理的重要性，真正的做好文書檔案管理的工作。鑒于此，本文主要分析電力企業文書檔案的管理及利用。

電力企業；文書檔案；利用

1、新時期電力企業文書檔案管理的新要求

如今，數字技術、信息技術等的開發與持續發展在社會經濟發展中的重要作用是不容忽視的，數字化、信息化等概念已經滲透到新時期的各個社會經濟領域，數字化建設、信息化建設目前已經發展成為社會基礎設施建設。可見，數字化發展趨勢促進人們對數字信息的深入開發和廣泛應用，這就要求電力企業文書檔案也應跟數字化建設有機結合。因此，對于新時期的文書檔案管理，電力企業不僅要應用現代先進的科技手段代替以往的人力勞動，還要加強日常文書工作跟文書檔案管理工作之間的融合與銜接，提高檔案利用率，充分發揮文書檔案的實時服務功能，并利用數字化管理方法提高文書檔案管理的現代化，從而確保電力企業能有效提高文書檔案管理工作的質量和水平。這是電力企業文書檔案管理在新時期務必要滿足的新要求。

2、電力企業文書檔案管理之問題

2.1 缺乏專業化人員

由于電力企業對文書檔案管理工作重視程度不夠，多是安排一些普通工作文員來負責檔案管理工作，或者將一些年齡大或即將退休的老員工安排到此處，這些人員缺乏專業的文書檔案管理知識，沒有受過專門的業務指導，且對信息化、數字化管理技術不夠熟悉，使電力企業的文書檔案管理工作面臨窘境。

2.2 文書與檔案工作沒有妥善銜接

電力企業的文書與檔案工作銜接普遍有所欠缺，造成兩部分工作脫節。這主要是由于在現實工作中，文書工作與檔案工作既聯系緊密，又各有分工。在實際工作中，兩者既有相互協調配合、構成同一管理體系的一面，又分別采用不同的管理制度，這種制度下如果文書人員和檔案人員溝通協調不夠，很容易造成兩部分工作在銜接過程中脫節。

2.3 電力企業的重視程度不夠

其一是因為許多企業單位對文書檔案管理的認識不足，片面、刻板地將其看作是單純的文字工作，認為其重要性相較于市場、技術對電力企業的影響而言無足輕重；其二，則是由于文書檔案管理的投入成果見效慢，一些企業單位就認為其與企業的直接效益無甚關聯，導致許多電力企業的文書檔案管理投入少、設施不齊、資料不完整。

3、電力企業文書檔案的管理及利用

3.1 重視電力企業文書檔案管理工作

在電力企業文書檔案管理工作中，培養“管理工作、人人有責”的思想，加強電力企業全體員工對檔案管理工作的重視，相關領導更應起到帶頭的作用，意識電力企業文書檔案管理的重要性，全面提升文書檔案在企業中的重要地位。另外，加大投入檔案管理的現代化設施，將傳統的文書檔案管理方式轉化為數字化管理，提高利用率，打造良好的文書檔案管理氛圍，全面提高檔案管理人員的工作熱情，打開新的局面，讓文書檔案管理工作越做越好。

3.2 提高文書工作與檔案管理的銜接性

①加強文書工作人員的檔案管理意識，為檔案管理工作人員提供最好的文件資料，不能敷衍了事，給檔案管理人員增加工作壓力，配合檔案管理工作人員，做好銜接工作，為其提供科學、有效的幫助，促使電力企業的各類文件有機地聯系到一起，保證檔案更新的實效性；②電力企業檔案管理人員需嚴格執行相關管理制度，及時且準確地接收文件，核對文件，進行資源整合，如發現與實際不符或者出現錯誤，第一時間向文書人員反饋，保證文書檔案的質量。

3.3 分類管理，提高文書檔案利用率

在文書檔案管理工作中，制定科學完善的管理方式，針對不同的活動、專題，進行歸類，提升文書檔案的利用率。在電力企業開展重要活動或者專題時，收集相關材料，根據活動性質，制定有效可行的活動方案，為以后電力企業此類活動的開展提供好的題材和參考作用，同時提高了文書檔案利用率。

3.4 加強文書檔案數字化管理，提供數字化服務

電力企業文書檔案的數字化管理具體是指利用數據壓縮技術、數據庫技術、高速掃描技術等各種各樣的先進技術手段，把電力企業的文書檔案系統組織成一個結構有序的檔案信息庫。面對電力企業現有的文書檔案量，數字化工作對檔案管理部門而言任重而道遠，對紙質文書檔案進行數字化轉換是當前的主要任務。數字化內容包括兩個層次：其一，電力企業文書檔案目錄信息的數字化，目的在于針對文書檔案建立目錄數據庫，只有這樣才能實現對電力企業文書檔案信息的宏觀掌握，為電力企業加強文書檔案管理工作打下基礎、提供條件。其二，電力企業文書檔案全文信息的數字化，即在目錄數據庫得以建立的基礎上著手準備運用掃描技術，通過掃描錄入的方式把文書檔案的全文按照原貌圖像逐頁存儲，并編制目錄索引，或應用光學字符技術識別文書檔案，再用文本格式把檔案內容存儲好，建立全文檢索數據庫進行輔助管理，為電力企業文書檔案的數字化建設提供幫助和服務。今天，計算機與網絡快速發展，在人們的生活和工作中也變得越來越重要，同時也為電力企業文書檔案的宣傳、利用等提供更加便捷的條件和途徑。

總之，文書檔案是對一個企業發展進程最原始的記錄資料，是企業自身發展中最寶貴的文化財富，其保存的質量及完整程度對于該企業的發展具有重要意義。尤其對于像電力企業這種需要融合技術與知識且又涉及國家能源安全的重要行業，其文書檔案管理的質量水平將直接關系到國家重要信息、技術資源的妥善保護，進而影響社會的政治、經濟發展，更應得到加倍的重視。因此，深入了解我國當前電力企業的文書檔案管理工作情況，針對其管理中存在的問題加以分析并提出相應解決對策整改措施，從而推動電力企業的文書檔案管理模式不斷創新，具有重要的現實意義。

[1]邢娟.淺談電力企業文書檔案保管期限的劃分方法[J].現代國企研究，2016，(18)：48.