簡析檔案管理及其完善

1.呂志廣 2.斯琴高娃

1.烏蘭浩特市職業技能鑒定指導中心 2.烏蘭浩特市婦幼保健院

簡析檔案管理及其完善

1.呂志廣 2.斯琴高娃

1.烏蘭浩特市職業技能鑒定指導中心 2.烏蘭浩特市婦幼保健院

現代檔案管理是以現代管理科學為指導，應用現代管理方法和手段，采用先進技術和設備，充分發揮檔案管理人員的主動性、積極性、創造性，使檔案管理實現系統化、定量化、信息化、智力化，以最大限度地延長檔案壽命，為社會進步和經濟發展服務。本文簡述了加強檔案管理的重要性，對完善檔案管理的策略進行了簡要分析。

檔案管理；現代化；重要性；措施

檔案現代化管理是其向前發展的必然要求，因此檔案現代化管理必須具有新思維和新方法，堅持與時俱進，樹立大服務理念。

一、加強檔案現代化管理的重要性

加強檔案管理的重要性表現為：(1)是檔案數量和增長速度的要求。隨著改革的深入發展，檔案管理也面臨著許多亟待解決的問題，檔案的數量越來越多，增長的速度越來越快，傳統的檔案管理手段暴露出許多問題，已經遠遠達不到現代化管理的要求，給保管和提供利用帶來了很多困難，管理方法手段的落后直接影響文書和檔案質量等，只有實現檔案管理現代化，才能解決這些問題。(3)是檔案記錄方式多樣化的要求。當今世界已經進入信息化時代，微機和網絡技術迅猛發展，檔案的記錄方式出現了多樣化的趨勢，越來越多的社會活動記錄不在采用傳統的紙質方式，而是以微縮型、聲像型、機讀型等新型的記錄方式，傳統的檔案管理手段已經不能適應新形勢。

二、完善檔案現代化管理的策略

1、轉變檔案管理觀念。檔案管理觀念現代化是當今檔案管理工作的靈魂。沒有檔案管理觀念現代化，是不能解決現有檔案管理觀念滯后性與檔案管理發展的先進性之間的矛盾，更不可能在根深蒂固的傳統檔案管理觀念的基礎上構筑檔案現代化管理的意識。只有實現了思想觀念的轉變，才能適應當前改革開放的形勢和新技術革命發展的需要，為社會提供檔案信息。

2、合理應用檔案現代化管理方法。在人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，雖然都按照統一的標準，但因每個人的理解同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產生分類不準確的，影響案卷的質量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規則》，不需要擬定案卷標題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計算機檢索達到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發揮計算機管理優勢，提高了工作效率。真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。利用現代化檔案管理的信息技術突破傳統檔案管理方式的局限性，實現對檔案的有效管理。完善檔案管理的基礎工作，檔案基礎業務質量的高度直接影響著檔案管理的現代化進程。在推行檔案管理的現代化過程中，要有步驟、有計劃、有方法地盡全力實現對檔案現代化管理，減少物資與人力或者物力以及財力方面的浪費，全心全意地進行檔案工作管理，從基礎抓起。

3、完善檔案服務手段。(1)建立檔案室網頁，開展網上利用服務。隨著檔案室內部局域網的建立，檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。國內許多單位檔案室利用互聯網開展的網上服務，已成為為社會和單位提供檔案利用服務的重要形式之一。檔案工作者要以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。(2)建立電子檔案數據管理中心。 檔案室與企事業單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子檔案數據管理中心”。該中心設在企事業單位檔案室，是企事業單位信息資源庫的重要組成部分。電子檔案數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，豐富，利用率高。電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案室的服務器上歸檔。(3)開展在線服務。傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。 檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案室利用電子郵件在網上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務。

4、提高檔案管理人員的綜合素質。電子計算機技術在文檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉換等各個環節與自動化辦公相銜接，系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統計等工作，這種現代化管理技術，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。文檔管理數字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習。

結束語

綜上所述，加強檔案現代化管理可以實現檔案信息傳輸網絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化，充分發揮檔案部門的信息服務功能。同時需要注重電子文件管理、檔案管理先進理論的具體應用和國際標準的貫徹實施，融合思想理念創新與技術方法創新，最終實現電子數據的共享利用和綜合應用，從而提高檔案管理水平。

[1]姜安民.淺析事業單位人事檔案的用途[J].黑龍江史志 2014(07)

[2]武曉玲.開發區人事檔案管理機制與管理理念創新[J].蘭臺世界，2015(S4)