會計電子檔案的管理

1.余景宇 2.王 靜

1.江西省煙草公司上饒市公司 2.上饒市地方稅務局納稅服務局

一、會計檔案電子化的必然性

會計檔案是反映和記錄經濟業務內容的載體，主要包括原始憑證、記賬憑證、會計賬簿和會計報表等，能為單位經營管理提供決策依據，因此會計檔案的安全保管有著重要的意義。隨著現代信息化技術在越來越多的領域得到了應用，會計工作也逐步從電算化轉向信息化，傳統的紙質版會計檔案管理已經無法適應信息化時代的發展，會計檔案的電子化管理正逐漸替代了傳統的管理方式。在這一背景下，為規范和提高會計檔案的現代化管理水平，財政部、國家檔案局于2015年12月發布了新的《會計檔案管理辦法》(財政部、國家檔案局令第79號)，肯定了電子會計檔案的法律效力，會計檔案的獲得、歸檔和保管均可以通過電子化形式管理。推行電子會計檔案管理一方面可以精簡傳統會計檔案管理，降低企業管理成本；另一方面也是順應信息化管理發展的需要，提升企業管理效率。

二、電子會計檔案的特點

(一)電子會計檔案對儲存環境要求更高

紙質會計檔案對存儲空間要求較大，分類較為復雜，管理難度較大，由于紙張存儲的要求，需要采取措施對紙質檔案進行防潮、防水、防塵和防火等方式處理。相對于紙質檔案，電子會計檔案的存儲提出了更高的要求。電子檔案一般是儲存在光盤或是磁盤等磁介質上的，光盤和磁盤在保存時對環境的要求比較高，一旦所處的環境潮濕或是溫度過高等，都可能造成磁盤、光盤中的信息無法順利讀寫。電子會計檔案除了防水、防火等要求外，還對防靜電、防磁化等方面也有較高要求。除此以外，電子會計檔案還需預防人為入侵破壞，需要配備網絡安全設備，確保電子檔案的安全性。

(二)電子會計檔案形式更加豐富

傳統的會計檔案一般包含了原始單據、記賬憑證以及賬目和報表等，依托紙張為載體，只能以文字和圖表形式對會計信息進行固化。電子會計檔案不僅包含了傳統的會計檔案，還包括了存儲在磁盤等不同載體上的電子數據，檔案格式多樣，如文本、圖片和數據庫等多種形式。按照國家檔案局要求，不同種類的會計檔案應該按照相應的標準和技術進行歸檔。財務人員可以借助計算機等工具，讀取各種格式的電子會計檔案。在電子會計檔案管理上，根據相關規定合理選擇會計檔案電子格式，可以為電子會計檔案的使用和管理提供便利。

(三)電子會計檔案使用更為便捷

在檔案使用方面，電子檔案的查閱調用也更加方便。基于信息化條件下的會計電子檔案，在處理的過程中采用計算機進行處理，可直接在檔案管理系統中查詢需要檢查的資料，省去調閱、翻查、收回等環節，靈活性大大增強，工作效率顯著提升。同時，電子檔案可以通過網絡進行傳遞，可以快速復制檔案，具有較高的共享性。因此會計檔案的電子化管理可以降低成本，最大程度發揮會計檔案的使用價值。

三、完善電子會計檔案管理的對策

(一)制定管理制度，完善軟硬件設施

電子會計檔案中都是比較重要的數據，因此有效管理電子會計檔案就必須建立完善的管理制度。根據《會計檔案管理辦法》制定電子會計檔案管理管理制度，包括具體操作制度規范等。如電子會計檔案的歸檔制度，保管制度、查閱制度等。紙質會計檔案調閱過程中，先要查詢會計憑證號，再根據憑證號到檔案管理部門去查詢檔案資料，會計檔案的調閱一般會耗費較長的時間。電子會計資料主要通過電子影像技術傳遞，配備掃描儀、高拍儀等設備將會計原始憑證轉化為電子憑證，便于電子檔案的獲取。在計算機中安裝專業的會計檔案查詢系統，并與財務管理系統相融合，直接在財務管理系統中調閱相應的檔案資料，實現信息共享，節省查詢時間，不僅可以提升會計電子檔案的利用率，還可以提升會計人員的工作效率。

(二)構建信息平臺，規范組織流程

現行的會計檔案管理方式普遍存在連貫性差、缺乏規范性等問題。因此企業必須加強信息平臺的構建工作，規范電子檔案管理流程。在電子會計檔案管理過程中，完善的信息平臺可以幫助檔案管理人員管理電子檔案。同時，要設置相應的管理職責，合理優化組織流程，形成電子會計檔案統一管理體系，保證電子會計檔案工作質量。實現財務與檔案管理一體化，將經濟業務的執行程序、財務工作的分工協作、會計檔案的整理歸檔整合到一個統一的平臺，固化業務流程，記錄會計信息，在財務系統生成會計憑證的同時自動生成電子會計檔案，實現電子會計檔案的規范化、統一化和自動化管理。

(三)建立安全保障體系，確保信息安全

電子會計檔案的推廣給檔案的安全保障帶來新的挑戰。電子檔案一般存儲在磁介質內，容易被篡改，從而失去真實性。而且磁盤的使用壽命較短，也容易被破壞，影響會計數據的安全性。在電子檔案使用過程中，建立規范的工作流程，確保會計信息的完整性、全面性、真實性，防止會計檔案內容泄露或篡改。構建安全監督體系，通過權限控制機制，明確權責范圍，實施責任制，不同崗位賦予不同權限，保障各個系統的安全運行，提高監督和核實的效用。在安全系統上，要采用安全可靠的信息系統保障電子會計檔案無法隨意篡改，保證各授權人員在職權范圍內操作，確保電子會計檔案管理系統的安全。還可以通過安裝防火墻、網絡安全設備以及磁盤陣列等方式加強會計檔案安全，防止惡意攻擊事件，保障硬件系統和數據庫服務器的安全。

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