企業檔案管理信息化建設問題分析及創新思路

韓 瀅

遼河油田信息工程公司

1、檔案管理信息化創新的背景

檔案信息化是一種全新的檔案管理模式，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，應以檔案實體的數字化信息為主要形式，以向社會提供服務為重心，對檔案信息資源進行處置、管理，從而促進檔案管理現代化的進程。21世紀是網絡信息現代化的新時代，檔案信息化是信息化建設的一部分，是檔案事業適應社會發展需要的必由之路。檔案資源只有通過信息化提升檔案工作的公共服務能力，才能真正實現檔案資源的使用價值。服務是檔案工作的本質屬性和根本目標，新時期，只有創新服務，以服務謀發展，將檔案工作廣泛地融入企業，才能實現較大的經濟效益和社會效益。

2、企業檔案管理信息化目前面臨的主要問題

2.1 檔案管理信息化在思想認識上相對匱乏

當提到檔案管理信息化時，不少企業認為把檔案資料輸入電腦中就標志著企業進入信息化管理了，其實不然。企業每件事情要大力推廣，與領導的高度重視是分不開的，但目前大部分中小型企業的領導沒有認識到檔案管理信息化建設的重要性，經費上不予支持，使企業檔案信息化建設進程緩慢。

2.2 資金缺乏，設備設施落后

軟件與硬件建設將是企業進行檔案信息化建設的重要基礎，他們為檔案進行信息化建設提供重要的前提條件，但同時，企業在建設軟件與硬件時需要大量的資金消耗，而在實際的生活中，我國的大多數企業仍處于初級的發展階段，需要將大量的資金投入到市場的開發以及產品研發工作之中，加之企業資金有限，對檔案信息化建設重視度不足，我國企業的檔案管理信息化建設工作很難得到順利地開展。

2.3 檔案管理難度有所增加

檔案在信息化的管理系統中是作為一種信息來進行存儲的，和傳統的檔案存儲不同的是，信息化的檔案存儲是存儲在物理介質上的，而不同存儲在庫房中的。而信息的存儲和日后的保存需要對其安全性進行保障，由于網絡中的數據信息容易被竊取和篡改，需要對檔案信息管理系統部署一定的網絡安全設備，并對需要訪問檔案信息管理系統的用戶身份和權限進行嚴格的限制。并對檔案的所有信息進行及時有效的備份，防止檔案的遺失。

3、檔案管理信息化建設的主要途徑

企業檔案信息化管理是為企業和社會提供高質量、高效率檔案信息的一個綜合型系統工程，需要協調同步建設相關配套實施，才能實現企業檔案管理的信息化工程。

3.1 配備統一的管理設備實現計算機

在檔案部門的全覆蓋。要為企業檔案發展提供快、準、全的檔案信息，目前互聯網時代給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統可實現檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業務工作管理、計算機輔助立卷、以及文檔一體化管理等。因此，只有實現統一型號、統一規格的計算機全面覆蓋，才能為企業檔案管理實現信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體，利用計算機的磁盤存儲系統和光盤存儲系統，特別是光盤存儲系統，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。

3.2 創新檔案管理信息化技術

構建交互性、開放式的檔案服務平臺，做到計算機信息技術切實為檔案管理服務，推動檔案管理網絡的建設發展，并以此為基礎來促進電子檔案管理系統的完善，提高相關檔案數據的信息輸出量與使用效率，讓檔案管理可以真正為企業與社會的發展做出貢獻。促進電子檔案管理制度的科學與完善，技術是檔案信息化建設的重要驅動力，因此，企業在進行相關檔案管理信息化建設工作時，應該充分以現代信息技術為支撐，以紙質檔案為根本，構建相應的電子檔案信息管理機制，實現電子檔案信息技術的高效利用，規范管理行為，從而促進信息資源的有效開發及利用。

3.3 構建檔案管理制度

信息環境下檔案的管理打破了傳統檔案管理的局限性，并為檔案管理構建了新的管理框架。新形式下的檔案管理不僅構建了適合本單位的檔案信息管理系統，同時也需要建設相應的管理體系和管理制度，并根據檔案行業發展的動態及時的更新相應的管理制度，最大限度的保障檔案信息的安全性和工作人員操作的規范性，提高檔案管理的效率。

3.4 創新檔案信息化服務內容

創新檔案信息化的服務內容可從以下4方面入手：①服務職能的創新由單純的保管型轉變為利用型。信息系統用戶越多，對信息服務的要求就越多、越廣，檔案工作人員必需樹立信息服務理念，變被動式服務為主動式服務，變封閉式服務為開放式服務，使檔案管理工作更好地適應經濟社會發展的需要。②服務主體的創新，實現社會化服務。服務主體的變化要求加強服務合作創新，通過協作和交流，實現館際互補和聯機檢索，達到服務主體多元化。同時，也可為有遠程信息需求的用戶，提供跨越空間、時間的信息服務。③服務方式的創新，由實體型轉變為信息型，實現深層次開發，高層次利用。一方面，要充分考慮用戶利用信息的需求，提供面向用戶的信息利用平臺，確保用戶信息利用的效果；另一方面，服務要做到主動、熱情、準確、快速，以提高服務質量，縮短用戶與檔案工作的距離，體現檔案服務工作人性化的特點。④服務手段的創新，信息系統的深入、廣泛應用，形成了質優量大的電子文件信息資源。因此，檔案服務手段由手工型轉變為技術型，信息技術的廣泛利用已將人工收集、整理、檢索和保存等工作用計算機工具實現了一條龍服務。

結束語：

總而言之，檔案管理信息化建設工作是一項十分復雜的工作，它并不是在短時間內就可以徹底解決和完成的，它需要檔案工作者在不斷的實踐中更新自身的服務理念與創新意識。

[1]王玉東.企業檔案管理發展的信息化之路[J].辦公室業務，2017，(20)：88.

[2]信玉潔.加快企業檔案管理信息化建設的方法研究[J].經營管理者，2017，(30)：329.