建設工程檔案歸檔管理創(chuàng)新路徑

張美瓊

會澤縣城市建設檔案館

建設工程檔案歸檔管理創(chuàng)新路徑

張美瓊

會澤縣城市建設檔案館

當前，經濟科技的發(fā)展使得我國的建設工程市場也趨于成熟和完善，各種建設工程越來越多。但是，社會對于建設工程的要求也越來越高，建設工程本身就是一個比較龐大的系統(tǒng)，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題對工程的進程都會產生影響。對建設工程來講，其檔案的歸檔管理工作也是必不可少的一部分。

建設工程；檔案歸檔；管理；創(chuàng)新路徑

1 工程建設企業(yè)檔案特點

一是成套性。簡單來說，一個工程建設項目其實就是一個整體的檔案，由主體項目、配套工程組合而成。從項目的規(guī)劃、申報與施工一直到最后的竣工，均需要通過相應的程序、手續(xù)，所以就必須具有對應的材料。而這些材料往往都是一環(huán)套一環(huán)，這就構造成了整個工程建設檔案。

二是專業(yè)性。眾所周知，檔案管理并不僅僅是單純的文檔裝箱過程，相關的管理人員必須對文檔進行整理，檢查文檔是否齊全、是否有效并采用分類化的管理方式；同時，對于必要數(shù)據(jù)實現(xiàn)電子化記錄也是非常關鍵的環(huán)節(jié)，這有利于檔案資料的后期保存與分析。

三是階段性。工程建設檔案其實就是由諸多小文檔結合而成的，在不同的工程階段，其內容記錄也是不同的。首先是在項目的籌劃階段，我們需要進行地理位置分析、市場調查等活動，這些材料信息必須進行歸檔；其次是在項目申報階段，需要將申報材料進行整理，并準備相應的申報文檔等；再次是在項目的施工階段，人員分配記錄、材料使用記錄以及管理記錄等文檔資料儼然是必不可少的信息；最后是在工程竣工階段，工程質量鑒定等材料是考量工程建設質量的重要依據(jù)。所以，無論是在工程建設的任何階段，檔案記錄、歸檔、整理等工作均是重中之重的內容，其是保證檔案有效性與真實性的關鍵。

四是完善性。在工程建設的正常開展下，新的檔案信息均需要建立新的文件檔案，其中一些是對原檔案的修正，另外一些則是對原檔案的補充，這些都需要合理的歸檔，以此來保證檔案的一致性與真實性，從而為之后的審查工作奠定堅實的基礎。

2 建設工程檔案歸檔范圍及要求

2.1 建設工程文件歸檔范圍

我國對建設工程檔案歸檔有明確的規(guī)定，規(guī)定中指出，需要歸檔的資料指的是在整個工程中應當進行保存的文件，時間范圍是工程項目的提出到工程完工投產使用的過程，在這個過程中主要形成了以文字、圖紙和錄像等資料。這些資料是工程從建設到交付使用的依據(jù)與憑證。具體歸檔范圍主要有以下兩個方面：第一，與該建設工程有關的建設活動、記錄了建設過程的材料，有很大保存價值的各種形式的文件；第二，按照國家規(guī)范的檔案歸檔具體管理措施。

2.2 建設工程文件歸檔的要求

建設工程文件歸檔的具體要求主要表現(xiàn)在以下幾個方面：建設單位應當對單位中的工程文件的形成進行管理和監(jiān)督，對文件的積累和立卷進行責任管理；在進行建設工程檔案移交時，雙方交接單位應當按照規(guī)范的交接手續(xù)進行，需要編制移交清單，雙方必須要在交接清單上簽字并且蓋章；有關人員在拿到工程檔案文件以后，必須要由檔案管理機構出具的工程檔案認可文件，才能夠進行工程竣工驗收程序；工程文件的材料制作需要使用耐高溫和耐腐蝕材料，雙方的工程文化檔案一定要為原件；工程文件紙張的使用必須要統(tǒng)一使用A4紙進行資料的記錄，不能使用其他規(guī)格的紙張，工程竣工之后竣工圖必須要加蓋圖章；不同工程文件的保存期限有很大差異，一般情況下分為永久保存、長期保存和短期保存三種形式，根據(jù)不同工程來選擇不同的檔案保存形式；在建設工程過程中，如果出現(xiàn)意外導致工程建設日期推遲或者停建的，工程檔案需要由建設單位進行保存。

3 建設工程檔案歸檔管理創(chuàng)新路徑

3.1 建設工程完工驗收時加強備案

備案機關對于建設工程的意見以及城建檔案館對于建設工程的意見具有較大的權威。所以，對于建設工程的驗收備案就顯得至關重要。將檔案的驗收認可意見和備案放在重要位置，也有利于提高建設工程檔案管理部門的重要性，有利于促進檔案管理部門職能的改進和提高，從而保證了檔案管理的質量。

3.2 加強對相關規(guī)定的執(zhí)行

我們可以加強執(zhí)法部門對建設工程檔案歸檔管理的監(jiān)督以及建立檔案的誠信評價系統(tǒng)。各地區(qū)的城鄉(xiāng)建設主管部門也可以將工程檔案歸檔和管理方面的相關內容一同納入到執(zhí)法的檢查項目之中，并且讓城建檔案部門的相關人員參與其中，依法對建設工程檔案歸檔和管理環(huán)節(jié)所存在的問題進行檢查和整頓。此外，還可將建設及施工單位的工程檔案記錄以及管理和移交等工作情況，也一起納入到建設工程領域的項目公開以及誠信體系的建設之中。對于那些不按照相關規(guī)定記錄并移交工程檔案的單位，將其不良行為計入到誠信評價系統(tǒng)之中，以起到加強監(jiān)督的作用。

3.3 建設工程的各種后續(xù)工作要和工程歸檔同步進行

以往在進行工程檔案的歸檔管理時，建設單位往往都是先辦理建設工程完工的檔案認可書，然后到建設工程的備案機關進行建設工程完工的相關材料的辦理，最后還要將一系列的材料和認可書交到建設工程檔案部門來進行建設工程檔案的歸檔。但是，這一流程存在著諸多問題。比如，有的建設工程在辦理完完工檔案之后，工程檔案不受相關部門的監(jiān)管，使得許多建設工程的檔案長時間不歸檔。為了解決這一建設工程檔案歸檔和管理的難題，相關部門應根據(jù)具體的工作情況以及建設工程的實際進行改革。比如，相關部門可以讓建設工程檔案的辦理人員在進行完工檔案的認可書辦理時，也對檔案的移交、歸檔進行辦理，這樣在一定程度上就解決了有些建設工程檔案長時間不歸檔的問題。而且，這樣的辦法可以使建設工程的檔案預驗收認可同建設工程檔案的歸檔同步進行。在這樣的情況下，即使有些單位在進行預驗收認可時其檔案不能及時歸檔，也可以對負責人實行承諾制度，要求相關負責人在完工驗收的兩個月內進行檔案的移交，如果不按照承諾書的承諾執(zhí)行的建設單位，將對其下一個建設工程的完工檔案不予認可，以此來對那些不進行建設工程檔案歸檔的單位進行警示。

[1]何靜.關于建設工程類檔案的管理及歸檔研究[J].城建檔案，2015，07：33-34.

[2]王微.新時期市政工程檔案管理信息化創(chuàng)新路徑[J].辦公室業(yè)務，2017，04：77.