簡析醫(yī)院人事檔案管理的利用與保密

李 霞

湖南省血吸蟲病防治所

簡析醫(yī)院人事檔案管理的利用與保密

李 霞

湖南省血吸蟲病防治所

本文旨在研究醫(yī)院人事檔案管理的利用與保密。首先簡述醫(yī)院人事檔案合理利用和保密的重要性，其次分析人事檔案信息系統(tǒng)、檔案內(nèi)容中存在的問題，最后針對(duì)上述問題提出相關(guān)的建議。

醫(yī)院人事檔案利用；醫(yī)院人事檔案保密

醫(yī)院人事檔案管理包括對(duì)人事相關(guān)信息的采集、匯總、保存、管理等內(nèi)容，檔案的規(guī)范管理可以相對(duì)提高醫(yī)院正常運(yùn)行的效率，而醫(yī)院人事檔案的利用和保密是醫(yī)院人事檔案管理的重要環(huán)節(jié)。現(xiàn)對(duì)醫(yī)院人事檔案利用和保密的重要性、現(xiàn)存問題和解決措施進(jìn)行分析和探討。

一、醫(yī)院人事檔案簡述

醫(yī)院人事檔案中的人事信息具有一定的整體性，它不僅僅包括相關(guān)工作人員的年齡、性別、職業(yè)經(jīng)歷等基本信息，而且包含著相關(guān)工作人員的專業(yè)能力、業(yè)務(wù)水平、職業(yè)道德等更細(xì)化的信息。因此做好醫(yī)院人事檔案的利用與保密工作關(guān)系著相關(guān)工作人員的個(gè)人利益、關(guān)系著醫(yī)院服務(wù)的質(zhì)量、關(guān)系著醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

二、醫(yī)院人事檔案利用和保密的必要性

第一，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和醫(yī)療業(yè)務(wù)性質(zhì)的轉(zhuǎn)變，人事檔案系統(tǒng)中需要采集的相關(guān)信息范圍逐漸變大，信息量逐漸增多，這為人事檔案的充分利用增加了新的挑戰(zhàn)。第二，醫(yī)院人事檔案的充分利用可以相對(duì)提升醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，醫(yī)院人事部門可以對(duì)人事檔案系統(tǒng)中信息進(jìn)行分析，找到人事管理中存在的問題，并采取有效的修正措施，整體上提升醫(yī)院相關(guān)工作人員的工作質(zhì)量。第三，醫(yī)院人事檔案的充分利用可以實(shí)現(xiàn)人力資源的有效配置，醫(yī)院的人力資源部門可以根據(jù)工作人員的專業(yè)水平進(jìn)行任務(wù)、職責(zé)分配，通過優(yōu)劣互補(bǔ)從整體上實(shí)現(xiàn)更好的治療效果[1]。第四，有助于實(shí)現(xiàn)資源共享，工作人員之間相互交流，共同促進(jìn)醫(yī)學(xué)研究的進(jìn)一步發(fā)展。第五，有助于保障醫(yī)院相關(guān)工作人員的信息安全，第六，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，信息的安全性問題也逐漸被重視起來，醫(yī)院人事檔案亦是如此。

三、醫(yī)院人事檔案利用和保密中現(xiàn)存的問題

(一)領(lǐng)導(dǎo)缺乏檔案利用意識(shí)

相關(guān)人事部門的領(lǐng)導(dǎo)不了解人事檔案管理與利用的重要性，思想上不重視，行為上不作為。僅僅只是做了人事檔案管理的基礎(chǔ)工作，沒有及時(shí)更新，沒有將人事檔案的管理工作和醫(yī)院的管理工作緊密結(jié)合到一起。因此相關(guān)工作人員只是做到了對(duì)檔案的初步管理，而沒有真正將人事檔案運(yùn)用到醫(yī)院的發(fā)展之中。

(二)信息采集環(huán)節(jié)工作不足

由于人事部門領(lǐng)導(dǎo)的不重視，人事檔案部門沒有形成系統(tǒng)的信息采集制度，相關(guān)工作人員在工作過程中處于被動(dòng)的狀態(tài)，只有在上級(jí)通知檢查的時(shí)候，才會(huì)緊急進(jìn)行信息采集，無法保證臨時(shí)采集的信息質(zhì)量，會(huì)出現(xiàn)信息不全面、檔案信息無差異、無特色，不具參考價(jià)值等問題，這從源頭上降低了人事檔案的質(zhì)量和有效利用率。

(三)人事檔案信息管理系統(tǒng)落后

人事檔案信息管理環(huán)節(jié)所使用的系統(tǒng)較落后，這將導(dǎo)致無法析出真正有價(jià)值的信息，嚴(yán)重影響人事檔案管理的利用。系統(tǒng)的落后也將導(dǎo)致信息無法及時(shí)進(jìn)行共享，影響信息的流通，降低醫(yī)院的運(yùn)行效率。

