淺談辦公室的精細(xì)化管理

周 晨

中鐵建工集團(tuán)有限公司廣州分公司

淺談辦公室的精細(xì)化管理

周 晨

中鐵建工集團(tuán)有限公司廣州分公司

隨著現(xiàn)代企業(yè)管理理念和管理模式的發(fā)展，精細(xì)化管理逐漸成為辦公室工作的發(fā)展趨勢(shì)，精細(xì)化管理要明確的落實(shí)辦公室工作管理責(zé)任，明確辦公室工作職責(zé)，有利于辦公室工作管理責(zé)任的具體化和細(xì)致化。在開(kāi)展精細(xì)化管理的過(guò)程中，要充分認(rèn)識(shí)到當(dāng)前辦公室工作中存在的主要問(wèn)題，從意識(shí)強(qiáng)化、管理體制和考評(píng)體系等方面采取措施，合理安排辦公室工作，提高辦公室的工作效率，為企業(yè)整體競(jìng)爭(zhēng)力的提高奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。鑒于此，本文主要分析辦公室的精細(xì)化管理。

辦公室；精細(xì)化；管理

1、辦公室工作精細(xì)化管理的必要性

其一，辦公室管理工作直接影響著領(lǐng)導(dǎo)決策的制定與實(shí)施。高效的辦公室管理工作可以實(shí)現(xiàn)不同部門的協(xié)同合作，保持信息交流的暢通，實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門之間的合理配合。辦公室工作精細(xì)化管理可保證企業(yè)決策的即時(shí)性和科學(xué)性，讓企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)先機(jī)，提升企業(yè)的綜合實(shí)力。其二，精細(xì)化管理明確了辦公室崗位職責(zé)，協(xié)調(diào)不同部門工作交接順利進(jìn)行，可使每一個(gè)工作人員在崗位上努力工作，避免出現(xiàn)工作相互掣肘現(xiàn)象，加速辦公室工作優(yōu)化升級(jí)。其三，精細(xì)化管理有助于構(gòu)建和諧的企業(yè)文化。辦公室工作人員管理是管理工作的重要部分，精細(xì)化管理可保證崗位工作公平性，避免糾紛和沖突的發(fā)生，從而使人際關(guān)系更加和諧，在構(gòu)建良好管理文化的同時(shí)逐步提升管理工作的精準(zhǔn)性與有效性。

2、辦公室工作精細(xì)化管理難點(diǎn)分析

2.1 辦公室管理制度缺失，應(yīng)對(duì)措施不建全

辦公室工作具有工作復(fù)雜、責(zé)任重大的特點(diǎn)，同時(shí)辦公室工作性質(zhì)突發(fā)性較強(qiáng)，需要工作人員及時(shí)應(yīng)對(duì)，這就要求辦公室要維持有序的管理制度。但是當(dāng)前我國(guó)辦公室工作經(jīng)常呈現(xiàn)出毫無(wú)頭緒、整天瞎忙的狀態(tài)，尤其是很多辦公室管理制度缺失，一旦遇到應(yīng)急情況，辦公室工作人員很難進(jìn)行應(yīng)對(duì)，甚至很多辦公室人員遇到事情容易慌忙，更談不上按照規(guī)章制度辦事，從而造成辦公室工作雜亂無(wú)章。

2.2 辦公室工作人員對(duì)精細(xì)化管理認(rèn)識(shí)不足

精細(xì)化管理是當(dāng)前辦公室工作的發(fā)展趨勢(shì)，但是精細(xì)化管理理念在企業(yè)中不能徹底貫徹，辦公室人員對(duì)精細(xì)化管理認(rèn)知不足，從而影響了精細(xì)化管理理念的推行。辦公室工作人應(yīng)當(dāng)樹(shù)立細(xì)節(jié)決定工作的意識(shí)，在工作中注重細(xì)節(jié)的把握，才能保證工作效果，將注重細(xì)節(jié)作為職業(yè)道德的標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化自身責(zé)任意識(shí)，但是很多辦公室工作人員并沒(méi)有樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，對(duì)于安排的工作不注重細(xì)節(jié)，從而影響了辦公質(zhì)量。

2.3 崗位職責(zé)不明確

辦公室崗位設(shè)置較多，同時(shí)不同崗位之間沒(méi)有明確彼此的職責(zé)，有的崗位職責(zé)交叉重疊，而有的崗位則出現(xiàn)職責(zé)真空，這種工作安排容易造成員工互相推諉責(zé)任，降低工作效率。這就需要對(duì)辦公室工作模式進(jìn)行精細(xì)化管理。