(四)缺乏硬件設(shè)施

人事檔案管理的硬件設(shè)施準(zhǔn)備不充分，雖然有獨(dú)立的人事檔案房間，但是沒有將檔案庫、借閱庫和人事辦公處三者分開，不便于檔案的整理和歸納，也不便于文檔的借閱，同時(shí)也會(huì)在一定程度上降低工作人員的辦公效率。以上所述對(duì)檔案的充分利用和保密都不具有積極的推動(dòng)作用。

(五)人事檔案利用不充分

人事檔案利用不充分主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一方面是醫(yī)院的人事信息管理只在相關(guān)人事調(diào)動(dòng)時(shí)使用，在人力資源充分配置、醫(yī)療研究方面甚少使用。另一方面是管理人員的意識(shí)不足，醫(yī)院的人事檔案信息現(xiàn)階段的主要工作只是保存和管理，而不是檔案信息的開發(fā)和利用。

(六)人事檔案利用缺乏制度監(jiān)督

制度監(jiān)督包括人事檔案的調(diào)用、閱讀制度等。不同職位的工作人員賦予不同的利用權(quán)限，等級(jí)相對(duì)較低的工作人員，需要填寫申請(qǐng)表，按照要求填寫借閱日期、借閱目的、借閱資料名稱等信息，并找相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況判斷是否批準(zhǔn)借閱。借閱期間要保證檔案的不涂改、不丟失、不泄露。如有違反者，采取一定的懲罰措施。

(七)人事檔案管理人員素質(zhì)較低

人事檔案管理人員的素質(zhì)主要包括兩個(gè)方面，其一是專業(yè)素質(zhì)，管理人員缺乏執(zhí)行力，在進(jìn)行工作之前沒有開展規(guī)范的專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)醫(yī)院檔案信息利用和保密的必要性理解不足，這對(duì)醫(yī)院檔案信息的充分利用產(chǎn)生了不利的影響。其二是道德素養(yǎng)，人事檔案管理人員要求具有極高的責(zé)任心，而部分管理人員達(dá)不到要求。

四、醫(yī)院人事檔案利用和保密的相關(guān)建議

(一)開展培訓(xùn)活動(dòng)，提高意識(shí)

首先開展針對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層的相關(guān)培訓(xùn)，讓其充分了解到人事檔案的利用與保密的必要性，提高思想方面的意識(shí)，引起對(duì)人事檔案利用和保密的重視，轉(zhuǎn)變思想觀念，協(xié)調(diào)好醫(yī)院人事檔案利用與保密的關(guān)系[2]，進(jìn)而為人事檔案的利用與保密制定一個(gè)合理的戰(zhàn)略規(guī)劃。其次對(duì)檔案管理部門的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，不僅包括意識(shí)方面、專業(yè)方面的培訓(xùn)，而且包括道德素養(yǎng)方面的培訓(xùn)，以保證相關(guān)工作人員充分意識(shí)到檔案管理的重要性，在日常工作中能夠百密而無一疏。

(二)引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，助力管理

了解市場(chǎng)上的人事檔案管理系統(tǒng)的具體操作，根據(jù)人事管理目標(biāo)選擇合適的人事檔案信息管理系統(tǒng)，按照是否方便、是否便于查閱、是否能夠提高檔案的利用率等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行選擇。

(三)建立人事檔案利用與保密制度，做好監(jiān)督

編寫醫(yī)院人事檔案管理?xiàng)l例，建立一定的獎(jiǎng)懲制度，嚴(yán)格按照檔案管理?xiàng)l例開展工作。監(jiān)督醫(yī)院工作人員在進(jìn)行使用時(shí)確保人事檔案的完整、信息安全。在哪段時(shí)間內(nèi)，哪些人可以利用哪些檔案，在什么樣的情況下不能使用等問題進(jìn)行清楚的規(guī)定[3]。如果出現(xiàn)檔案損壞或信息泄露等狀況，檔案借閱申請(qǐng)記錄可以幫助追溯到相關(guān)責(zé)任人。

五、結(jié)語

醫(yī)院人事檔案的利用與保密與醫(yī)院發(fā)展緊密相連，相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)需要充分了解人事檔案進(jìn)行開發(fā)利用的必要性，引進(jìn)合適的人事檔案管理系統(tǒng)，建立人事檔案利用與保密制度，做好監(jiān)督工作，加強(qiáng)相關(guān)工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高工作能力的同時(shí)，提高他們的道德素養(yǎng)。

[1]孫書芬.淺析醫(yī)院人事檔案管理的重要性[J].財(cái)會(huì)學(xué)習(xí)，2017：196.

[2]張清云.現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理存在的問題與對(duì)策[J].中國管理信息化，2017，20(6)：168.

[3]張寧.醫(yī)院人事檔案實(shí)施信息化管理的思路探索[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017(263)：165.