3、辦公室工作精細(xì)化管理策略

3.1 深化精細(xì)化管理

創(chuàng)新的關(guān)鍵在于細(xì)節(jié)，細(xì)節(jié)的價(jià)值體現(xiàn)在精細(xì)管理的實(shí)施中，同時(shí)也要具備將創(chuàng)新性、規(guī)范性意識(shí)。規(guī)范是不能缺少的要求與條件，而創(chuàng)新是在規(guī)范性基礎(chǔ)上的要求。規(guī)范是精細(xì)化管理的外在表現(xiàn)，進(jìn)行創(chuàng)新的動(dòng)力來(lái)自于精細(xì)。精細(xì)化管理能夠?qū)⒁?guī)范性、創(chuàng)新性結(jié)合在一起，促進(jìn)企業(yè)的成功發(fā)展。很多公司企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在尋求管理、技術(shù)等的創(chuàng)新時(shí)，總是貪大求全，缺乏耐心與細(xì)心。成功企業(yè)家張瑞敏曾說(shuō)過(guò)“創(chuàng)新存在于企業(yè)發(fā)展中的每個(gè)細(xì)節(jié)中”。

3.2 以制度化推進(jìn)精細(xì)化

通過(guò)精細(xì)化管理能夠促進(jìn)企業(yè)發(fā)展水平的提高。在建立精細(xì)化文化時(shí)，怎樣將精細(xì)化這一理念融入到員工的思想上，以便員工對(duì)自己的工作行為做出相應(yīng)的改變，這是目前迫切需要解決的問(wèn)題。對(duì)于辦公室管理來(lái)說(shuō)，要想實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，應(yīng)當(dāng)具備相對(duì)應(yīng)的管理制度，以便規(guī)范工作人員的工作行為。所以，企業(yè)要想建立精細(xì)化管理文化，并不是一蹴而就的。

3.3 提升員工專業(yè)水平與綜合素質(zhì)水平

在企業(yè)內(nèi)部建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)高度重視員工專業(yè)水平與綜合能力的培養(yǎng)。辦公室行政管理的精細(xì)化的主要目的就是充分發(fā)揮員工的潛力，融入實(shí)際工作中。所以，要想促進(jìn)精細(xì)化管理的實(shí)現(xiàn)，應(yīng)到高度重視高專業(yè)水平、高素質(zhì)人才的培養(yǎng)，加強(qiáng)員工的職業(yè)培訓(xùn)，進(jìn)而提高管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化，促進(jìn)行政工作質(zhì)量、效率的提高。就企業(yè)而言，應(yīng)當(dāng)做好細(xì)節(jié)管理工作，并將工作任務(wù)進(jìn)行量化，合理評(píng)估員工業(yè)績(jī)，并將各項(xiàng)工作落實(shí)到具體的員工身上。所以，提高企業(yè)員工的專業(yè)水平、職業(yè)素養(yǎng)、綜合能力十分重要。

3.4 實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，節(jié)約成本

降低辦公運(yùn)行成本是企業(yè)發(fā)展的必然要求，具體來(lái)講：一是實(shí)現(xiàn)辦公室各項(xiàng)日常工作的全電子化審批。通過(guò)無(wú)紙化辦公，不僅可以提高辦公效率、優(yōu)化流程、信息共享和協(xié)同辦公，還可以節(jié)約辦公成本，降低損耗。二是規(guī)范車輛管理。在面臨車輛少、用車單位多的情況下，如何降低成本，最大程度上保證用車需求，是精細(xì)化管理必須解決的一個(gè)重要問(wèn)題。對(duì)此，辦公室采取了一系列的措施，具體做法如下：(1)修訂完善車輛管理辦法，通過(guò)制度強(qiáng)化執(zhí)行力，通過(guò)執(zhí)行力體現(xiàn)管理效果。(2)做好臺(tái)賬記錄，車輛管理員對(duì)每天出車的情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括駕駛員、乘車人、出車地點(diǎn)、出車時(shí)間、出車?yán)锍痰龋?3)為每輛車配備車輛檔案卡，檔案卡中包含該車輛的購(gòu)買時(shí)間、歷次維修清單、保險(xiǎn)清單等，并做好電子臺(tái)賬備查；(4)通過(guò)比價(jià)，選取一家性價(jià)比高的修理廠定點(diǎn)維修，降低費(fèi)用支出；(5)量化和細(xì)化車輛加油管理，做好車輛油量消耗登記，杜絕異常情況發(fā)生。三是壓縮彈性支出。對(duì)管理措施進(jìn)行量化和細(xì)化，通過(guò)比價(jià)集中采購(gòu)和定點(diǎn)簽約，大力壓縮辦公費(fèi)、通訊費(fèi)、招待費(fèi)等支出。

總之，辦公室作為單位管理的中樞部門，對(duì)單位的內(nèi)外銜接和正常運(yùn)轉(zhuǎn)起著重要的作用。辦公室內(nèi)務(wù)工作從來(lái)都沒(méi)有小事，辦公室工作因與多個(gè)部門交接，同時(shí)也承擔(dān)對(duì)外聯(lián)絡(luò)的重任，任何一件事情處理不好都有可能引起單位內(nèi)部矛盾，導(dǎo)致影響到工作的運(yùn)轉(zhuǎn)，對(duì)外則會(huì)影響單位的形象。辦公室各項(xiàng)工作，決定了其必須走規(guī)范化與精細(xì)化的路線。

[1]王蕓.淺談辦公室管理精細(xì)化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，(17)：9-10.

[2]胡祥.淺談辦公室工作管理的精細(xì)化[J].技術(shù)與市場(chǎng)，2010，(11)：150-151.